Документы по платёжно-банковским операциям

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

- расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

- кассовые (объявления, денежные  чеки, приходные, расходные ордера);

- документы по внутрибанковским  операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту  их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные  и другие операции совершаются в  банках и отражаются в бухгалтерском  учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы  или замена бланка одной формы  другой формы может привести к  неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства  было выяснено, что банк вопреки  установленному порядку использовал  бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения  о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование - поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Совершение операций в  кредитной организации может  происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством  и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные  платежные документы должны содержать  все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными  форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных  платежных документов, предназначенные  для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к  выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями  ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

- операции, совершаемые без  документов клиентов банка, оформляются  документами, составляемыми самими  банками согласно требованиям  Правил ведения бухгалтерского  учета в банках, расположенных  на территории РФ №61, на бланках  действующих форм. Сюда относятся,  в частности, приходные и расходные  кассовые ордера, мемориальные балансовые  и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля;

- основанием для проведения  операций по корреспондентским  счетам является выписка по  корреспондентскому счету, выдаваемая  банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ  РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

- при проведении операций  на фондовом, валютном и других  рынках основанием для учета  операций служат выписки расчетных  центров бирж, дилеров, отчеты  о проведенных операциях и  другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа  содержатся в законе "О бухгалтерском  учете".

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

- дату документа (различается  дата составления и дата исполнения  документа: там, где не предполагается  разрыв, - отметка, там, где предполагается  разрыв, - отдельный реквизит);

- номер документа;

- наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

- наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

- сумму (числом и прописью);

- контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

- назначение платежа (содержание  операции, а при необходимости  - основание для ее совершения);

- коды технической обработки;

- подписи ответственных лиц  клиента и оттиск его печати;

- подписи работников банка,  проверивших документ [1, с. 186].

Все документы должны быть оформлены на пишущих или электронных  машинках. Кассовые документы заполняются  от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные  документы изготавливаются методом  мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских  записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности  за отказ в приеме сомнительных документов.  Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее  документ, несет ответственность  за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали  какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок  в дисциплинарном порядке, а при  наличии в их действиях состава  преступления привлекаются к уголовной  ответственности. В таком же порядке  несут ответственность работники  банка, имеющие право подписи, в  случае превышения ими своих полномочий [2, с. 236].

 

3. Организация документооборота  в банке

 

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две  важнейшие составляющие:

- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются  каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация  документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;

- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении обслуживания:

- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц  в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;

- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким  расчетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик» [3, с. 425].

 

4. Хранение документов

 

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских  документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной  деятельности банка, но и расчетно-платежные  документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских  документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

В своей работе по организации  и ведению делопроизводства и  архивного дела банки должны руководствоваться  нормативными документами Государственной  архивной службы РФ, имеющими как общий  характер, так и разработанными непосредственно  для кредитных организаций.