Функции службы администрирования

    При этом доходы планируются не только от уже занятых арендаторами помещений, но и от тех помещений, которые пока свободны. В бюджет также вносятся планируемые расходы по коммунальному обслуживанию объекта, причем суммы этих расходов корректируются в течение года в связи с изменениями тарифов, а также количества потребляемой электроэнергии, тепла, воды. Естественно, обо всех потраченных средствах компания отчитывается перед собственником.

    Служба  администрирования составляет план-график ремонтных работ на год. Например, если на объекте необходимо отремонтировать фасад, в бюджете будет отражено, что в июне-августе будет проходить ремонт фасада.

    В расходы по бюджету включаются расходы  на обеспечение безопасности на объекте, техническому обслуживанию, уборке помещений, на проведение специальных работ. Эксплуатирующая компания составляет годовой и текущий бюджеты: текущий закрывается по итогам каждого месяца, годовой по итогам года.

    Одной из задач службы администрирования  является обслуживание финансовое обслуживание объекта.

    Финансовое  обслуживание — это финансовое планирование, бухгалтерский учет, учет расчетов с арендаторами и обслуживающими организациями. Состав работ перечислен в сервис-плане по управлению объектом.

    В структуру службы администрирования может входить группа рекламы и маркетинга. Специалисты по рекламе и маркетингу решают вопросы, связанные с планированием, реализацией рекламной политики на объекте недвижимости, с позиционированием объекта на рынке недвижимости. Работа этой группы по размещению рекламы на объекте осуществляется в тесном взаимодействии со службами технического обслуживания, клининга, охраны, что исключает возможность непредвиденных аварийных ситуаций и позволяет получать максимальный эффект от использования объекта в рекламных целях.

    В области профессионального управления коммерческой недвижимостью, сопровождение  проекта на всех стадиях его просто необходимо. Одним из важных составляющих успешности любого проекта, является –  делегирование полномочий, контролирующих функций и ответственности профессионалам. Управление коммерческой недвижимостью и профессиональное сопровождение проекта на всех стадиях его реализации стало необходимостью. Принятие решения о привлечении профессиональной управляющей компании освобождает собственника от решения всех проблем, связанных с контролем и координацией деятельности подрядчиков на этапе проектирования и строительства, а также гарантирует качество проводимых работ и оптимизацию финансовых затрат.

    Дальнейшую  эффективную работу по подбору арендаторов, по целому ряду причин, правильно будет доверить тем, специалистам, которые разрабатывали концепцию развития объекта. Если хотят получать от объекта недвижимости стабильный и высокий доход, то доверьте работу по управлению проектом профессионалам, имеющим опыт работы в различных сегментах недвижимости.

    Администрирование

    — управление взаимоотношениями с  арендаторами

    — управление взаимоотношениями с  государственными органами

    — юридическое сопровождение деятельности объекта 

    — организация служб reception, административно-хозяйственного обеспечения (АХО), службы охраны и др.

    Финансовый  менеджмент

    — составление согласование и исполнение бюджетов доходов и расходов

    — оптимизация существующих финансовых моделей 

    — рационализация расходов собственника

    — сбор платежей и работа с дебиторской  задолженностью

    — исполнение финансовой модели проекта 

    Маркетинг и продвижение  объекта на рынке

    — проведение маркетинговых исследований рынка недвижимости

    — разработка согласование и осуществление концепции продвижения объекта

    — клиентские программы лояльности

    — Медиа планирование

    Брокеридж

    — разработка и согласование Медиа-плана  по продвижению объекта 

    — брендинг

    — разработка договорной базы

    — привлечение арендаторов на объект

    — формирование «Службы заказчика арендатора» и координация деятельности арендаторов

    — оперативный (текущий) брокеридж 

    — обеспечение выполнения договорных условий арендаторами

    — формирование оптимальных отношений  с арендаторами

    Функции службы администрирования при эксплуотации объектов коммерческой недвижимости проявляется в следующем (на примере бизнес-центров):

    1) Эксплуатация бизнес-центров

    Высшее  проявление комфорта в здании –  это безопасность жизни находящихся  в нем людей. Отличие бизнес-центров от других зданий - это большое количество смежных и замкнутых помещений. В таких условиях наибольшую опасность для жизни людей, находящихся в здании, представляет огонь. Поэтому приоритетным направлением в эксплуатации бизнес-центров является плановое техническое обслуживание противопожарных систем и оборудования, а также комплексная работа по информированию людей, находящихся в бизнес-центре.

    2) Техническое обслуживание

    В основе технического обслуживания систем ОПС (охранно-пожарной сигнализации) и  СПТ (систем пожаротушения) лежит ежедневная проверка работоспособности всех элементов. Часто самое простое оказывается наиболее сложным для исполнения. Практика показывает, что такая элементарная процедура как проверка исправности противопожарных систем часто выпадает из списка ежедневных процедур по техническому обслуживанию бизнес-центров. Ужасная трагедия, произошедшая в начале 2006 года в Приморском отделении Сбербанка во Владивостоке, подтверждает это. Тогда пожар унес жизни 9 человек. Последующие проверки показали, что в здании Сбербанка годами не проверялось противопожарное оборудование, все осмотры были формальными, для отчетности…Вы видите противопожарные извещатели под потолком своего офиса – но где гарантия, что они работают? Кто и как их проверяет? Когда в последний раз происходила проверка? Как показывает практика, самое распространенное нарушение правил противопожарной безопасности, которое может определить даже неспециалист – это загроможденные аварийные выходы и отсутствие планов эвакуации на стенах. Знаете ли вы как вести себя на случай возникновения пожара? Как проверяют противопожарную систему в вашем бизнес-центре? Существует ли возможность дистанционной проверки? Спросите у директора по эксплуатации или управляющего – вы имеете право знать.

    3) Поддержка отечественного производителя

    Современное отечественное противопожарное  оборудование по своим техническим  характеристикам не уступает иностранным  аналогам, оно удобно в монтаже  и эксплуатации, а его стоимость  ниже в 1,5-2 раза.

    4) Интеграция повысит безопасность

    За  обнаружение пожара на объекте отвечают системы ОПС. В состав ОПС входят извещатели, системы охраны периметра, приемно-контрольные приборы, интегрированные  системы безопасности, системы передачи тревожных сообщений и мониторинга, системы оповещения и управления эвакуацией, вспомогательное оборудование.

    5) В бизнес-центрах используют следующие виды извещателей:

    - дымовые видеоизвещатели (видеокамера в качестве датчика реагирует на дым, скапливающийся под потолком);

    - фотоэлектрические дымовые извещатели  (более эффективны в выявлении крупных частиц дыма, относительно невосприимчивы к изменениям окружающей среды, хотя могут давать ложные срабатывания);

    - тепловые извещатели (реагируют  на возрастающую и фиксированную  температуру);

    - мультисенсорные многопрофильные извещатели (обычно сочетают в себе газовые детекторы, дымовые и тепловые устройства).

    Дымовые извещатели способствуют обнаружению  пожара на ранней стадии возгорания, при  этом количество ложных сигналов у  них минимально. При этом видеоизвещатели  способны обнаружить дым на более ранней стадии возгорания, чем обычные, поскольку частицы дыма могут быть выявлены до того, как они поднимутся к потолку. В недавнем прошлом системы пожарной сигнализации состояли, как правило, из дымовых и тепловых извещателей. В настоящее время в основном используются комбинированные извещатели, совмещающие дымовой и видеодатчики. Комбинированные модели минимизируют ложные сигналы тревоги, при этом время обнаружения пожара также уменьшается. Еще более эффективная, интенсивно внедряемая технология – мультисенсорное устройство, объединяющее газовый детектор, фотоэлектрический и тепловой датчики. Они лучше справляются с поставленными задачами, а коэффициент ложных срабатываний у них существенно ниже.

    6) Удобство в эксплуатации

    В современные извещатели встраивают дистанционное программирующее устройство, которое позволяет техническим специалистам считывать следующие показания: последнюю дату проведения технического обслуживания, уровень загрязнения оптической камеры, параметры термоэлемента, а также устанавливать нужный порог срабатывания и производить дистанционную проверку исправности прибора. Это облегчает техническое обслуживание противопожарной системы и экономит время при введении устройства в эксплуатацию.

    Общие требования к ОПС и СПТ в бизнес-центрах: системы пожарной безопасности должны быть испытаны и сертифицированы на работу в соответствующих условиях. Кроме того, следует обратить внимание на их совместимость с прочими технологическим системами, установленными в бизнес-центре (например, с датчиками, контролирующими работу систем водо- и электроснабжения). Также обязательно должна быть нормативная документация от разработчика этих систем и установок. Обязательным требованием к системам ОПС в бизнес-центрах является обнаружение возгорания на самой ранней стадии. Для того, чтобы повысить чувствительность дымовых извещателей без риска увеличения ложных срабатываний, необходимо, чтобы на объекте поддерживалась нормальная температура и влажность, а из атмосферы отфильтровывалась пыль.

    В случае, если в бизнес-центре установлены  автоматические системы пожаротушения, следует помнить о высокой  цене ошибки при ложных сигналах тревоги  у таких систем. Любое фиктивное  срабатывание может привести к выбросу  активных средств тушения пожара, например, таких, как пены, порошки. После такой «учебной» тревоги надо будет проводить огромную работу по устранению ее последствий, которая может растянуться не на одну неделю и принести серьезные убытки.

    7) Информационная работа

    Помимо  ежедневного технического обслуживания систем ОПС и СПТ необходима комплексная информационная работа с людьми, находящимися в бизнес-центре. Это проведение инструктажей по противопожарной безопасности и тренировок, призванных отработать алгоритм действий во время пожара у технических специалистов и арендаторов помещений в бизнес-центре. Люди должны знать, как вести себя в случае, если пожар все-таки возник: куда звонить в первую очередь, где находятся аварийные выходы, какую технику выносить и т.п. Помимо указанных мероприятий обязателен контроль соблюдения внутреннего противопожарного режима, который подразумевает наличие планов эвакуации, действующего аварийного освещения, указателей путей эвакуации и свободных аварийных выходов.

    8) Эксплуатация торговых центров

    Доходность торговых центров напрямую зависит от посещаемости, следовательно, в них должно быть светло и комфортно в любое время года. Поэтому приоритетом в эксплуатации торговых центров является  техническое обслуживание систем отопления, вентиляции, кондиционирования и освещения. Комфорт во многом зависит от температуры внутри здания. Зимой оптимальный температурный режим достигается за счет наладки и регулировки систем отопления и вентиляции, а летом он связан с бесперебойной работой систем кондиционирования и вентиляции. Поскольку система вентиляции в торговом центре должна обеспечивать необходимую кратность воздухообмена в помещениях с большим количеством людей, требования к ее безотказности и безаварийности более высокие. Достичь высоких показателей надежности системы вентиляции возможно за счет строгого соблюдения следующих параметров эксплуатации: