Системный анализ организационной структуры

2. Структура автосервиса.
1. Цели и задачи автосервиса.

      Цели  сервисных предприятий:

• Обеспечивать удовлетворение клиентов как обслуживанием, так и фирмой;
• Обеспечивать лучший сервис в районе.

      Автотехцентры автодилерских  фирм ориентированы  на выполнение следующих задач:

• Предпродажная подготовка новых машин;
• Предпродажный ремонт подержанных машин;
• Гарантийный ремонт проданных новых и подержанных машин;
• Коммерческое регламентное обслуживание техники;
• Коммерческое предупредительное обслуживание;
• Коммерческое реабилитационное обслуживание (ремонт);
• Коммерческое предоставление (прокат)  ремонтных мощностей желающим самостоятельно обслуживать свои машины при условии покупки запчастей у дилера;
• Все виды обслуживания собственного парка техники;
• Ремонт подержанных узлов и агрегатов  для фонда восстановленных запасных частей

 

                   Приоритетные задачи современного сервиса:

• Неукоснительное выполнение персоналом полученных обязанностей;
• Увеличение прибыли посредством рационального управления предприятием и непрерывного контроля за показателями его эффективности;
• Постоянная забота об улучшении внешнего вида и интерьеров предприятия, поэтапная модернизация всех зданий, сооружений и оборудования;
• Приведение количества рабочих мест и персонала  в соответствие с реальным наличием заказов;
• Учет и контроль рабочего времени;
• Сокращение количества рекламаций за счет повышения качества работы и контроля, выполнение регулярного выборочного контроля;
• Оказание действенной помощи в аварийных случаях;
• Организация технической помощи на дорогах  и эвакуации несправных автомобилей силами предприятия;
• Представление гарантии качества;
• Использование талонов выходного контроля;
• Проверка послеремонтного состояния автомобиля телефонным звонком клиенту;
• Применение рекомендованных нестандартных инструментов и приспособлений, аппаратуры и оборудования;
• Пополнение и эффективное использование имеющихся информационных материалов;
• Целенаправленное повышение квалификации работников  курсовыми, семинарскими и другими видами обучения.

  

 2.2. Структурная организация.

 

 Организация –  это объект, обладающий упорядоченной  внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она самоорганизующая система на всех этапах своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу всего комплекса знаний о теории организации.

     Структура организации – это  те фиксированные  взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов.

 

     Оптимизация организационной структуры предприятия – одна из задач реинжиниринга.  В основе структуры современных фирм лежат два принципа инжиниринга:

• Функциональный принцип разделения операций;
• Отделение стандартных операций от неформализованных.

 

     Ниже  приведен пример структуры крупных фирм. Функциональные подразделения названы службами, в службе может быть один эксперт, группа сотрудников или отдел – в зависимости от объема работы. 

Рис.1 Организационная  структура фирмы.

 
 
 
 
 

     2.3. Внешняя среда

     Внешняя среда – есть совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы. На данном ниже примере  видно, что университет находится под влиянием внешних факторов окружающей его среды. Это и социально-экономические и демографические (что тоже не маловажно) факторы, а также ряд других (налоговая служба (система) и др.

 

 Рис.2. Внешняя среда:

     
 

     

   

     

     

   

 
 

 

     Автосервис  является прибыльной организацией, но это зависит от качества работы собственников и сотрудников фирмы. Стремление к лидерству и качество команды позволили поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать запросам и требованиям клиентов, учитывая условия конкуренции на рынке авторемонтных услуг.

     Миссия  автосервиса состоит в том, чтобы   предоставить самый широкий  и качественный спектр услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей отечественного и импортного производства.

     Стратегическая  цель автотехцентра - завоевание  лидирующего положения на рынке автосервиса за счет улучшения кадрового состава фирмы и внедрения новых технологий для более быстрого и качественного ремонта..

     Тактические цели:

          -улучшение кадрового состава за счет набора высококвалифицированных работников и повышения уровня компетентности имеющихся сотрудников;

          -количество рабочих мест и занятых работников должно соответствовать количеству заказов;

          - завоевать статус надежной организации, заручиться доверием клиентов;

         - Быть прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых инвестиций по мере возникновения возможностей. 
 

     3. Системный анализ организационной структуры автосервиса.

       Построение модели функциональной  организации предприятия начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (данные и объекты, потребляемые или изменяемые процессом), выхода (основной результат процесса, конечный продукт), управления (стратегии и процедуры, которыми управляется процесс) и механизмов (ресурсы, необходимые для процесса). Контекстная диаграмма верхнего уровня представлена на рис. 3.

     После описания контекста проводится функциональная декомпозиция и система разбивается на подсистемы. Каждая подсистема описывается с помощью тех же элементов, что и система в целом. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так до достижения нужного уровня подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

     Второй  шаг декомпозиции будет выглядеть  так, как это изображено на рис. 4. Здесь отображены основные процессы ремонта автомобиля – проведение диагностики, произведение ремонта, демонстрация исправного автомобиля, закрытие заказа-наряда.

     Каждая  подсистема разбита на более мелкие.

     Так диагностика включает в себя  диагностику неисправностей и проведение оценки стоимости и длительности ремонта.

     Преведение  ремонта включает в себя следующие звенья:  управление выполнением ремонта, устранение неисправностей и контроль качества.

     Демонстрация  исправного автомобиля – это демонстрация устраненных неисправностей и рассмотрение претензий клиента.

     Закрытие  заказа-наряда включает в себя определение итоговой стоимости ремонта, регистрация платежей клиента,  запись в книге учета.

     Заключение.

     Таким образом, мы проанализировали организационную  структуру автотехцентра с помощью  BPwin.

     Нами  были разработаны следующие рекомендации по совершенствованию деятельности автотехцентра.

1. Изучение опыта работы других автосервисов.
2. Повышение квалификации мастеров фирмы.
3. Внедрение новых технологий и закупка новейших материалов.
4. Проведение «открытых» дней салона для привлечения новых клиентов, участие в презентациях.
5. Расширение перечня услуг автотехцентра.

 
 
 
 
 

 

Рис. 3. Контекстная  диаграмма  
 
 
 
 
 

Рис. 4. Декопозиция.