Формальные и неформальные структуры, их роль в организации

ФОРМАЛЬНЫЕ  И НЕФОРМАЛЬНЫЕ СТРУКТУРЫ, ИХ РОЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

    Несмотря  на драматическую индивидуализацию сознания и поведения людей, человек был и остается существом коллективным, всю свою жизнь являясь частью первичной групповой среды, в которой он совершает свои первые шаги и с которой не расстается на всем протяжении своего жизненного пути. Причем человек не просто испытывает на себе влияние этих групп, но только в них и через них получает значительную часть информации о внешнем мире и организует свое поведение, ориентируясь на групповые стандарты и ценности.

    Индивидуальное  существование человека вне группы или общества противоестественно и, по-видимому, должно рассматриваться лишь в качестве метафоры, а не реальной возможности. Чисто организменные особенности человека никогда бы не позволили ему в одиночку занять сколько-нибудь приметное место в животном мире, а длительная беззащитность и беспомощность после рождения не только обнаруживает условность индивидуальной независимости, но и формирует при нормальном развитии устойчивую потребность в аффилиации, любви и заботе о своих ближних.

    По-видимому, главным мотивом вступления индивида в группу могут считаться те индивидуальные потребности, которые человек может удовлетворить только в группе. Большинство людей одновременно являются членами многих групп, которые позволяют индивиду удовлетворить разнообразный спектр его потребностей, включая базовые, социальные и духовные.

    Группы  могут формироваться в результате заранее спланированных действий руководства  организации как некоторая часть  формальной структуры. Но иногда возникают  неформальные структуры организации как следствие не планируемых социальных процессов. В связи с этим важно определить природу и особенности функционирования формальных и неформальных групп в организации.

    Все вышеперечисленные факторы и  обусловили актуальность нашего исследования.

    Цель исследования определить сущность формальных и неформальных организаций и их роль в организации.

    В соответствии с поставленными целями решались следующие основные задачи:

    - определить природу социальных  групп в организациях;

    - дать характеристику формальной группе;

    -изучить  классификацию формальных групп;

    -рассмотреть  возникновение неформальных организаций;

    - дать характеристику неформальным  организациям;

    - рассмотреть процесс управления  неформальной организацией.

    Методы исследования:

    - обработка, анализ научных источников;

    - анализ научной литературы, учебников  и пособий по исследуемой проблеме.

    Объект  исследования – формальные и неформальные структуры.

    Предмет исследования – роль формальных и неформальных структур в организации. 

 

1. ФОРМАЛЬНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ И МЕХАНИЗМ ИХ ОБРАЗОВАНИЯ

    1.1 Природа социальных  групп в организациях

 

    Индивиды  очень редко работают в изоляции от других. Это может происходить  только в тех исключительных случаях, когда работник выполняет строго индивидуальное задание, контролируемое только высшим руководством организации, когда он автономно контактирует с внешней средой и принимает решения в основном самостоятельно.

    Однако  большинство ситуаций, возникающих  в ходе организационной деятельности, характеризуют именно групповые  отношения. Группы в организациях являются основой эффекта синэргии, и, как правило, члены организации просто не мыслят свою деятельность вне социальной группы¹.

    Отличительная особенность организации состоит  в том, что работа в ней осуществляется всегда внутри групп или команд. При этом не имеют никакого значения особенности работы, выполняемой данной организацией.

    Существует  достаточно большое количество определений  социальных групп. В частности, группы определяются по ощущению принадлежности к ним индивидов, по единству выполняемых групповых функций и т.д. Но эти определения вряд ли могут раскрыть сущность социальных групп. В самом общем виде социальную группу можно охарактеризовать как совокупность индивидов, взаимодействующих определенным образом на основе разделяемых ожиданий каждого члена группы в отношении других. В этом определении отражены два существенных условия, при реализации которых совокупность индивидов может считаться социальной труппой в организации:

    1) наличие устойчивых взаимодействий  между членами группы;

    2) наличие разделяемых ожиданий  каждого члена труппы относительно  других членов группы, что позволяет  осуществлять социальный контроль  за их поведением.

    Вместе  с тем социальным группам в  организациях присущ ряд специфических  признаков, к которым относятся:

• четко определенное членство в группе, ощущение принадлежности и границ группы и ее места в организации;
• групповое сознание, которое касается прежде всего признания правильности и уместности социальных норм, характерных только для данной группы, а также связи этих норм с нормами культуры организации;
• ясно понимаемые цели - необходимый признак группы в организации, так как сама организация представляет собой целевую группу;
• взаимозависимость между членами группы, которая может возникать только в ходе совместной деятельности, направленной на достижение общих целей;
• способность индивидов действовать в составе группы, признание лидеров группы и взаимодействие без социальной напряженности и конфликтов;
• наличие четко определенных групповых ролей, обусловленных местом работника в организации, т.е. его статусом и позицией.

    В целом современная организация - это сложный организм, построенный  на четкой координации усилий всех структурных единиц, осуществляемой со стороны управленческого органа. Функционирование организации основано на системе особых, организационных отношений, на четком определении и выполнении ролевых требований каждым членом организации².

    На  поведение отдельных членов группы в организации, как показали многочисленные исследования, большое влияние оказывает группа. Руководителям организации необходимо осознать наличие группового давления, чтобы помочь группе действовать более эффективно в направлении достижения общих целей.

    Совместная  деятельность в группе может оказать  формирующее влияние на манеру поведения отдельных работников. Необходимость быть частью группы ведет к соотнесению собственных целей и надежд с групповыми, что может изменить поведение отдельных членов группы. Например, работник, который постоянно опаздывает, может выработать способность к рациональному использованию времени, если он работает в группе, где ценится пунктуальность. В любом случае группа постарается оказать давление на этого работника, чтобы заставить его придерживаться ценностей группы, и в конце концов может даже исключить постоянного нарушителя из своих рядов³.

    Группы  в организации характеризуются  содержанием и направлением их деятельности. Определить содержание деятельности членов группы можно по-разному. Например, можно сказать, что члены группы взаимодействуют; имеют общую цель; знают друг о друге.

    Это определение с первого взгляда  может показаться вполне удовлетворительным, хотя его можно применить и  к десятку человек, которые выпивают в баре... Возможно, более рационально  следующее определение: группа - это любая совокупность людей, которые воспринимают себя как группу с некоторой целью. Таким образом, и десяток человек в баре может стать группой, если им угрожает какая-то опасность. Люди обычно стремятся объединиться в небольшие по численности группы, которые часто вырабатывают свой собственный признак; он может быть отражен в названии, территории, ритуалах и т.п⁴.

    Представим  цели, которым группа может служить  в организации: иногда группы возникают  и для решения других, менее  формальных задач (некоторые из них могут не содействовать достижению целей организации). При этом руководство группы должно:

• распределять работу между членами группы;
• осуществлять управление и контроль за выполнением работы;
• решать проблемы и принимать решения;
• проводить обработку информации;
• осуществлять сбор идей и информации для деятельности группы;
• проверять и ратифицировать решения в отношении членов группы;
• осуществлять координацию и устанавливать связи с внешним окружением группы;
• воспитывать у подчиненных чувство ответственности и причастности к делам;
• вести переговоры с членами группы и разрешать конфликтные ситуации в группе;
• проводить расследования и наводить справки о прошлой деятельности членов группы

    1.2 Характеристика формальных групп

 

    Организация любого размера состоит из нескольких групп. Группы формируются в результате деятельности определенных организационных структур и разделения труда в организации. Так, процесс интеграции членов организации в группы может происходить в подразделениях в ходе совместной деятельности в соответствии с технологическими цепочками, т.е. появление групп может быть реакцией на внедренный технологический процесс, предполагающий постоянные пространственные контакты определенных членов организации, их взаимозависимость и совместное достижение общих целей

    Группы  могут возникать и тогда, когда  некоторые члены организации  видят себя как группу, осознают границы своей группы по отношению  к другим структурным единицам и  социальным общностям внутри организации.

    Руководство создает группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп⁵.

    Эти группы, созданные по воле руководства  для организации производственного процесса, называются формальными группами.

    Под формальными будем понимать группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. Данные группы осуществляют формальные функции, такие, как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

    При создании формальных групп члены  организации объединяются искусственно в соответствии с порученными  им официальными ролевыми предписаниями и заранее спланированной структурой организации. Наиболее существенными чертами формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли⁶.

    Каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации; формальное название должности и ее место среди других должностей организации; поощрения; награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом; поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре; физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.