Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Марта 2011 в 19:49, реферат
Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.
Введение 3
1. Понятие делового совещания и его классификация 4
2. Основные задачи организации делового совещания. 6
3.1 Подготовка к проведению делового совещания 8
3.2 Ведение делового совещания 11
4. Совещание: время сна или активной работы? 18
Заключение 20
Список используемой литературы 21
Схема 3. Зависимость
состояния участников совещания от
его продолжительности.
Если же совещание продолжается без перерыва 2 ч. то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы оно поскорее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин. заседания необходимо объявлять 10-15 минутный перерыв.
Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если сначала совещания его регламент не установлен, то создаются предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания.
Особая
роль в соблюдении регламента отводится
председателю собрания. Однако проявлять
уважение к регламенту должен каждый участник
совещания независимо от занимаемой должности.
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.
Основной же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.
Как видим, совещание
- процесс сложный и при его проведении
необходимо учитывать огромное количество
психологических закономерностей и правил.
Объективная же реальность в настоящее
время заставляет всех руководителей
строительных организаций поворачиваться
лицом к проблеме повышения эффективности
своей работы, продуктивного использования
каждой минуты рабочего времени.