После того как принято решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число участников, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы не эффективным. Однако степень деловой заинтересованности – не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

    Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать дискутантов. Причем речь идет не о поиске угодных руководству  лиц, а о привлечение к участию  в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать  на противоположные точки зрения и их приверженцев.

    Присутствие последних следует рассматривать  в качестве безусловно позитивного  элемента дискуссии. Ведь групповое  единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

    Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы.

Чтобы не заставлять людей в течение дня без  конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно  проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени, т.е.времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу- начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось « пустых » отрезков времени: например если оно закончиться за 15 минут до обеденного перерыва, то это наверняка будут потерянные минуты.

                                                                  

 
 
 

 
 
 

      ПРОВЕДЕНИЕ             ПРИНЯТИЕ

                    ПОДГОТОВКА                                                             РЕШЕНИЯ 

                   1. Определение                        1. Проведение                   Контроль за

                   целесообразности                      совещания                         выполнением

                   проведения совещания          2. Регламент                        решения

                   2. Состав участников              3. Протокол

                    3. Дата и время сове-    

                   щания

                   4. Место проведения 
 
 
 

Схема 1. Технология организации и проведения деловых  совещаний

     

    Требуется заблаговременно оповестить участников совещания о его проведении

и познакомить  с повесткой дня, со всеми нужными  материалами, чтобы их выступления

были продуманы  заранее.

    Как правило МЕСТОМ ПРОВЕДЕНИЯ значительной части (более 70%) деловых совещаний  является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

      В основном приглашенные на  совещание рассаживаются за стол, имеющий  прямоугольную форму.  Это крайне неудобно и руководителю  и участникам совещания.

    Известна  другая более  удобная - трапециевидная форма стола, которая показана на схеме 2. 
 

                                                                                                                                      Участники 

                                                                                                                                      совещания

 
 
 

 
 

 
 
 

 
 
 
 
 

Председатель                                                                            Секретарь-стенографистка 
 
 

Схема 2. Схема размещения участников совещания. 

    За таким  столом никто никому не мешает, каждый участник видит всех остальных, председателю и секретарю – стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.

     Помещение  должно иметь хорошую звукоизоляцию,  нормальную температуру,

и относительную влажность  воздуха, удобную мебель, вентиляцию и т.п.

3.2 Ведение делового совещания

 

       Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с его участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

   Психологи предлагают перед открытием совещания  приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, или установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору.

   Удачно  и такое начало, когда секретарь  напоминает присутствующим, какие решения были приняты на предыдущем совещании, какие их них еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально за это отвечает. Такое начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует.

   Ведущему  совещание следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить:

— цель совещания;

— повестку дня;

— возможные  решения и условия их принятия;

— порядок  ведения и оформления протокола.

   Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности. Этот подход считается наиболее целесообразным.

   Однако  психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой: успешно покончив с одним вопросом, они готовы так же быстро и эффективно решить остальные.

   Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнения всех участников совещания. При этом неизбежны компромиссы. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения, что их сотрудничество вам как руководителю небезразлично.

   При авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. Партнерам на совещании редко выпадает возможность высказаться. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления в своих руках, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для реализации решений.

   Выбор способа поведения зависит от поставленных целей, а также от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить то или иное совещание. Дипломатия в общении здесь уместна в следующих случаях:

— когда достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;

   — решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения;

   — участники совещания понимают проблему и знают варианты ее разрешения;

   — возникли большие разногласия, и необходимо убедить несогласных в правильности принимаемого решения.

   Авторитарное  поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это бывает в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

   Психологи утверждают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если его участникам придется работать и дальше.

   Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как предпочтительный в новых условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.

   Одна  из  основных  задач  менеджера,  ведущего  деловое   совещание   в   своей   группе   в демократическом   стиле, — привлечь  как  можно  больше  фактов,  чтобы   более  полно  оценить  сложность  обсуждаемой  проблемы,  а  также  вовлечь  присутствующих  в  процесс  ее  решения.  Как  утверждает  известный   американский  психолог Алан  Е.  Айви,  чьи  рекомендации  приводятся  ниже,  ведущий  совещание  менеджер  должен   прежде   всего выяснить:

   1) каковы  факты?  и 

   2)  как  их  оценивают  присутствующие? 

   Конечно,  у  менеджера  должна быть своя  точка  зрения  на  сложившуюся  ситуацию,  но  необходимо  знать  и  точку  зрения  других,  а иначе не понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, менеджер может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или пропускают что-то существенное, менеджер может сообщить недостающие факты. В любом случае всегда важно знать, что думают и что могут сделать другие люди.

    Факты и то, как присутствующие на совещании  специалисты их оценивают, — вот основа для принятия решения. Легче и быстрее получить необходимые для этого данные через правильно поставленные вопросы. С помощью таких вопросов можно успешно передать свои мысли и построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам. Вопросы — прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в желательное для вас русло.

    Все разнообразие вопросов, применяемых  в процессе любого делового совещания, можно разделить на два типа: закрытые и открытые вопросы.

    Закрытые вопросы — это наводящие вопросы, на которые можно ответить очень коротко. Чаще всего на них отвечают «да» или «нет». Ответы могут быть «правильные» и «неправильные». Это определяет ведущий совещание.

    Слишком часто применять закрытые вопросы  нецелесообразно: некоторые сотрудники любят отвечать так, как мы от них ожидаем. Но ведущий совещание менеджер может поставить вопрос очень узко, чтобы не пропустить какой-то важный аспект проблемы.

    Легче и быстрее получить необходимые данные через вопросы открытого типа. Открытыми вопросами называются вопросы "Кто?", "Что?", "Как?", "Сколько?", "Почему?" и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника. 
Используя открытые вопросы «что» и «как», вы получите полную картину того, как говорящий воспринимает ситуацию. Они позволяют приглашенным высказывать свои точки зрения на обсуждаемую ситуацию.

    Опрашивая других и добавляя собственный опыт, вы сможете систематизировать проблему. Прежде чем действовать, необходимо понять, что человек чувствует и думает и почему именно так, а не иначе. Причины также важны для принятия решения, а они узнаются через классический вопрос «почему?»

    Задавая вопрос «почему?», мы подталкиваем, заставляем присутствующих искать ближние или отдаленные причины ситуации. Но из-за принудительного характера этого вопроса не следует слишком часто им пользоваться.

    "Могу  ли я считать приведенные вами  факты случайными или это закономерное  явление?". Вопросы такого типа носят название риторических. Они служат для указания нерешенной проблеме и для сосредоточения внимания на нужном аспекте. 
Для выявления новых проблем, уязвимых пунктов в позиции собеседника, а также для удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых результатов переговоров служат переломные вопросы. ("Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования...?"). 
  Часто используются на совещаниях и аналитические вопросы типа: "Правильно ли я понял ваше предложение?" и т.п. Они эффективны при создании атмосферы взаимопонимания и для достижения промежуточного результата. 
   При многовариантности постановки вопросов на каждой фазе деловой беседы уместны определенные виды. Так, вхождение в предмет переговоров требует закрытых вопросов, а сбор факторов для уточнения позиции партнера лучше осуществлять посредством открытых. При закреплении и проверке принятого решения необходимо ориентироваться на риторические и аналитические вопросы, а при появлении новых аспектов обсуждения и направления беседы рекомендуется задавать переломные вопросы.