Разработка базы данных «Магазин компьютерной техники и оборудования» средствами Microsoft Access

Рис. 24 Выбор  вида представления данных

      Добавляем уровни группировки (см. рис. 25), нажимаем «Далее»

Рис. 25 Выбор  уровней группировки 

      В следующем окне выбираем пункт «Итоги» (см. рис. 26) и в открывшемся окне ставим галочку в поле «Sum».

Рис. 26 Форма  «Итоги» 

      Нажимаем  «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя  отчета и нажимаем «Готово» (см. рис. 27).  Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора. 
 
 

Рис. 27 Вид  отчета 

        Для создания выписки в форме отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора». Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера (см. рис. 28). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 28 Окно конструктора

      На панели элементов выбираем значок «Надпись»  и вставляем элемент надписи  в верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара» (см. рис. 29). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 29 Выписка на наличие товара

      На панели элементов нажимаем значок «Подчиненная форма/отчет»  и вносим этот элемент в область данных, в появившемся окне выбираем пункт «Имеющиеся отчеты и формы» и в списке выделяем форму «Наличие товара» (см. рис 30), т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем «Далее». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 30 Мастер подчиненных отчетов 

      В открывшемся окне задаем имя формы  и нажимаем кнопу «Готово» (см. рис. 31) на рисунке показан вид конструктора отчетов с добавленной формой.

Рис. 31 Вид  отчета 

      В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим  просмотра без сохранения формы. Это дает возможность визуально  оценить будущий отчет.

       Теперь в нижнем колонтитуле  введем формулы для отображения даты отчета и страниц (см. рис. 32). Для этого на панели элементов выбираем элемент управления «Поле» И разместим два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для отображения текущей даты: «=Now()». А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 32 Вид нижнего колонтитула

      Теперь  отчет готов. Сохраняем его под  именем «Выписка на наличие товара (см. рис. 33).

            Рис. 33 Готовая выписка на наличие  товара 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     База  данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

     Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

     Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в компьютерном магазине,  позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

     Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные  возможности. Access  - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.   С помощью  Access   можно создать приложение, работающее в среде Windows  и полностью соответствующее потребностям по управлению   данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать  Access  для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства  базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу   наиболее мощных средств  Access   относятся средства разработки объектов  -  Мастера,  которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

     С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать   данные в них). Microsoft Access имеет множество областей применения:  на малом предприятии;   корпорации и даже в сфере домашнего применения.  
 
 

Список  литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002.
2. Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006.
3. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.
4. Григорьев В.А., Ревунков В.И. Банки данных. Учебник для вузов. – М., МВТУ им. Баумана, 2002.
5. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.
6. Лекции по курсу «Базы данных» – Д.Н. Кузнецов, 2007.
7. Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 1987.
8. Нормативный документ КнАГТУ - Текстовые студенческие работы. Правила оформления. РД КнАГТУ 013-97. - Комсомольск-на-Амуре: Комсомольский-на-Амуре гос. техн. ун-т, 2005. - 44 c.
9. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие.