Разработка базы данных «Магазин компьютерной техники и оборудования» средствами Microsoft Access

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Целью данной курсовой работы является разработка базы данных «Магазин компьютерной техники  и оборудования» средствами Microsoft Access.

     Задачи  курсовой работы:

1. Исследовать предметную область;
2. Спроектировать базу данных;
3. Создать формы для работы с базой;
4. Организовать пользовательское меню;
5. Данная программа должна иметь простой и удобный пользовательский интерфейс;
6. Данная программа должна иметь малую ресурсоемкость.

 

     В разрабатываемом курсовом проекте  должна иметься возможность добавления нового товара, сотрудника, клиента в базу данных, редактирование данных. Также должны быть предусмотрены функции поиска данных по товарам. Необходимо сформулировать требования к разрабатываемой информационной системе, которые позволят автоматизировать работу компьютерного магазина.

     Информационная  система должна выполнять следующие  функции:

1. Формирование заказов;
2. Редактирование данных;
3. Формирование отчета по наличию товаров;
4. Формирование отчета по поставщикам.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      В данной работе в качестве предметной области рассматривается компьютерный магазин. Наша база данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма - поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), вычисляет суммы оплаты.

      В режиме формы вычисляет стоимость  товара с наценкой магазина в 50%. Реализует  запросы  упорядочения по полям: товары, поставщики, цена. Осуществляет поиск  сведений о фирме - поставщике какого - то товара. Производит подсчет стоимости и количества оставшегося в магазине товара, а также выдает отчет об отсутствующих товарах.

       Исходные  данные о магазине: магазин располагается  в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих на склад магазина.

         Так же в магазине есть свой  штат сотрудников: менеджеры и  консультанты, осуществляющие продажу  товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики - водители.

       Клиент, приходя в магазин, взаимодействует  с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу компьютеров или комплектующих. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

       При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы - поставщика. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выбор технологии реализации проекта

     В настоящее время среди разработчиков баз данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

     Основные  функции СУБД – это описание структуры  базы данных, обработка данных и  управление данными.

     База  данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, товаре, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены товара). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

     Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

     - добавить в таблицу одну или  несколько записей;

• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

     Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество  записей, либо изменение в таблицах.

    Для написания программы была выбрана  также выбрана реляционная СУБД ACCESS, являющаяся одной из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Программы такого типа в настоящее время признаны в качестве стандарта, поскольку наиболее широко распространены, удобны для пользователей и не требуют долгого их обучения. Предпочтение было отдано системе СУБД ACCESS благодаря тому, что она позволяет программисту очень быстро, достаточно легко и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс.

    При проектировке БД использовалось одно из современных CASE-средств - ERwin.

    Опишем  необходимые блоки разрабатываемой  системы:

1. Блок управления справочными данными. В данном блоке необходима возможность добавлять, редактировать и удалять справочные данные информационной системы.
2. Блок ввода исходной информации для анализа. Позволяет, используя справочные данные управлять системой ввода начальных данных. Кроме того, контролирует правильность их введения и начальную группировку данных.
3. Блок анализа. Основной блок программы. Непосредственно осуществляет анализ данных и формирование промежуточных рекомендаций и данных для отчетов.
4. Блок отчетности. Осуществляет группировку и сортировку данных для отчета и непосредственно формирование аналитических отчетов и вывод их на печать.

    Так как программа выполнена на СУБД Access, то и технические требования будут соответствующие:

• Частота процессора 2,00 GHz
• Оперативной памяти 2,00 Gb RAM
• Видео память 256 MB
• Операционная система Windows Vista^тм Home Premium.

      Таким образом, мы сформировали все необходимые требования и условия для оптимальной работы нашей программы. 

    Проектирование  базы данных

     Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует  сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

     Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

     При проектировании таблиц лучше разработать  структуру на бумаге и только затем  начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

    -   Не должно быть повторений  и между таблицами.

     Когда определенная информация храниться  только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

    -  Каждая таблица должна содержать  информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

     Каждая  таблица содержит информацию на отдельную  тему, а каждое поле в таблице  содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с  данными о поставщиках могут  содержаться поля с названием  компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

    -   Каждое поле должно быть  связано с темой таблицы. 

  - Не  рекомендуется включать в таблицу  данные, которые являются результатом  выражения.

  -   В таблице должна присутствовать  вся необходимая информация.

       -   Информацию следует разбивать  на наименьшие логические единицы  (Например, поля «Имя» и «Фамилия»,  а не общее поле «Имя»).

      Первым  этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

      Цель  инфологического моделирования  – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и  представления той информации, которую  предполагается хранить в создаваемой  базе данных. Основными конструктивными  элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

      Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

      Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей.

      Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

      Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

      Изобразим графически каждый объект и его свойства (см. рис. 1 - 6).

      
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 Изображение  связи «Объект - Свойство» для  объекта «Поставка» 

Рис. 2 Изображение  связи «Объект - Свойство» для  объекта «Поставщик» 
 

Рис. 3 Изображение  связи «Объект - Свойство» для  объекта «Товар»