В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.

      По  значениям реквизитов, которые выводятся  в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

      Документы могут иметь три возможных  состояния:

      1)документ  записан, но не проведен;

      2)документ  проведен ;

      3)документ  помечен на удаление.

      Механизм  отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные.

      На  протяжении всего сеанса работы в  системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться  к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.

      Если  для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном  редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. При необходимости, автоматически  построенная печатная форма может  быть отредактирована без распечатки.

      При записи документа в журнал существует возможность указать время документа.

      Возможность указания времени записи документа  является важной особенностью системы 1С:Предприятие.

      Проведением документа называется действие, которое  выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

      Обычно  после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии.

      При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

      Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

      Информация  о движении средств отражается в  бухгалтерском учете в виде бухгалтерских  операций, содержащих бухгалтерские проводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.[7]

      Документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии. 

     2.5 Автоматизированное осуществление операций и проводок

      Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе 1С:Предприятие практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Для просмотра операций в 1С:Предприятии предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям. Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе которому принадлежит операция.¹⁰

      Операции могут находится вследующих состояниях:

      1)операция  введенная вручную;

      2)операция  сформирована документом, причем, документ  пока не проведен;

      3)операция  сформирована документом, и документ  уже проведен.

      С помощью отбора можно выделить из всех существующих операций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования. Видом отбора может быть, например, «Сумма операции». Видом отбора может быть и какой-либо реквизит документа или совокупность реквизитов, а также объектов аналитики.  Так, например, можно выбрать все операции, которые проводились с определенной организацией-поставщиком или клиентом. Каждая операция в 1C:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер. Каждая  операция   (а,   следовательно,   и   проводка)   в 1С:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер.

      Журнал  операций и журнал проводок предназначены  для просмотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти деиствия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).[2]

      Для автоматизации ввода стандартных  или часто используемых операций  предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии  операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции.  Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов. При вводе типовой операции существует возможность использовать данные любой существующей операции для ввода типовой. При использовании данного режима программа делает попытку внести данные в выбранную типовую операцию из существующей операции. В результате, проводки новой операции могут оказаться почти полностью сформированными. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении. Для изменения операции, сформированной документом, как правило, редактируется документ, который перепроводится и вновь формирует операцию с учетом сделанных изменений. Однако, операции, сформированные документами, также могут редактироваться и непосредственно в форме операции. Данная возможность может быть определена на этапе конфигурирования для отдельных видов документов. При желании можно исключить операцию из подсчета итогов. Эта возможность позволяет иметь операции, никак не влияющие на итоги и не попадающие в отчеты. Например, это могут быть заранее вводимые операции, которые в данный момент не должны влиять на квартальную отчетность по этому периоду.

      1C:Предприятие имеет специальный механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета. Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку.[1]

Заключение

      В последнее время стало модным обсуждать различные аспекты  архитектуры и функциональности прикладных экономических программ. По нашему мнению, хорошие бухгалтерские  системы независимо от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны качественно обеспечивать ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

      За  последние десять лет компьютер  прочно вошел во все области деятельности человека. Автоматизация коснулась  и финансово-экономической сферы деятельности. Появилось огромное количество специализированных бухгалтерских программ. В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять корректный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; предоставлять возможность обращения к данным и отчетам прошлых периодов (вести архив).

      Для того чтобы обеспечить все это, система  должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Основными задачами автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии являются:

• упрощение работы бухгалтера;
• ускорение обработки информационных потоков бухгалтерской документации и создание условий для повышения оперативности бухгалтерской информации;
• уменьшение количества счетных работников занятых обработкой учетной информации;
• сократить объем и повысить целесообразность расходов на ведение бухгалтерского учета.
• свести к минимуму возможность ошибок в ведении учета.

      Все это делается для облегчения работы бухгалтера и создания для него возможностей проводить анализ и планирование деятельности.

      Необходимо  сказать несколько слов о принципах  автоматизации. Любая программа  автоматизации должна обладать следующими свойствами:

• Функциональность – достигается созданием системы по конкретному разделу учета или по предприятию в целом.
• Модифицируемость – системы легко изменяются и модифицируются.
• Открытость – реализуется благодаря доступному для пользователей пользовательскому интерфейсу и возможности интегрирования с другими программами.
• Надежность  – предусматривает защиту компьютерной системы как от случайных сбоев, так и в некоторых случаях от умышленной порчи данных.

      Рынок бухгалтерских программ достаточно развит и предлагает потребителям большое количество готовых решений и настраиваемых конфигураций программ. Эти программы позволяют автоматизировать оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический) , формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю и производство, вести складской учет и учет персонала.

Список  использованных источников

1. Банина  Ю.В. С заботой о бухгалтере. Бухгалтер  и компьютер 2/2000. Булатов М.А. Решение  бухгалтерских задач на персональном компьюторе. М.: Радио и связь, 2006..
2. Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьюторе: Практическое пособие по организации учета с использованием компьютора. М.: Инфра-М, 2004. Краев Т.А. Методология и организация учета в условиях автоматизации. М.: Финансы и статистика, 2006.
3. Наумова Н.А., Василевич И.П., Нуридинова Л.В. под ред. Соколова Я.В. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие для ВУЗов. М.: Аудит, Юнити, 2004.
4. Серова Г.А. Самоучитель по работе бухгалтера на персональном компьюторе. М.: Издательство журнала “Бухгалтерский бюллетень”, 1996.
5. Тяжких Д.С. Ведение бухгалтерского учета и делопроизводства на компьюторе: Практическое пособие. С-Пб.: Б. И., 2004.
6. Умнова Э.А., Чистов Д.В. Бухгалтерский учет на персональном ЭВМ: Учебный практикум, 3-е издание. М.: Б. И., 2004.
7. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.5: Азбука бухгалтера. М.: Компьютер-Пресс, 2006.
8. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.5: Задачи, решения, результаты: Учебное пособие. М.: Компьютер-Пресс, 2005.
9. А. В. Гартвич 1С: Бухгалтерия как на ладони. Издательства: 1С-Паблишинг, Питер, 2008 г.
10. Г. А. Серова Компьютерные технологии для бухгалтера Издательство: Журнал "Горячая линия бухгалтера", 2005 г.