Автоматизация рабочего места специалиста по кадрам

- Набор  перечислений для организации  аналитического учета с регламентированным  набором значений;

- Набор  документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций. Основные документы представлены на рисунках 3 и 4. Это приказ о приеме на работу и приказ об увольнении.

Рис.3  Приказ о приеме на работу.

Рис4  Приказ об увольнении.

- Набор  констант, используемых для настройки  общих параметров ведения учета  в конкретной организации.

- Набор  стандартных отчетов, позволяющих  получать данные  бухгалтерского  учета в различных разрезах  по любым счетам, любым объектам аналитики.

- Специализированные  отчеты по конкретным разделам  бухгалтерского учета.

- Набор  регламентированных отчетов (налоговых,  бухгалтерских и 

др.) и  механизм их обновления.

- Специальные  режимы обработки документов  и операций, выполняющие сервисные функции.

План  счетов и настройка аналитического учета реализованы в Типовой 

конфигурации  практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод операций, рассчитан на ведение важных разделов учета:

- Учет  расчетов по социальному страхованию и обеспечению

- Учет  расчетов с подотчетными лицами

- Учет  расчетов с персоналом по прочим операциям

- Учет расчетов по депонированным суммам

- Учет предстоящих поступлений по недостачам, выявленным за прошлые годы

- Учет  разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей.

1.6 Обоснование  проектного решения

В проектируемой  системе решаемые задачи будут реализованы  соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником  оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются общие сведения, начисление з/пл, налоги и отчисления, начальные данные, прочее.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему  с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

Постоянная  информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных  справочников. Эти данные практически  не изменяются, в основном добавляются  новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе таким справочником является:справочник сотрудники.

Справочник  используется для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.

Для вывода итоговой информации будут применятся приказы. Приказы будут формироваться  в зависимости от заданных параметров.

Основными приказами будут: приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об увольнении, приказ об изменении оклада.

Приказ  о приеме на работу  регистрирует в БД нового сотрудника.

Приказ  о кадровых изменениях изменяет значения периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации.

приказ  об увольнении - формирование приказа  об увольнении.

приказ  об изменении оклада изменяет оклады всем или группе сотрудников.

Отчет по всем сотрудникам позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в нем  указывается табельный номер  сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. Д. отчет  формируется по состоянию на текущую (рабочую дату).

Далее проведем формализацию обработки этой информации.

1. Учет увеличения трудовых ресурсов.

На основании  трудового договора данные заносятся в компьютер. В общих сведениях указываются: ИНН, Должность, Подразделение, Характер работы. Здесь же ставятся метки Включать начисления в налоговую базу взноса в ФСС от НС и ПЗ, Сотрудник является инвалидом, Сотрудник является налоговым резидентом.

Эти данные необходимы для ведения учета  и формирования различных приказов. Заносятся по мере появления новых сотрудников. От пользователя требуется внимательность при занесении документов

Если  работник принимается на работу в  данную организацию не с начала года, то на закладке Начальные данные указываются  данные с предыдущего места работы согласно представленной справке: валовой доход с начала года.

На закладке "Прочее" вводятся данные документа, удостоверяющего личность сотрудника: серия и номер, реквизиты органа, выдавшего документ, и датавыдачи.

Эти данные сотрудника используются при выписке первичных документов,

например, расходных кассовых ордеров, а также  при заполнении сведений о

физических  лицах в налоговых декларациях  в том случае, если у физического

лица  отсутствует или не указан ИНН.

Проконтролировать информацию можно путем сравнения данных из архива и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ.

2. Учет  заработной платы и отчислений.

В закладке «Начисление з/пл» вводятся данные для начисления сотруднику заработной платы и удержания налога на доходы: месячный оклад, процент северной надбавки, счет отнесения затрат по начислению заработной платы. При исчислении налога на доходы, исходя из совокупного дохода физического лица в соответствии с действующим законодательством, работодатель (налоговый агент) может производить стандартные вычеты. Группа реквизитов «Право на вычеты» включает тип вычета, количество детей и суммувычета на одного ребенка (300 руб. или 600 руб.)

Реквизит  «Сальдо по НДФЛ на начало текущего года» содержит сумму налога на доходы физических лиц для данного сотрудника на начало года.

На закладке «Налоги и отчисления» вводятся данные, необходимые для расчета  налога на доходы физических лиц и  отчислений во внебюджетные фонды: сальдо по НДФЛ на начало текущего года, тип  вычета на сотрудника, количество детей, характер работы (по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера), включать начисления в налоговую базу взноса в ФСС от НС и ПЗ, является ли сотрудник инвалидом.

3. Увольнение сотрудников.

В Документе "Приказ об увольнении", в форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.

При проведении документа дата увольнения заносится  в реквизит "Дата увольнения" указанного сотрудника в справочнике "Сотрудники".

Далее рассмотрим основные принципы и обоснования  по информационному обеспечению  для решения поставленных задач.

Рис 5. Контекстная диаграмма функционирования склада

На рисунке 5 показано взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования склада:

 
 

• Функционирование  отдела кадров предполагает работу с  персоналом фирмы. Сотрудник – тот  объект, без которого предприятие  не может обойтись и для которого, собственно, функционирует отдел кадров. Сотрудник, имея с собой требуемые документы, заполняет анкету и обращается в отдел кадров к специалисту по кадрам.
• Действующее законодательство и инструкции – регламентирующие трудовые отношения.

В работе с сотрудниками важнейшую функцию  выполняет специалист по кадрам. Информационные ресурсы выполняют прямую функцию (обеспечение информацией о сотруднике и т.п.). Без материальных ресурсов (оборудование и расходные материалы) в настоящее время невозможно представить ни одно функционирующее предприятие.

Под входной  информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных  носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального  компьютера.

От рациональной организации входной информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения  зависят оперативность и эффективность  управления трудовыми ресурсами.

Входной информацией для разрабатываемой в расчетном задание автоматизированной системы является:

. для  отражения операций, связанных с приемом на работу  - анкеты, трудовые договора заполняющиеся от руки (форма приведена в приложении).

. для  отражения работы с персоналом предприятия: заявление на предоставлении отпуска, объяснительная.

. Для  отражения операций, связанных с увольнением: заявление об увольнении.

Все данные заносятся в компьютер с помощью  специальной программы 1С «зарплата и кадры». С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

Данная  входная информация позволяет формировать  итоговую таблицу «Сотрудники». Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

1.7 Архитектура  ИС

Складской учет в 1С:Зарплата и кадры имеет  архитектуру клиент-сервер. Клиент-сервер— вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг (сервисов), называемыми серверами, и заказчиками услуг, называемыми клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением. На ООО «ТС Аникс» главным действующим лицом является сервер, клиентами – персональные компьютеры работников отдела.