Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при обработке данных в коммерческом отделе

     Экономическая информационная система (ЭИС) — система, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-либо экономического объекта реального мира.

     Информационная  система создается для конкретного  экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи  элементов объекта.

     Назначение  ЭИС:

     Решение задач обработки данных — обработка  и хранение экономической информации с целью выдачи сводной информации для управления экономическим объектом (регулярно или по запросу).

     Автоматизация конторских работ — ведение картотек, обработка текстовой информации, машинная графика, электронная почта  и связь.

     Задачи, основанные на методах искусственного интеллекта — для принятия управленческих решений. Моделируют действия специалистов предприятия при принятии решений.

     Принципы  построения и функционирования ЭИС:

• соответствие — ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью;
• экономичность — экономический выигрыш на объекте от использования ЭИС должен превышать затраты на обработку информации;
• регламентность — обработка большей части информации по расписанию, с заданной периодичностью;
• самоконтроль — обнаружение и исправление системой ошибок в данных и процессах их обработки;
• интегральность — однократный ввод данных в ЭИС и их многократное (многоцелевое) использование;
• адаптивность — способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

     Оценка  качества функционирования ЭИС выполняется  по комплексу критериев. Оценке подлежат:

• система в целом;
• отдельные составляющие этапа проектирования;
• важнейшие компоненты этапа эксплуатации системы.

     Каждый  критерий количественно определяет степень соответствия между результатами проектирования или функционирования системы и поставленными перед  ней целями.

     Одновременное достижение указанных целей практически  неосуществимо, поэтому в качестве основного критерия выбирают, как  правило, одну из них.

     Классифицировать  информационные системы можно по различным признакам. В отечественной  литературе по информационным системам управления ИС обычно классифицируют по следующим признакам:

• по типу объекта управления (ИС управления технологическим процессом, ИС организационного управления);
• по степени интеграции (локальные, интегрированные);
• по уровню автоматизации управления (информационно-справочные системы, системы обработки данных, информационно-советующие системы, системы принятия решений, экспертные системы);
• по уровню управления (информационные системы управления предприятием, корпорацией, отраслью);
• по характеру протекания технологических процессов на объекте управления (автоматизированная система управления дискретным производством, автоматизированная система управления непрерывным производством).

     Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

     Информация  является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

     Информационная  технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Цель  информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком  и принятия на его основе решения  по выполнению какого-либо действия. 

     3.2 Техническое оснащение коммерческого отдела предприятия ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

     В офисах и торговом зале отдела имеется 21 персональный компьютер, AMD Athlon (tm) 64 Processor 3000+, 2.0 ГГц, 1.00 ГБ ОЗУ.

     Операционная  система Microsoft Windows XP Professional SP 2 ЯзыкRussian (стандарты: Russian)

     Процессор Intel Inside Pentium 4

     Версия DirectX DirectX 9.0

     Текущий режим экрана 1024x768 (32bit)

     Емкость Disk (C:) 80 ГБ

     Видео карта VGA Tech Graphics. Controller

     Клавиатура  Стандартная клавиатура 101/102

     Фирма Genius Мышь Оптическая Файловая система NTFS

     МФУ EPSON STYLUS TX117 - устройство, которое совмещает в себе принтер, сканер и копир, в количестве 6 штук.

     Windows XP Professional SP 2 поддерживает устройства, такие как: 

     Universal Serial Bus 2.0 (USB) определяет класс оборудования, облегчающего добавление на компьютер последовательных устройств.

     Поддержка USB 2.0 встроена в спецификацию, поэтому будущие версии Windows будут поддерживать текущие драйверы.

     Windows XP Professional SP 2 включает служебную программу  DirectX существенно расширяющую мультимедийные  возможности компьютера. DirectX обеспечивает  лучшее воспроизведение различных  типов мультимедиа и более  высокое качество объемной графики  по сравнению с компьютерами, работающими через консоль.

     Средство  поддержки нескольких мониторов Windows XP Professional SP 2 позволяет расширить  область рабочего стола. При работе с несколькими мониторами становится возможным перевод программ с  одного монитора на другой. Кроме того, пользователь получает возможность  отдельно указать и для каждого  монитора.

     Программа Outlook 2003 - это система доставки электронной  почты, планирования и управления контактами, включенная в пакет программ Microsoft Office. С помощью Outlook можно упростить  расстановку приоритетов тех  или иных задач и встреч, а также  наладить отправку и получение электронных  писем. Допускается создание любого количества папок для хранения сообщений  и присвоения письмам различной  маркировки, облегчающей работу с  ним.

     WinRAR - это32-разрядная версия архиватора RAR для Windows мощного средства создания  и управления архивами. В управлении  образования и молодежи применяется  в основном для обмена большими  объемами данных, которые упаковываются  в архивы.

     Наличие сети Интернет – провайдер Orion telecom.

     Некоторые отличительные особенности WinRAR:

     Полная  поддержка архивов rar и zip;

     Антивирусный  сканер Kaspersky Internet Security 2010 - это программа для проверки компьютера на присутствие вирусов по запросу пользователя, и удаления вирусов в случае их обнаружения, а также для предотвращения вирусных атак во время пользования интернета.

     Установленное программное обеспечение достаточно эффективно подобрано для работы в коммерческом отделе.

 

     

     4 Общие рекомендации  по внедрению эффективных  информационных технологий  и информационных  систем на предприятии  ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

     Исследуемое предприятие, как уже описывалось  выше, обладает достаточно эффективной для своей работы технической и информационной базой, что позволяет предприятию занимать высокую позицию на рынке отопительной техники и автоматики.

     Во  время прохождения практики на предприятии  ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект» мне приходилось заниматься установкой различного программного обеспечения, работать с антивирусами и их базами, а также напрямую работать с документацией  коммерческого отдела данного предприятия. ПО, установленное на компьютерах, удовлетворяет все требования в данном отделе предприятия.

     Помимо  указанных выше достоинств, хотелось бы отметить и недостатки такие, как:

• отсутствие локальной сети при наличии сети Интернет, присутствие которой ускорило бы документооборот среди сотрудников;
• большая длительность подписания документов необходимыми людьми, тормозит работу менеджеров, в связи с чем есть опасность потерять клиента.

     Проведя небольшое исследование деятельности коммерческого отдела предприятия, хотелось бы дать некоторые рекомендации по улучшению его работы, необходимо:

• настроить локальную сеть, таким образом, чтобы сотрудники отдела могли свободно пользоваться сетевыми программами;
• для ускорения движения документов от сотрудника к сотруднику, необходимо сократить время на их подписание, путем внедрения новой программы,  которая содержала бы такие элементы, как электронная печать и электронная подпись, а также все документы, которые используются в коммерческом отделе. Внедрение такой программы позволило бы облегчить работу менеджеров по продажам, сократить время обслуживания одного клиента, повысить эффективность работы предприятия в целом.

     При использовании вышеперечисленных рекомендаций можно было бы добиться более продуктивной работы от сотрудников, что не только поможет предприятию не потерять свою позицию на рынке, но и наоборот, повысит конкурентоспособность и привлечет новых клиентов.

 

      

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     При прохождении практики были изучены: формы и методы решения вопросов индивидуального задания в коммерческом отделе, положения, должностные инструкции, нормативная и техническая документация, техническое оснащение отдела. Также  было рассмотрено состояние информационных систем и программного обеспечения  для вычислительной техники и  автоматизированных систем в коммерческом отделе, задач обработки информации, анализа данных и принятия решений, методов их решений и программной реализации.

     Весь  документооборот, как отдела, так  и организации в целом, постоянно  передается между сотрудниками в  электронном виде с помощью сети Интернет. Такая передача документов неэффективна по нескольким причинам:

• отсутствие Интернета по каким-либо причинам (неуплата, техническая причина отсутствия);
• возможность потери документа;
• зависимость скорости передачи документа от скорости сети Интернет, что достаточно неудобно при передаче документов большого объема;
• отсутствие какой-либо защиты информации от вирусов, что влечет за собой угрозу заражения остальных пользователей, и много других причин.

     Поэтому внедрение АИС позволит быстро и  достоверно получать все необходимые  документы в любой момент времени, не завися от сети Интернет. Так же существенно повысит управление движением практически любых типов информации в организации и в отделах в частности. Обеспечит прозрачность и управляемость процессами организации. Повысит эффективность и качество  работы всей организации в целом, позволит удержать свою позицию на рынке и привлечь новых клиентов, что не маловажно для развития предприятия. 
 
 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. «Информационные технологии управления: Учебное пособие для ВУЗов» под ред. Г. А. Титоренко – М: ЮНИТИ – ДАНА, 2003 – 439 с.
2. Сайт предприятия ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»: http://10950.ru.all-biz.info.
3. «Информационные технологии (для экономиста): Учебное пособие» Под ред. А. К. Волкова – М: ИНФРА – М, 2001 – 310 с.
4. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Титоренко Г. А., М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.
5. Сотнеков Н.О., Вендров А.М.. программное обеспечение информационных систем фирмы, 2005г.
6. Козырев А. А. «Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник»- Спб: Издательство Михайлова, 2000 – 300 с.
7. Корнеев И. К., Машурцев В. А. «Информационные технологии в управлении» - М: ИНФРА – М, 2001 – 158 с.
8. Мишенин А. И. «Теория экономических информационных систем: Учебник» - М: Финансы и статистика, 2002 – 240 с.
9. «Основы современных компьютерных технологий»: Учебн. пособие / Под ред. Хомоненко А. Д. – Спб: КОРОНА – Принт, 2002 – 448 с.
10. Уткин В. Б. «Информационные системы и технологии в экономике: Учебник» - М: ЮНИТИ – ДАНА, 2003 – 335 с.
11. Вершинин А. И. Электронный документ: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2000. – 247 с.
12. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.: ил.