Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при обработке данных в коммерческом отделе

     Документ  «Заказ покупателя» оформляется  непосредственно в присутствии покупателя. Покупатель делает заказ, после чего оплачивает сумму за заказанный товар в кассе. Далее заказ отправляется на склад 1, находящийся в самой компании, если товара там нет, составляется документ « Накладная на перемещение», который направляют на другие склады, где заказ обрабатывается и по возможности выполняется, после чего заказанный товар отправляется в торговый зал (на склад 1). После чего продавец информирует покупателя о получении товара.

     На  рисунке 4 показано движение документов в ситуации, когда покупатель делает заказ, но заказанный товар отсутствует  в торговом зале, то есть на складе 1.

      1, 2 – заказ  товара покупателем, оплата заказа  в кассе;

     3 – составление документа «Заказ  покупателя»;

     4 – отправка документа на склад  1 для проверки наличия заказанного  товара;

     5 – в случае отсутствия товара на складе 1, документ «Заказ покупателя» отправляется на остальные склады, 11 – если же товар есть в наличии на складе 1, то товар направляется к продавцу, а затем и к покупателю;

     6, 7, 8, 9 – на складах происходит  поиск заказанного товара, и при  наличии товара на одном из  складов, составляется документ  «Накладная на перемещение» для  перевозки товара на склад  1;

     10 – доставка товара на склад  1;

     11 – отправка товара продавцу;

     12 – получение товара покупателем.

     Из  вышеуказанного описания основных документов видно, что они тесно взаимосвязаны  друг с другом.

     2.4 Современные системы электронного документооборота

     За  последние годы в России появились  десятки компаний, занимающихся разработкой  и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий  и организаций в оптимизации  своего документооборота остается высокой  и продолжает повышаться (это неоднократно отмечали и руководители служб АСУ  в статьях об опыте комплексной  автоматизации ведущих российских предприятий, традиционно публикуемых  в Компьютер-Информ). Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве  своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского  рынка ПО управления документооборотом  сформированы. Наибольшую известность  в России получили следующие программные  системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум Кодекс); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр  Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других.

     Классификация СЭД:

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки;
• Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.
• Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику).
• Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).
• Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
• Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

     2.4.1 Системы электронного  документооборота  на предприятии  ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

     В исследуемом отделе документооборот  осуществляется при помощи интернета. Что не всегда удобно при отсутствии или медлительности интернета. Все  документы, которые необходимо подписать, отправляются на электронный ящик генерального директора и секретариата, доступ к которому имеют все сотрудники компании, либо подписываются каждым сотрудником вручную. Из-за чего эффективность работы очень сильно снижается.

     Также отсутствие локальной сети и невозможность использования сетевых программ очень тормозит работу отдела.

     3 Информационные системы  и информационные  технологии, применяемые  при решении управленческих  и экономических  задач

     3.1 Общие понятия

     Слово «информация» происходит от латинского "informatio" – сведения, разъяснения. Одна и та же информация могут являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном  носителе, может быть интересна и  доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой  компьютера или не умеет им пользоваться.

     Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.

     Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.

     Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер и завит от преинформационных запасов.

     Информационные  ресурсы — это идеи человечества и указания по их реализации, накопленные в форме, позволяющей их воспроизводство.

     Это книги, статьи, патенты, диссертации, научно-исследовательская  и опытно-конструкторская документация, технические переводы, данные о передовом  производственном опыте и др.

     Информационные  ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов — трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее  растут, чем больше их расходуют.

     Развитие  мировых информационных ресурсов позволило:

• превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность;
• сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг;
• образовать всевозможные базы данных ресурсов регионов и государств, к которым возможен сравнительный недорогой доступ;
• повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений в фирмах, банках, биржах, промышленности, торговли и др. за счет своевременного использования необходимой информации.

     Информационные  ресурсы могут быть различных  видов. Это средства массовой информации, библиотеки, интернет. К примеру, через  Интернет могут успешно продаваться  следующие информационные ресурсы:

• новостные ленты (online-новости). Достаточно широкому кругу менеджеров компаний различного профиля необходимо узнавать о происходящих в мире событиях незамедлительно. Например, лента финансовых и политических новостей жизненно необходима трейдерам для принятия решений о продажах и покупках на биржах;
• подписки на электронные копии периодических изданий. Некоторые газеты и журналы выпускают свои полные электронные копии и предоставляют к ним доступ;
• доступ к электронным архивам и базам данных, содержащим информацию по самым разным вопросам;
• аналитические отчеты и исследования;
• собственные аналитические материалы и прогнозы.

     Информационной  системой (ИС) — называется взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. В качестве основного технического средства переработки информации используют персональный компьютер (ПК). В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Особую роль в информационных системах отводится человеку, т.к. техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

     Необходимо  понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

     ИС  делятся на две группы:

     В первую группу включаются системы, имеющие  самостоятельное целевое назначение и область применения.

     Ко  второй относятся системы, входящие в состав любой автоматизированной системы управления, они являются важнейшими компонентами систем автоматизированного  проектирования, автоматических систем научного исследования, ЭИС.

     К числу ИС, имеющих самостоятельное  назначение, относят информационные поисковые системы и информационные справочные системы.

     Задачи  второй группы ИС:

• обеспечение конечного пользователя входной и результатной информацией в привычном для пользователя виде;
• обеспечение возможности решения задач планирования, управления, проектирования подготовки производства и научных исследований по их постановке и исходным данных вне зависимости от сложности и наличия математических моделей этих задач в режиме диалога с ЭВМ используя профессиональный опыт и принимая решение одновременно по множеству критериев.

     Как правило, системы второй группы делят  на три класса систем: интеллектуально-диалоговые (вопрос/ответ), расчетно-логические (системы  принятия решения), экспертные системы.

     Интеллектуально-диалоговые — предназначены для поиска методов  решения интеллектуальных задач  с применением новых информационных технологий использования БД и БЗ.

     Системы принятия решения — это системы, которые использует программа, реализующая  модели принятия решения в конкретных задачах, возникающих у людей  в их профессиональной деятельности. Сущность задачи — выбор некоторого подмножества из множества альтернатив  или в их упорядочивании.

     Экспертная  система — система способная  заменить эксперта при решении некоторых  задач. В зависимости от степени  автоматизации их можно подразделить на:

• информационные,
• информационно-советующие,
• управляющие,
• самонастраивающиеся системы управления.