Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при обработке данных в коммерческом отделе

      Задачи и функции коммерческого  отдела компании ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект», а также общие положения, права  и ответственность, представлены более  подробно в приложении Б в документе «Положение о коммерческом отделе».

     На  рисунке 2 представлена структурная схема коммерческого отдела.

     Из  представленного рисунка 2, отображающего структуру коммерческого отдела, можно сказать следующее, во-первых, это то, что управленческая структура является иерархичной, как и организационная структура всего предприятия. Во-вторых, можно наглядно увидеть связь между организационными единицами внутри отдела.

     Так коммерческому директору подчиняются  следующие отделы: отдел продаж, клиентский отдел, складская служба, отдел логистики и транспортный отдел. В свою очередь коммерческий директор подчиняется генеральному директору предприятия. Рассмотрим более подробно каждый отдел.

     Отдел продаж находится под руководством начальника отдела продаж. Непосредственно ему подчиняется администратор отдела продаж, а также 5 менеджеров по продажам и 2 кассира. Данный отдел осуществляет контроль за реализацией продукции, участие в ярмарках, торгах, на выставках, биржах по рекламированию и реализации выпускаемой продукции.

     Клиентский  отдел со своим начальником практически  напрямую связан с администратором  отдела продаж, то есть эти два отдела постоянно взаимодействуют друг с другом, выполняя каждый свою работу.

     Складская служба, во главе которой стоит  начальник складской службы, в  распоряжении которого находится 5 складов, находящихся в разных районах города. Основной функцией является организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции, заготовка и хранение сырья.

     Отдел логистики и таможенный отдел  находятся под руководством самого коммерческого директора и занимаются определением долговременной стратегии коммерческой деятельности предприятия, составляют перспективные и текущие планы производства и реализации продукции, обеспечивают финансово-хозяйственную деятельность предприятия в области материально-технического снабжения, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Документооборот  предприятия

     Подготовка, обработка и согласование документов занимают существенную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих российских организациях работа с документами  до сих пор ведется по-старинке: как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде. Естественно, что для минимизации издержек бумажного документооборота разрабатываются и применяются новые методы и средства работы с документами, в частности — ставшие стандартом пакеты офисных программ. Они позволяют значительно сократить время, необходимое для создания документа, а также дают возможность передавать его в электронном виде. Но при этом не решаются основные проблемы бумажного документооборота: многократное копирование, наличие нескольких версий, трудоемкость поиска и т. д.

     2.1 Общие понятия

     Документ  – определенным образом упорядоченная  информация. В свою очередь, система  - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная  для выполнения определенных функций  и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

     С развитием информационных технологий для документооборота открылись  огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной  почтой, проблема расстояния перестала  быть проблемой. По электронной почте  электронный документ приходит к  получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна  в наше время, поэтому настоящая  работа содержит некоторые возможности  ее обеспечения.

     Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью  или подписью. Поэтому в нем  их функции выполняет электронная  цифровая подпись (ЭЦП).

     Так как  основой для торговой фирмы  служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность  организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему  складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

      Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует  адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая  на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

      Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это  же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

      Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким  образом, при наличии регламентации  деятельности, прежде всего в отношении  делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего  прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

     2.2 Документооборот в управлении предприятием

     Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

     Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

     Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей  фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях  и положениях, а также настройки  регламентов прохождения электронных  документов по рабочим местам. Специальное  структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих  дел.

     Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных носителей.

     Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях  с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое  число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

     2.3 Документооборот  коммерческого отдела  ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

     Данные  о схеме потоков информации ООО  ТПК «Красноярскэнергокомплект» представлены в виде таблицы 1 «Документооборот коммерческого отдела».

Таблица 1 – Документооборот коммерческого отдела

Продолжение таблицы 1 – Документооборот коммерческого отдела

      В приложении В представлены копии  заполненных документов. На рисунках 3 и 4 отражены графические схемы маршрута движения основных документов, представленных в таблице 1.

     На  рисунке 3 изображена схема движения счета на оплату, продукцию которого требуется доставить покупателю, где:

     1, 2 – процесс покупки товара;

     3 – формирование документа «Счет  на оплату», создается непосредственно  после выбора покупателем товара  и подтверждения выбора, документ действителен в течение 3 банковских дней;

     4, 5, 6 – документ отправляется на  подпись директору предприятия,  главному бухгалтеру и ответственному (продавцу), без определенной очередности;

     7 – документ передается на склад,  грузчикам;

     8 – после доставки груза получатель  сверяет полученный товар со  счетом, после чего происходит  отгрузка товара.

     Расчет  за покупку товара происходит сразу  же после подтверждения покупателем  списка выбранных товаров и осуществляется в кассе отдела наличными или  же покупатель оплачивает счет в банке  «Россельхозбанк» в городе Красноярск, услугами которого пользуется предприятие.

     Если  при доставке товар был поврежден или среди доставленных товаров есть бракованные, то предприятие обязуется перед покупателем заменить товар на новый или же вернуть сумму,  на которую был приобретен товар.

     Схема маршрута движения документа « Счет-фактура» аналогична схеме движения «Счета на оплату». Счет-фактура прилагается к счету на оплату, но в отличие от него создается в двух экземплярах, первый – покупателю, второй – продавцу.

       «Товарная накладная» создается  сразу же после «Счета на  оплату» и  «Счет-фактуры», если  приобретаемый товар необходимо  получить на складе. Если товар  есть в наличии в торговом  зале, товарная накладная не составляется.