Специфика деловой беседы

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации 

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 
 

Кафедра  рекламы и социальной работы, психологии и педагогики 
 

Контрольная работа  

по курсу  «Русский язык и культура речи» 
 

                                     
 
 
 
 
 

Выполнил:

Студент гр. ЗГП – 08 

Николаев  А.О.

шифр: ЗГП  –  08003

Проверил:

                                                                     Ст. преподаватель

 Ковалёва  С.А.                         
 
 
 
 

Новокузнецк 2009 

Практическая  часть

1. Опишите специфику проведения деловой беседы.

 

     Деловая беседа – это вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. Поскольку деловая беседа – разговор преимущественно между двумя собеседниками, то ее участники могут и должны принимать во внимание особенности личности, мотивов, речи друг друга.

     Деловая беседа имеет следующие характерные особенности:

- дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели и партнеров и в интересах понятного и убедительного изложения мнения;

- быстрое реагирование на высказывания партнеров, способствующее достижению поставленной цели;

-   критическая оценка мнений, предложений, а также возражений партнеров;

- аналитический подход к учету и оценке субъективных и объективных факторов проблемы в комплексе;

- ощущение собственной значимости и повышение компетентности партнеров в результате критического разбора других точек зрения по данной проблеме;

- ощущение  сопричастности и ответственности в решении затронутой в беседе проблемы.

     Основная  цель беседы — достижение договоренности, согласованности в сюжетах делового общения, решение определенных профессиональных задач.

     Деловой беседе присущи сознательная настройка на уровень собеседника, учет его полномочий и сферы ответственности, жизненного и профессионального опыта, особенностей его мышления и речи.

     В отличие от переговоров, которые более четко структурированы и ведутся, как правило, между представителями разных организаций, деловая беседа происходит преимущественно между сотрудниками одной организации и носит личностно ориентированный характер.

     По  мнению специалиста в области деловой коммуникации    П. Мицича, правильное проведение деловых бесед способствует повышению производительности труда на 2-20%.

     Он  дает следующие рекомендации по ведению  деловых бесед:

- заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

- применять психологический прием периодического воздействия на собеседника, т. е. неблагоприятные моменты чередовать с благоприятными, а начинать и заканчивать беседу — положительными фразами;

- постоянно помнить о движущих мотивах собеседника — его ожидании, преимуществах, которых он добивается в ходе этой беседы, его позиции, его желании самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии;     

- избегать присутствия незаинтересованных лиц;

- никогда, ни в какой ситуации не проявлять грубость;

- облегчать собеседнику положительный ответ;

- не задавать вопросы, на которые собеседник может ответить отрицательно;

- фундаментально объяснять свою позицию в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;

- никогда не проявлять пренебрежения;

- избегать пустой риторики;

- отказываться от ведения шаблонных бесед;

- не отклоняться от предмета беседы;

- выражать свои мысли убедительно и в оптимистической манере. [2, с.75]

     Каждая  из этих рекомендаций подразумевает  ряд действий. Например, при составлении  плана беседы целесообразно продумать  следующие вопросы:

- повод беседы, ее тема и основная цель;

- конкретные задачи, относящиеся к предмету обсуждения;

- профессиональный уровень и психологические особенности собеседника;

- действия, которые нужно предпринять, чтобы добиться цели;

- аргументы, возражения, противоположные интересы, с которыми, возможно, придется столкнуться;

- способы преодоления противостояния;

- преимущества (или, наоборот, негативные моменты), которые могут быть получены;

- различные варианты решения проблемы в зависимости от ожидаемой реакции собеседника (согласие, отрицание, предубеждение и т. д.).

     Поскольку одним из основных условий диалогового  общения, как уже отмечалось, является некоторый разрыв в знаниях и  связанное с ним требование информативности, следует продумать, как эти понятия  будут реализовываться. В частности, существуют специальные коммуникативные  приемы, способствующие восприятию информации:

- постановка вопросов об условиях, причинах возникновения проблем, возможных последствиях и выводах в целях стимулирования мышления партнеров;

- дословное  или смысловое повторение важных аспектов излагаемого материала;

- подведение общих или отдельных итогов в результате коллективного обсуждения соответствующей проблемы;

- предвосхищение  возможных возражений и их аргументированный анализ;

- оглашение названия темы при ее смене или изменении аспекта рассмотрения проблемы;

- использование разбивки (во-первых, во-вторых, в-третьих...) при перечислении ряда связанных с проблемой факторов. [2, с.77]

     Некоторые факторы мешают нормальному ходу диалога — это бестактное обрывание  речи собеседника на полуслове; неоправданное лишение его возможности высказать свое мнение; игнорирование или высмеивание его аргументов; подтасовка фактов, необоснованные подозрения; голословные утверждения и т. д.

     Проведение  беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

     Подготовительный  этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения,  подготовить необходимые материалы и документы. При выборе места проведения беседы полезно учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

     Начало  беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.  Использование этих методов эффективно в начале беседы:

- метод  снятия напряженности: использование  теплых слов, личного обращения,  комплиментов, шутки для установления  более тесного контакта с собеседником;

- метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;

- метод  стимулирования игры воображения:  постановка в начале беседы  множества вопросов по ряду  проблем, которые должны рассматриваться  в ходе беседы;

- метод  «прямого подхода»: непосредственный  переход к делу без какого-либо  обсуждения — краткое сообщение  о причинах, по которым назначена  беседа, и быстрый переход к  конкретному вопросу.

     Основная  часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия. Откровенной, конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

- бестактное обрывание на полуслове;

- неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;

- навязывание мнения ведущего беседу;

- игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;

- грубая  реакция на высказывание партнерами  противоположных точек зрения;

- подтасовка фактов;

-  необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

- давление на собеседника голосом, манерами.

     Заключительная  часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу — значит достичь заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы.

     В качестве самостоятельных видов деловой беседы выделяют: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

     Беседа  при приеме на работу носит характер «приемного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. Оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:

- что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;

- почему он ищет работу;

- каковы его сильные и слабые стороны;

- каковы его взгляды на эффективное руководство;

- что он считает наиболее весомыми своими достижениями;

- на какую зарплату он рассчитывает.

     В свою очередь от соискателя также  ожидают вопросов. Более того, по ним судят о таких его личностных качествах, как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим  на работу рекомендуется выяснить следующее:

- является ли рабочее место новым или вакантным?

- почему возникла необходимость кадрового обновления?

- причины увольнения или перехода на другую работу; 

- кто принимает решение о назначении на должность?

- как примерно будет выглядеть рабочий день?

- в чем конкретно будут заключаться обязанности?

- как и кем будет оцениваться работа?

- возможности для обучения, роста, продвижения?

- дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?

     Беседа  при увольнении с  работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

     В первом случае необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием, обидой, или какими-либо иными причинами.   Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения.