Отчет по практике в МУ ЦБ Нерюнгринского района

 

 

4. Порядок работы с входящими документами в учреждении

 

 

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

·  адрес отправителя;

·  время отправки и получения документа;

·  при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.

 

5. Порядок работы с исходящими документами

 

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

·  составление проекта документа исполнителем;

·  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

·  согласование проекта документа;

·  подписание документа директором (в необходимых случаях – утверждение);

·  регистрация документа;

·  отправка документа адресату;

·  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.

После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

·  порядковый номер документа, включающий номер дела;

·  адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

·  исполнитель;

·  примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

 

 

6. Регистрация документов

 

 

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.

В МУ ЦБ регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов МУ ЦБ осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

При анализе регистрации документов МУ ЦБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

 

7. Подготовка документов к передаче в архив

 

 

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций».

Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы– картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

·  оформление дел;

·  составление описей дел;

·  составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре МУ ЦБ до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.

В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.

Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:

·  ведущий специалист;

·  юрист;

·  секретарь руководителя.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема–передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.

1.  Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2.  Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3.  Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.

Проведение анализа документационного обеспечения в МУ ЦБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Я, Цибенко Алёна Валерьевна с 21 октября 2013г. по 09 ноября 2013г. проходила преддипломную практику в должности секретаря в Муниципальном учреждении «Централизованной бухгалтерии муниципальных учреждений Нерюнгринского района».

Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на преддипломную практику.

В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.

Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Мою работу облегчило наличие планового отдела в учреждении, поэтому многие данные и характеристики учреждения были для меня доступны. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.

Однако консультация директора, главного бухгалтера и других работников учреждения при наличии основной документации позволило мне достаточно хорошо изучить особенности функционирования МУ ЦБ.

В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.

Учетный аппарат представлен опытными бухгалтерами и секретариатом, которые выполняют своевременный сбор информации, её регистрацию, обработку и в дальнейшем формируют различные формы отчетностей.