Отчет по практике в МУ ЦБ Нерюнгринского района

 

 

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Моё рабочее место……………………………………………………..….5
2. Основные сведения об учреждении............................................................6
3. Организация документооборота..................................................................7
4. Порядок работы с входящими документами на предприятии................10
5. Порядок работы с исходящими документами..........................................12
6. Регистрация документов.............................................................................13
7. Подготовка документов к передаче в архив.............................................15

Заключение……………………………………………………………………...18

Список литературы…………………………………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность данной темы исследования заключается в том, что современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

Можно сказать, что секретарь – это одновременно несколько профессий, и в данном отчете отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно – важная компетенция секретаря.  Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы – вот самые ценные качества профессионала.  
       1. Период прохождения практики:

Практика проводилась c 21октября 2013г. по 9 ноября 2013г. в городе Нерюнгри.

2. Место прохождения практики:

678960 РС (Я) г. Нерюнгри, пр. Дружбы  Народов 12/2

Телефон: 6-04-39

Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» в должности секретаря.

3. Цели и задачи преддипломной практики:

Цель производственной практики - рассмотреть особенности документооборота в МУ ЦБ Нерюнгринского района.

Задачи преддипломной практики:

1. Раскрыть основные сведения об учреждении. 

2. Изучить особенности  организации документооборота.

3. Описать порядок работы  с входящими документами в учреждении. 

4. Изучить порядок работы  с исходящими документами. 

5. Раскрыть особенности  регистрации документов.

6. Описать подготовку  документов к передаче в архив. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Моё рабочее место

 

 

Моё рабочее место располагается в приемной возле кабинета директора. В приемной находится  мебель, которая предназначена для отдыха, а также для посетителей, ожидающих приема, различные шкафы и полки, на которых хранится входящая и исходящая корреспонденция. Но главная особенность этого помещения – это камеры наблюдения, которые позволяют наблюдать за происходящим в офисе. Эта система видеонаблюдения уникальна своей моделью, функциональными возможностями и может включать в себя звуковое расширение, захват видеоизображения и сторожевой таймер компьютера.

Рабочее место хорошо освещено и это создает благоприятное условие для выполняемой мной работы. В приемной находится большой стол в светлых тонах,  с множеством ящиков, в которых хранятся телефонные справочники, информационные каталоги и тому подобное. У стола стоит вращающийся стул с подлокотниками. Во время работы я чувствую себя в нем комфортно и удобно.

Так же рабочее место оснащено новейшей и различной оргтехникой. Она подразумевает под собой системный телефон, факсимильный аппарат, компьютер, принтер, сканер, а также множительный аппарат.

На столе находятся: папки-скоросшиватели, журналы регистрации, ежедневник, в котором фиксируются  знаменательные даты, даты приема посетителей, канцелярские принадлежности, то есть дырокол, скрепки, ножницы и так далее.

Светлые тона помещения придают моему рабочему настроению теплоту, энергичность и стремление к работе.

 

 

 

 

2. Основные сведения и задачи учреждения

 

 

Специфика службы:

Специфика Муниципального учреждения «Централизованной бухгалтерии Нерюнгринского района» заключается в том, что оно создано для централизованного ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений образования и культуры.

Задачи учреждения:

• Формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности учреждений и их имущественном положении.
• Создание оптимальных условий для содержания зданий и сооружений обслуживаемых учреждений, обустройства прилегающих территорий.
• Контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.
• Соблюдение строжайшего режима экономии, организации учета основных фондов, малоценного инвентаря, денежных средств и других ценностей, исполнения сметы расходов, а также расчетов по заработной плате.
• Обеспечение правильного документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начисления и перечисления налогов и других платежей.
• Осуществление контроля за проведением инвентаризации денежных средств, товароматериальных ценностей и расчетов, а также ревизий в складских помещениях.
• Принятие мер к предупреждению недостач, растрат, и других нарушений и злоупотреблений в финансово - хозяйственной деятельности.
• Обеспечение строго соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных из банка средств по назначению, должный порядок хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива.
• Осуществление постоянного контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премий, материальной помощи, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет и расходов.
• Обеспечение своевременного составления бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставления ее в установленном порядке в финансовый орган.

Служба МУ ЦБ Нерюнгринского района:

Директор МУ ЦБ: Хорошилова Лариса Ивановна

Главный бухгалтер: Кольцова Ольга Вячеславовна

Директор материального отдела: Сокова Ирина Викторовна

Директор расчетного отдела: Иванова Любовь Владимировна

Директор экономического отдела: Крахина Светлана Викторовна

Общая численность штата 30 человек.

 

 

3. Организация документооборота

 

 

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот учреждения за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:

·  поступающие (входящие);

·  отправляемые (исходящие);

·  внутренние.

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в МУ ЦБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.

Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и так далее. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Право издания приказов (распоряжений) принадлежит директору учреждения, а в его отсутствии – заместителю директора.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению директора.

За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель учреждения, готовящий проект.

Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения, как правило, не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование учреждения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.

Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции МУ ЦБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся положения о МУ ЦБ, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников.

Положение – нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы в МУ ЦБ.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность и организацию работы.