Функции государственного и муниципального управления

Отечественные исследователи предполагают различные перечни функций управления и разное их толкование: «планирование, организовывание, мотивация, контроль и координация» или «целеполагание, прогнозирование, планирование, организация, координация, принятие решений, мотивация, контроль и учет» и т.д.

Функции управления неразрывно связаны между собой. Они образуют управленческий цикл. Управленческий цикл – совокупность целенаправленных и непрерывных действий предпринимаемых субъектом управления для достижения поставленных целей. ФУ являются стадиями управленческого цикла.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.1 Целеполагание

Целеполагание — один из важнейших компонентов управленческой деятельности, а также общего функционирования, организаций. Оно является и основной функцией руководителя, и этапом управленческой деятельности, и ее структурным компонентом. Целеполагание определяется как формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на подцели и их согласование. С одной стороны, признается ее не просто «очень важная», но и определяющая роль как в управленческой деятельности, так и в общем функционировании организации. Постоянно подчеркивается, что наличие обоснованных, перспективных целей организации — главное условие ее функционирования, а способность руководителя к их постановке — одно из важнейших управленческих качеств. С другой стороны, функции целеполагания обычно не выделяется в качестве самостоятельной, а рассматривается как часть другой функции — планирования. Другая трактовка целеполагания состоит в том, что оно рассматривается только как исходная стадия всего управленческого цикла и как бы «предшествует» ему; оно поэтому выносится за пределы системы управленческих функций. Вместе с тем и по своему содержанию, и по роли в управлении целеполагание является именно управленческой функцией, пронизывающей всю деятельность руководителя. Так, целеполагание нельзя приурочивать только к начальному этапу управления по двум причинам. Во-первых, определение общего направления деятельности организации, действительно, предшествует всем иным функциям. Однако в ходе всей последующей деятельности также имеет место переформулирование и (или) формулировка новый целей. Это необходимо в тех случаях, когда выясняется неэффективность или ошибочность изначально сформулированных целей. При этом целеполагание выступает не первым этапом управления, а в известном смысле является следствием иных управленческих функций. Во-вторых, специфической обязанностью руководителя является постановка целей перед исполнителями, что также включено в весь процесс организационного функционирования. Далее, по своему содержанию функция целеполагания — это сложный и развернутый во времени процесс, имеющий свои специфические закономерности, не свойственные иным управленческим функциям. Наконец, иногда функция целепогалания используется в качестве основы для организации всего управления, его своеобразного механизма — в методе «управления по целям» В теории управления общая характеристика цели дается на основе одного из главных положений системного подхода, согласно которому она понимается в качестве системообразующего фактора организаций. Это означает, что именно цель определяет общую направленность деятельности организации, ее состав (как подразделений, так и персонала) и структуру, регулирует характер существующих в организации взаимосвязей между ее компонентами, а также интегрирует их в согласованную систему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2 Планирование 

Планирование – это процесс определения целей организации, средств достижения этих целей, а также требуемых ресурсов; позволяет разработать последовательность действий, направленную на  достижение этих целей, т.е. планирование - это способ координации деятельности предприятия.

Цель планирование – эффективное использование ресурсов предприятия.

Основные виды планирования:

- долгосрочное планирование,

- стратегическое планирование,

- портфельное планирование,

- краткосрочное или тактическое  планирование.

Исходным пунктом долгосрочного планирования является составление прогноза объема реализации товаров и услуг, создаваемых предприятием, на много лет вперед. Обычно при этом используются  методы экстраполяции, базирующиеся на установившейся тенденции развития за прошедший период.

Основное отличие стратегического планирования от долгосрочного заключается в том, что планирование осуществляется в зависимости от внешних условий деятельности предприятия (спрос на товары и услуги, позиции конкурентов) и предполагает поиск путей наилучшего использования внутренних возможностей предприятия с учетом внешних ограничений.

Концепция стратегического планирования переключает внимание с производства на рынок. Стратегическое планирование разрабатывалось под влиянием следующих факторов:

внедрение в управление маркетинговой концепции, т.е. рыночной ориентации управления,

диверсификацией (т.е. фирма обладает набором видов деятельности).

Стратегическое планирование – это набор действий и решений, которые ведут к разработке стратегий, направленных на достижение целей организации.

Стратегия формулируются и разрабатываются высшим руководством, но ее реализация предусматривает участие всех уровней управления.

Продуктовый портфель фирмы – это набор «продуктов» (товаров или услуг), которые производит фирма, т.е. портфельное планирование связано с планированием всей совокупности товаров или услуг.

Желательно, чтобы эти продукты «продукты находились на разных стадиях жизненного цикла (внедрение, рост, насыщение, спад).

При портфельном планировании пытаются сбалансировать продукты, наиболее рискованные с точки зрения получения прибыли (находящиеся на ранней стадии жизненного цикла) и продукты, находящиеся на более поздних стадиях жизненного цикла.

Организация, наряду с долгосрочными, разрабатывает краткосрочные планы. Такие краткосрочные планы называются тактическими.

Тактику разрабатывают в развитие стратегии, результаты тактического планирования проявляются очень быстро, по ним осуществляется корректировка стратегии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 Организация

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.

Имеется два основных аспекта организационного процесса:

1.Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Распределение полномочий, которые связывают руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за ее выполнение

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Решение о выборе структуры организации принимается  руководством высшего звена. Структура организации должна быть такой, чтобы наилучшим образом обеспечить реализацию ее стратегии.

Последовательность разработки структуры следующая:

-деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности;

-установление соотношения полномочий различных должностей;

-определение должностных обязанностей, поручение их выполнения конкретным лицам.

Организационные структуры подразделяются на бюрократические (механические) и адаптивные (органические). В свою очередь бюрократические организации делятся на линейные, функциональные и дивизиональные.

При линейной структуре каждый работник имеет только одного непосредственного начальника.

Достоинства такой структуры:

простота,

полная ответственность руководителя,

обеспечение принципа единоначалия.

Недостатки:

высокие требования, предъявляемые к руководителю,

недостаточная гибкость.

При функциональной структуре предполагается введение специализированных руководителей. Каждый руководитель отвечает за свой круг вопросов.

Достоинства функциональной структуры:

углубленная специализация управленческой деятельности, что повышает компетентность принимаемых решений,

большая динамичность по сравнению с линейной системой (легко создаются новые функциональные службы).

Недостатки:

недостаточная координация, по мере усложнения управления возникают новые функциональные службы, и увеличивается число руководителей.

При линейно-штабной структуре  за основу принимается линейная структура, но к некоторым руководителям, прежде всего высшего звена, прикрепляется группа (штаб) квалифицированных специалистов. При этом обеспечивается высокое качество принимаемых решений.

Дивизиональная структура управления включает в себя несколько организационных единиц, называемых отделения. Каждое отделение имеет свои подразделения производства, планирования, сбыта и обладает определенной хозяйственной самостоятельностью. В ведении центральной администрации остаются отделы, занимающиеся общефирменными вопросами (финансовыми, юридическими , кадровыми и т.п.).

Имеются следующие разновидности дивизиональных структур, в зависимости от признака, по которому создаются отделения:

Дивизионально-продуктовая структура используется, если фирма производит большое количество разнообразных продуктов (товаров, услуг).

Дивизионально-региональная структура управления применяется, когда деятельность охватывает большие фирмы

Адаптивные структуры подразделяются на проектные и матричные.

Проектная организационная структура – это временная форма, создаваемая для решения конкретной задачи.

Матричная структура основана на совмещении двух структур управления: линейной и управления по проекту. В такой структуре руководители проекта обладают так называемыми проектными полномочиями и отвечают за интеграцию всех видов деятельности, связанных с реализацией данного проекта, для этого все виды ресурсов поступают в их распоряжение.

Основной недостаток матричной структуры – ее сложность. Достоинствами матричной структуры являются:

гибкость,

ответственность за выполнение каждого проекта,

улучшение координации работ по отдельным проектам.

Наибольшее распространение матричные структуры получили в научно-производственных объединениях, при производстве электронного оборудования и вычислительной техники.  

 

 

 

 

 

4.4 Мотивация

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Теории мотивации разделяются на две категории: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации основываются на идентификации тех внутренних побуждений (называемых потребностями), которые заставляют людей действовать так, а не иначе.

Процессуальные теории мотивации основываются на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания. Теория содержательной или процессуальной мотивации основана на использовании понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности классифицируются как первичные и вторичные. К первичным относятся потребности в пище, воде, отдыхе и т.п.Вторичные потребности по природе своей психологические: потребность в успехе, уважении, власти.

Потребности вызывают у человека стремление к их удовлетворению, то менеджеры должны создавать ситуации, которые позволили бы людям чувствовать, что они могут удовлетворить свои потребности посредством типа поведения, приводящего к достижению целей организации.

Вознаграждение – это все, что человек считает ценным для себя. Но понятие ценности у людей специфическое, а следовательно, и различна оценка вознаграждения. Внутреннее вознаграждение дает сама работа. Чувство достижения результата, значимость выполняемой работы, общение с окружающими. Наиболее простой способ обеспечения внутреннего вознаграждения – создание соответствующих условий работы и точная постановка задачи. Внешнее вознаграждение дается организацией. Сюда относится зарплата, дополнительные выплаты, продвижение по службе, символы служебного статуса и престижа. Администрация должна установить, каковы потребности ее работников. 

 

4.5 Контроль

Контроль-это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Выделяют два направления:

• контроль для оценки полученного результата;
• контроль для принятия мер по корректировке существенных отклонений от плана либо корректировке самого плана.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

Основными причинами необходимости контроля являются:

• неопределенность, сложность и динамичность среды;
• предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
• поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь контроля с функцией организовывания прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.

Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера- Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.