Закономерности развития основ управления. Системный подход к процессу управления

На предприятиях (в организациях), кроме экономической, выделяются следующие ведущие системы:

- социальная - это люди, составляющие коллектив, создающие продукцию или выполняющие услуги, вступающие в процессе совместного труда в определенные социальные отношения;

- техническая - это взаимосвязанный, взаимообусловленный комплекс оборудования, обеспечивающий решение задач системы, взаимодействующий в пространстве, сочетающийся по мощности и функциональной принадлежности;

- технологическая  система основана на делении процесса производства на стадии, фазы, процессы и т.д.

- система организации  производства и управления обеспечивает эффективное размещение оборудования, рабочих мест, людей в производственном процессе, планирование, мотивацию, координацию и контроль за выполнением заданий.

Особая роль в системе управления отведена иерархической структуре.

Иерархия - расположение частей или элементов целого в последовательности от высшего к низшему с указанием порядка подчинения низших элементов звеньям управления высших элементов. Это тип структурных отношений в сложных многоуровневых системах, характеризуемый упорядоченностью, организованностью и взаимодействием между отдельными уровнями по вертикали.

Иерархическая структура системы - это система, состоящая из взаимосвязанных подсистем, каждая из которых, в свою очередь, является иерархической по своей структуре, и так до тех пор, пока не добирается до самого нижнего уровня элементарных подсистем, а потом и ее элементов.

Все иерархические системы обладают общими свойствами независимо от их конкретного назначения. Сюда относятся следующие свойства:

- многоуровневость системы (число уровней подсистем);

- характер взаимосвязи между уровнями (подсистемами);

- наличие вертикальных  связей между подсистемами различных уровней;

- степень централизации  и децентрализации управления.

Число уровней подсистем, получаемых в результате расчленения системы, зависит от ее «степени сложности» и «размеров», а также от выбранных признаков, в соответствии с которыми осуществляется расчленение этой системы.

Используя отношение субординации (подчинения) и отношение координации (соподчинения) между подсистемами (компонентами), геометрическое исследование Л.Эйлера нашло применение в обосновании иерархической структуры системы (рис. 6).

 

                                

                         Рис.6, Иерархическая структура системы «Круги Эйлера»

Существует два типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы - закономерный пример закрытой системы. Основные отличительные черты открытой системы - способность обмениваться со средой массой, энергией и информацией.

Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами.

На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, превращая их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж.

 Организация состоит из многочисленных взаимозависимых компонентов и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой.

                                                                      Подсистемы

Любая система является совокупностью элементов. Но если учесть сложность систем, их особенности и размеры, то в результате различной декомпозиции по определенным признакам и видам деятельности появляются подсистемы.

Подсистемой называется выделенная по какому-либо признаку часть системы, имеющая характерные особенности. Она взаимосвязана с другими частями системы и ее, в свою очередь, можно рассматривать как самостоятельную систему.

Системы управления хозяйствующим звеном подразделяются на следующие подсистемы: целевые, функциональные, маркетинговые, логистические и обеспечивающие управление.

К целевым подсистемам относятся: управление выполнением производственной программы; управление развитием производства, управление качеством продукции, управление социальным развитием организации и охраной окружающей среды.

В состав функциональных подсистем управления входят: управление технологической подготовкой производства и технологическими процессами; управление трудом и заработной платой; управление метрологическими процессами, опытами и испытаниями; управление финансовой деятельностью, бухгалтерским учетом и отчетностью.

К маркетинговым подсистемам относятся: стратегическое и текущее планирование; исследование рынка сбыта товаров, их увеличение и управление товародвижением; управление рекламой, гарантийное и послегарантийное обслуживание.

В состав логистической подсистемы управления входят: управление запасами и хранением продукции на складах предприятия; управление снабжением и сбытом

продукции.

К подсистеме обеспечения управления относятся: правовое, математическое, информационное и нормативное обеспечение, а также технические и программные средства управления хозяйствующим звеном.

Существуют также логистическая подсистема (управление запасами и хранением продукции; управление снабжением и сбытом продукции) и подсистема обеспечения управления (правовое; математическое; программное и техническое; информационное и нормативное; организационное).

Специфические же свойства подсистем находят свое выражение в их функциях, представляющих собой определенные действия, которые могут проявиться лишь при наличии другого элемента, способного в силу совместимости с ним воспринимать и преобразовывать это воздействие. Только на этой основе возможно взаимодействие элементов и подсистем. В зависимости от конкретных условий каждый из элементов поочередно может выполнять то функцию действия, то функцию восприятия.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Проржавевший проводок от аккумулятора не подает ток в электросистему автомобиля, вследствие чего не может работать вся машина. Точно так же работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

 

     Системный подход в анализе систем управления

 

Управление может осуществляться только в том случае, если существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией, и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления.

Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления – практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность – это функционирование системы управления.

Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами ее построения, функционирования и преобразования.

                   Структурно-функциональная подсистема управления

Система управления распадается на подсистемы, выделение которых наглядно проявилось относительно недавно. Первой подсистемой является то, что ранее было принято рассматривать как собственно систему управления. Это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные за ними функции и решающих поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие. Данную подсистему системы управления можно рассматривать как единство организации, технологии и методов управления. При дальнейшем рассмотрении данную подсистему управления будем называть структурно-функциональной подсистемой системы управления (СФП). Обычно именно структурно-функциональная подсистема подвергается самому тщательному анализу и описанию при рассмотрении вопросов построения и функционирования системы управления. В настоящее время разработана общая теория функции управления, кадров управления, организационных структур управления, а также технологии и методов управления.

Структурно-функциональная подсистема выступает как бы в роли «костяка», «остова» или же даже «тела» системы управления. Причем при определенном уровне развития управления «тело» системы управления фактически эквивалентно системе управления в целом. Но всякий развитый организм не эквивалентен только своему телу. Есть еще нечто исключительное, что условно можно назвать «душой» организма. Чем выше уровень развития организма, тем выше значимость этой его подсистемы. Что же можно считать душой системы управления? Ответ на этот вопрос можно получить, если проанализировать вторую подсистему системы управления.

Основными частями данной подсистемы являются следующие блоки:

• управленческая идеология и ценностная ориентация системы управления;
• интересы и поведенческие нормативы участников процесса управленческой деятельности;
• информация и информационное обеспечение коммуникаций в системе управления.

Совокупность данных трех блоков в основном покрывает всю рассматриваемую подсистему, хотя применительно к определенным системам управления можно указать на существование дополнительных блоков, играющих определенную роль в данной подсистеме. Такими блоками могут быть, например, блоки национальных интересов и даже национальных управленческих стереотипов либо блоки реализации в управлении идеологических установок. Данные блоки следует принципиально отличать от первого выделенного блока управленческой идеологии, так как они служат выразителями определенных видов бытующей в обществе идеологии вообще, а не только управленческой идеологии.

              Информационно-поведенческая подсистема управления

И основные названные блоки, и блоки, возникающие в конкретных условиях и имеющие явно выраженный ситуационный характер, находятся в динамическом взаимодействии как между собой, так и с элементами структурно-функциональной подсистемы системы управления. При этом в различных системах управления в зависимости от общих свойств, системы, ее характерных особенностей, а также в зависимости от уровня развитости системы управления и условий осуществления управленческой деятельности степень проявления отдельных блоков, а также характер их взаимодействия могут быть совершенно различными. Однако в любых случаях рассматриваемая подсистема системы управления имеет общее свойство, суть которого состоит в том, что она связывает воедино (и не только связывает, а и сводит воедино в успешно функционирующих системах управления) на основе развития информационных каналов и связей цели организации, воплощаемые в критериях функционирования, управленческую идеологию, интересы и критериально-нормативную базу работников управления, процедуры и организацию управленческой деятельности. Это позволяет данную подсистему охарактеризовать как информационно-поведенческую подсистему системы управления (ИПП).

Реальными формами проявления данной подсистемы являются:

• управленческие теории и управленческая идеология;
• формальные и неформальные отношения управленческих работников с представителями внешнего окружения;
• уровень организационного развития, а также уровень развития каждого отдельного работника управленческого звена;
• информированность работников, носители информации, методы распространения информации.

В настоящее время в связи с объективно происходящим процессом ускоренного и расширенного распространения информации, а также в связи с заметным увеличением значимости синергического эффекта, получаемого от органично осуществляемых совместных действий, резко возрастает роль информационно-поведенческой подсистемы системы управления.

                      Типы информационно-поведенческих подсистем

Существует несколько достаточно выраженных типов информационно-поведеяческих подсистем.

Первый тип характеризуется наличием формальной организации деятельности и отношений в системе управления. Деятельность инициируется распоряжениями и требует наличия формального контроля исполнения, отношение к работе безразличное, безответственное и безынициативное. Интересы работников и их умения направлены вовне организации. Отношения между работниками по поводу работы формальные, неформальные отношения связаны с интересами, находящимися за пределами организации. Уровень информированности невысок, доступность информации низкая как в силу формальных ограничений, так и по причине слабости и неразвитости технической базы обращения к информации и ее распространения.