Задачи управления организацией

p align="justify">   Более того, в каждой конкретной  компании каждый отдельный контур  автоматизации документооборота  будет иметь ярко выраженную  специфику.

   При этом, очень часто функции обработки документов являются частью бизнес процессов,  уже автоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколько примеров подобных задач:

• отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского учета
• архив документов и система контроля и уведомления о своевременности взаимодействий в приложении управления контактами
• подсистема утверждения платежных документов, порождаемых в системе управления поставками

   В принципе можно внедрять  перечисленные приложения по  отдельности «с нуля», не вкладываясь  в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне  применимый при автоматизации  традиционных приложений, не позволяет  достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:   

   Множество приложений на одном  рабочем месте

   В обычных приложениях (бухгалтерская  программа, систем складского  учета и пр.) пользователь работает  с информацией в рамках одного  автоматизированного рабочего места,  и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения.  

   Не регулярное использование  приложений

Пользователь  взаимодействует с функциями  приложений апериодически по мере необходимости  выполнения определенной функции в  бизнес процессе. Он может выполнять  определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это  требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что  и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс  для различных  функций в различных процессах обработки документов. 

   Необходимость организации общего  информационного пространства

   Положения данного класса накапливают  информацию об основных аспектах  деятельности сотрудников организации.  В связи с эти, необходимо  уделять особое внимание общности  механизмов поиска, извлечения знаний,  накопления статистической информации  и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации. 

   Необходимость гибких инструментов  модификации приложений

   Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест,  и требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации.  

   Необходимость последовательной  автоматизации  

   Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений. 

   Сложность управления комплексом  приложений

   При последовательном внедрении  большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи  обработки документов, не интегрированных  в единую систему, существенно  усложняется и удорожается их  сопровождение. Это в конечном  итоге может свести на нет  эффект от автоматизации и  требует внедрения приложений  в рамках единой системы администрирования  и сопровождения.

  Все  это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и создания единой инфраструктуры  для реализации данных задач.

   Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для  комплексной автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной реализации системы. 

   При подобном подходе задача  разрабатывается на два этапа,  а именно – внедрение  инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.

   Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

• Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
• Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех приложений
• Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
• Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
• Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
• Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес процессов

 

   К сожалению сегодня не существует  четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота  и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов.  При покупке системы может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему «Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для внедрения комплекса приложений.

   И именно по этому мы наблюдаем  достаточно много случаев, когда  компании, покупая дорогостоящую  систему без наличия четкого  плана ее использования и понимания  ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно  самой возможности комплексного  решения задачи автоматизации документооборота.

   Однако не всегда внедрение  подобной платформы оказывается  целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.

Рис. 1 Зависимость  суммарных издержек на внедрение  и количеством внедренных приложений при использовании различных  стратегий. 

   Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются риски неудачного внедрения.

   Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде.

   Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод, если перед организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных задач, например, создание архива документов и автоматизации делопроизводства, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. Ее внедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала.

   Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:

• Осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации
• Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы
• Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и  внедрения приложений на базе платформы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

   Основными чертами первого этапа  становления рыночной экономики  в России, а также и в   ПМР  являются: приватизация; формирование  предпринимательских структур малого  бизнеса; формирование многоукладной  экономики; отказ от одномерного  мышления и переход к многомерному  системному мышлению; создание цивилизованной  системы менеджмента.

   На этом этапе ощущается большой  дефицит знаний и опыта для  внедрения базовых научных методов  активизации деятельности рыночных  субъектов. Эти методы базируются  на принципах экономической свободы  и жесткой ответственности, самоорганизации  и самоуправления.

    Современный эффективный менеджер  должен  уделять  огромное внимание  человеческим ресурсам,  о которых   руководители вспоминают в самый  последний  момент или не  вспоминают вовсе.  Применение  разнообразных способов вознаграждения  и налаживание эффективных коммуникаций  с  сотрудниками  могут принести  гораздо больший эффект,  чем  это может показаться на первый  взгляд.  Профессионально применяя  на практике рассмотренные в  данной работе процессы и методы  управления организацией, постоянно  повышая уровень управленческой  культуры, стремясь к самоутверждению,  а не к самопрезентации, увеличивая  число стратегий мышления и  вкладывая средства  в  персонал  и идеи, менеджер, как и его  деятельность, становятся действительно  эффективными. Всё это, вместе  взятое, принесёт рост и процветание  его фирме.