Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

      В организации существует необходимость  отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

      Перегрузка  каналов связи — другая причина трудностей в 
организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации (техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.

      Современная информационная технология

    Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

      Офис  современного менеджера может быть в любом месте (мобильным). Переносные рабочие станции, компьютеры, "ноутбуки" — все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе практически из любой точки.

     Информационная  технология позволяет достичь следующих  целей:

     1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму  задержки в получении информации  из-за ее возможной недоступности,  из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

     2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся  работу (ненужные задания типа  перепечатывания и нудная сортировка  и поиск документов).

     3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки). 

     Заключение

    Осуществление коммуникаций — это связующий  процесс, необходимый для любого важного управленческого действия. Коммуникация — это обмен информацией между людьми. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

    Руководитель  может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи до того, как сообщать их, учитывая возможные различия — семантики; и восприятия, — представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи. Распространенными препятствиями на путях обмена информацией в организациях служат фильтрация плохих новостей подчиненными, перегрузка информационной сети и неудовлетворительная структура организации. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной 
связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

     Значение  коммуникаций трудно переоценить, они  важны для руководителей по следующим  причинам:

1. Руководители тратят большую часть времени на коммуникации.

Согласно  данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. Коммуникации необходимы для подтверждения авторитета и

выражения воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению

организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

         От эффективности коммуникационных  процессов, их организации зависит  скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его предприятию особенностям. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

1. Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 2004.
2. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебн. Пособие; 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2000-283с.
3. Веснин В.Р. Основы менеджмента. Учебник. – М., 1998
4. Менеджмент организаций. Учебное пособие. Под ред. Румянцевой и Саломатина. – М.: Инфра, 1995
5. Мескон М.Х. и др. Основы менеджмента. – М., Дело, 1992
6. Общий и специальный менеджмент: Учебн. пособие: В двух ч./ Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.Н. Панкрухина. - М.: Изд-во «РАГС», 2001