Управление: понятие и сущность

Границы являются точками, в которых организация  встречается с внешним окружением. Для большинства организаций  граница между самой фирмой и  внешним окружением постоянно изменяется, например меняются источники сырья, рабочей силы, технического перевооружения, рынков сбыта и т. п.

Поток есть движение материальных, информационных, энергетических потоков и человеческой энергии в системе. В организацию  поступает сырье, комплектующие, а  выходит готовая продукция и  услуги.

Обратная  связь есть процесс получения информации о различных системах для того, чтобы определить их состояние и вносить коррективы, осуществлять регулирование. Например, на основании учетных данных о ходе производства осуществлять функцию оперативного регулирования по отклонениям от плана.

В русле  системного подхода в менеджменте 60-80-х гг. развилась одна из наиболее известных концепций этого времени - концепция организационного поведения.

       Организационное поведение - это  область знаний, ориентированная  в сторону лучшего понимания человеческого поведения и использование этого знания с целью помочь людям более продуктивно осуществлять свои обязанности в организациях и получать от этого большее удовлетворение. Основные ценности, характеризующие концепцию организационного поведения, состоят в следующем:

• акцент на установлении причинно-следственных связей при изучении поведения индивида;
• влияние процесса обучения на изменение поведения индивида;
• гуманистический подход к человеку;
• забота об организационной эффективности;
• стремление полагаться на эмпирические (опытные) исследования и научный метод;

       Обеспечивая понимание, как и  почему индивидуумы и группы  ведут себя, организационное поведение подготавливает людей стать лучшими служащими и менеджерами. Основная идея, проходящая через концепцию организационного поведения, заключается в том, что поведение людей вызывается одновременно их собственными личными характеристиками и окружающей средой, в которой они находятся.

       Все изложенное выше позволяет  сделать вывод о том, что теория систем обеспечила дисциплину управления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Однако теория систем сама по себе еще не говорит, какие же элементы организации как системы особенно важны. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на эффективность управления. Очевидно, что руководители должны знать структуру переменных организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияние на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логически продолжением теории систем.

2.2 Применение ситуационного подхода в управлении

       Ситуационный подход расширил  практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организации. Центральным понятием ситуационного подхода является ситуация.

       Ситуация - конкретный набор обстоятельств,  которые решающим образом влияют  на организацию в конкретное время.

       Ситуационный подход - ориентация  управления внутри предприятия  на совокупность различных по  своей природе воздействия переменных, характеризующих определенную ситуацию.

       Организация и методы управления  строятся в соответствии с ситуацией, в которой находится в данное время предприятие или учреждение. Меняется ситуация - меняются методы управления и поведение лица, принимающего решение.

      Таким образом, в отличие от всех предыдущих способов управления коллективными действиями, в менеджмент входит постоянное обновление с ориентацией на конкретную ситуацию. А в набор средств эффективного менеджмента к "системному мышлению" добавляется способность "ситуационного мышления".

       Концепция процесса управления, ориентированная на ситуационный подход, применима ко всем организациям, потому что ситуационный подход пытается увязать конкретные принципы и методы работы с определенными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно. При этом каждая ситуация рассматривается так, чтобы определить её уникальные свойства перед тем, как принять управленческое решение. Это заметно отличает его от ранее применяемых подходов, ориентированных на универсальные принципы, которые часто были неприменимы к специфическим ситуациям.

       Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций.

           Реализация ситуационного подхода предполагает, что руководитель должен:

• уметь осуществлять анализ ситуации с точки зрения того, какие требования к организации предъявляет ситуация и что характерно для нее;
• принять соответствующее решение, которое бы в наибольшей степени и наилучшим образом соответствовало бы требованиям, выдвигаемым к организациям со стороны ситуации;
• уметь предвидеть вероятные последствия - как положительные, так и отрицательные - от применения конкретной методики или концепции;
• создавать в организации потенциал и необходимую гибкость для того, чтобы можно было перейти к новому управленческому стилю, соответствующему ситуации.

       С помощью ситуационного подхода  руководитель пытается определить, каковы значимые переменные ситуации  и как они влияют на эффективность  организации. Все факторы влияния  можно сгруппировать по двум  основным классам: внутренних и внешних переменных.

       Внутренние переменные - это ситуационные  факторы внутри организации, которые  по существу являются результатом  управленческих решений. К числу  основных внутренних переменных  относятся цели, структура, трудовые  ресурсы, оборудование, материальные запасы, технология и культура организации.

       При анализе внешних переменных  обычно выделяют:

• переменные прямого воздействия, т. е. те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации (поставщики, законы и государственные органы, потребители, конкуренты и собственники);
• переменные косвенного воздействия, т. е. те, которые опосредственно, а не прямо влияют на операции организации и не испытывают на себе прямое же влияние операций организации (экономическое окружение и политическая среда, технологическое, социально-культурное и международное окружение).

       "Бизнес-ситуация" - это перечень  событий и проблем, фактически  стоящих перед лицом, принимающим  решение с ориентацией на сведения о внутренней и окружающей среде. Изменение внешних и внутренних переменных свидетельствует о возникновении новой ситуации, которая требует адекватной реакции лица, принимающего решения.

       Управление процессами и объектами  в любой области человеческой  деятельности изобилует неопределенностью  и конфликтами*. Эти проблемы бывают  часто настолько сложными, что  верные решения требуют большой  подготовительной работы для  выбора оптимального варианта. Одним из перспективных и результативных методов получения верных решений в таких случаях является метод изучения хозяйственных и производственных ситуаций.

       В отечественной и зарубежной  практике обучения менеджеров* в  последние годы находит широкое применение метод изучения хозяйственных и производственных ситуаций - "кейс-стади".

       Основная цель метода анализа  конкретных хозяйственных ситуаций - развитие аналитических способностей  и привитие навыков в применении  полученных знаний.

     Сущность метода заключается в том, что слушатели знакомятся с описанием конкретной ситуации, сложившейся на предприятии, определяют проблему, заложенную в ситуации. После выявления проблем разрабатываются несколько альтернативных курсов действий и рассматриваются возможные положительные и отрицательные последствия каждого действия. Наконец, вырабатывается наиболее верный вариант решения. Таким образом, процесс выработки решения составляет сущность метода конкретных ситуаций. [7, С.117].

2.3 Законы и принципы кибернетики, применяемые в управлении организациями

       Для выяснения сущности управления  и для рассмотрения проблем  его организации и эффективности  важное значение имеет установление  связи между теорией управления  и кибернетикой.

       Слово "кибернетика" возникло в Древней Греции. Впервые его произнес задолго до нашей эры философ Платон, произведя его от греческого слова "кибернус", что означало "кормчий". Вот почему древнее искусство управлять кораблем может служить первым символом кибернетики.

       В середине ХХ века новый  смысл в это понятие вложил  математик Н. Винер. Кибернетика  - наука об управлении сложными  динамическими системами и процессами. Объектом изучения этой науки  являются системы любой природы,  способные воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать её для управления и регулирования. Система (с греческого: составленное из частей, соединение) является одним из основных понятий кибернетики. [8. С. 432].

       Появление кибернетики - науки  об общих закономерностях в процессах управления, осуществляемых в живых существах, машинах и их комплексах, позволило собрать и обобщить огромное количество фактов, которые показали, что процесс управления во всех организованных системах сходен. Различие в управлении объектами касаются критериев цели, задач и содержания управления. Однако структура и построение процессов управления в организованных системах любых рангов имеют черты глубокого сходства, общности. Это обстоятельство объясняется тем, что процесс управления всегда представляет собой информационный процесс.

       Кибернетика изучает процессы  получения и передачи, накопления  и преобразования, переработки и  использования информации в машинах,  живых организмах и их объединениях. Установление связи между управлением  и информационными процессами - важнейшее достижение кибернетики. Оно позволяет понять технологию процесса управления и, главное, подвергнуть его изучению количественными методами. Отличительная черта кибернетического подхода к познанию и совершенствованию процессов управления - использование их аналогов в живой и неживой природе и моделирование. Основная задача кибернетики - достижение на основе присущих ей методов и средств оптимального уровня управления, т. е. принятие наилучших управленческих решений.

Таким образом, кибернетическим называется такое управление, которое:

• рассматривает организацию как некоторую большую систему, каждый элемент которой берется не только сам по себе, но и как часть большой совокупности, в которую он входит;
• обеспечивает оптимальное решение многовариантных динамических задач организации;
• использует специфические методы, выдвинутые кибернетикой (обратную связь, саморегулирование и самоорганизацию и т. п. );
• широко применяет механизацию и автоматизацию управленческих работ на основе использования вычислительной и управляющей техники и компьютерных технологий.

       Благодаря такой трактовке кибернетика находит практическое применение в самых различных областях деятельности человека, в том числе и в экономической. Ее приложение к экономике получило наименование экономической кибернетики, которая рассматривается как "использование научных подходов, основного комплекса понятий и научных инструментов кибернетики для исследования экономических явлений и решения практических экономических задач. [9, С. 401].

       Из кибернетики управление заимствует  следующие законы и принципы  необходимого разнообразия, эмерджентности, внешнего дополнения, обратной связи, выбора решения, декомпозиции, а также иерархии управления и автоматического регулирования (саморегулирования). Рассмотрим указанные законы и принципы с точки зрения их связи с вопросами управления организацией.

       Закон необходимого разнообразия. По определению У. Р. Эшби, первый  фундаментальный закон кибернетики  заключается в том, что разнообразие сложной системы требует управления, которое само обладает некоторым разнообразием. Иначе говоря, значительное разнообразие воздействующих на большую и сложную систему возмущений требует адекватного им разнообразия её возможных состояний. Если же такая адекватность в системе отсутствует, то это является следствием нарушения принципа целостности составляющих её частей (подсистем), а именно - недостаточного разнообразия элементов в организационном построении (структуре) частей.

       Ограничение разнообразия в поведении управляемого объекта достигается только за счет увеличения разнообразия органа управления (управленческих команд). Чтобы достигнуть минимума разнообразия выходных реакций (результатов деятельности) системы, управляющий орган должен быть способен к выработке определенного минимума команд и сигналов. Если его мощность ниже минимума, он не способен обеспечить полное управление.