Технология менеджмента

С целью повышения эффективности  контроля и снижения его отрицательного влияния на работников рекомендуется:

• устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

• обсуждать с работниками ожидаемые результаты;

• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

• избегать чрезмерного, излишнего контроля;
• поощрять за достижение стандартов.

Главные инструменты выполнения функции  контроля -наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, становится менее жестким и более экономичным.

Для осуществления  контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами  при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и  сроки. Расход ресурсов желательно учитывать  по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.

Осуществление регулярного и качественного учета и контроля за функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности. [8]

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

2.1. Информация и ее восприятие

 

 

 Поведение   человека  обусловлено  определенной  полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается  совокупность  сведений  и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая  информация — это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации.

Управленческую  информацию классифицируют по следующим  признакам:

- по содержанию — кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;

- по назначению — для  руководителей и исполнителей, для  одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

- по степени конфиденциальности  — для общего пользования,  служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

- по степени достоверности  — достоверная и проверенная,  подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

- по степени готовности  для пользования ею — первичная  несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;

- по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам  получения и распространения и другим признакам.

Источниками управленческой информации могут быть: вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Значительную  часть времени менеджеры уделяют  работе с такими источниками информации, как: бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Восприятие  человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов — отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др. По этим причинам может быть и потеря информации.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое. Это быстротекущая, многогранная и сложная работа его головного мозга. Человек логически обрабатывает информацию, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке, а способ передачи и получения информации им знаком. Восприятие устной информации нельзя отделить от личности человека, передающего информацию, уважаемый он или нет, подчиненный или начальник, пожилой или молодой, мужчина или женщина. Все это имеет немалое значение.

Кроме официальных  устных докладов, менеджеры могут  получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация. [4]

 

2.2.Понятие информационной системы и технологии

 

Информационная система  — это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т. д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ) на базе интеграции инфраструктуры компаний и информационных систем. Это дает возможность руководителям быстро взаимодействовать между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

ЭВМ позволяет  высвободить значительный состав учетчиков, бухгалтеров, плановиков и других работников, занятых планированием и нормированием труда, начислением зарплаты, учетом материально-производственных запасов и их управлением, реализацией продукции, статистической отчетностью. ЭВМ стала обычным явлением в процессе управления непосредственно производственными процессами. На основе быстрой обработки информации рассчитываются оптимальные режимы работ участков и цехов, конвейеров, агрегатов и машин, осуществляется диспетчеризация и оперативное управление производством.

Огромную роль в настоящее  время имеет быстрая и надежная система спутниковой связи, которая существует уже около 30 лет и обеспечивает связь между удаленными точками.

В работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиорелейных, кабельных, волоконно-оптических каналов и других систем связи. Технология подготовки и передачи информации осуществляется на телевизионных центрах с предварительной магнитной записью. Это дает возможность обеспечить четкий технический контроль качества записи, хронометраж, автоматизацию передачи и перехода на передачу другой информации, производить оперативный монтаж. По наиболее важным и срочным сообщениям применяется также прямой репортаж и передачи с мест событий.

Менеджер может, как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по сети Интернет.[1]

 

2.3.Этапы обмена информацией

 

Неотъемлемым элементом  любой организации является информационная система, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, обработку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, посредством  которых те связаны между собой.

Такая система, создаваемая  одновременно с организацией и с  учетом ее специфики, должна:

• обеспечивать своевременность  поступления информации о происходящем

в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных;

• позволить контролировать ее объективность и достоверность;

• облегчить внутренний обмен сведениями, минимизировать их потери, искажения и неточности;