Составляющие процесса управления временем

Как видно на рисунке, началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет, возможно составить план на год.

При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами.

Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым.

 

Рис.1.2.3 - Система планирования времени

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Дневной план строится на основе декадного плана

Составление планов дня возможно с помощью метода “Альпы”.[4]

Этот метод включает 5 стадий: а) составление заданий; б) оценка длительности акций; в) резервирование времени (в соотношении 60:40); г) принятие решений по приоритетам и перепоручению; д) контроль (учёт несделанного)

Следующий способ составления плана дня – дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка, и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их , если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Принятие решений. Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предполагает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. Необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.[14]

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях. Во-первых, важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. Во-вторых, На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%. В-третьих, Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам: составить список всех предстоящих задач. Систематизировать их по важности и установить очерёдность Пронумеровать эти задачи Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.

Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями (в соответствии с рисунком 1.2.4).

Рис.1.2.4 - Процесс делегирования

Контроль. Самоконтроль и контроль итогов.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоуправления будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи: осмысление физического состояния, сравнение запланированного с достигнутым ,корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль) (в соответствии с рисунком 1.2.5).

Рис.1.2.5 - Контроль за результатами труда

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.[13]

Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоуправления, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации, с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией.

Таким образом, принципы самоуправления предполагают следующие пути организации управленческого труда.

Во-первых, постановка цели. Позволяет определить: чего хотим и куда хотим прийти.

Во-вторых, планирование, помогает разработать практические задачи для реализации поставленных целей.

В-третьих, принятие решений. Позволяет выбрать приоритеты поставленных задач.

В-четвертых, Реализация и организация. Подразумевает уточнение конкретных текущих планов в соответствии с приоритетными задачами и возможность делегирования ряда задач.

В-пятых, контроль. Является неотъемлемой частью организации, поскольку позволяет оценить следование плану и результат решения задач.

В-шестых, коммуникации и информация. Результат предыдущих шагов будет эффективен лишь при оптимальном способе коммуникации и обмене информации, поскольку эти процессы связывают всю систему организации управленческого труда.

 

 

 

2. Исследование планирования и управления временем руководителя

 

2.1. Оценка организации управления временем руководителя

 

Компания ООО «Оскар Плюс СБ» занимается тем, что ставит сигнализации в магазинах, на дачах. Компания  ООО «Оскар Плюс СБ» находится по адресу Московская область Наро–Фоминский район п. Селятино, ул. Промышленная.

Офис оборудован охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пульт в милицию. Фирма работает с 2005 г. и за это время имеет около 800 постоянных клиентов.

В 2009 году количество заявок на установку систем безопасности резко сократилось, сказывается влияние кризисных явлений в экономической ситуации в стране.

 

Рис.2.1.1 - Структурная схема управления компании ООО «Оскар Плюс СБ»

. Все управление внутри офиса исходит от руководства (в соответствии с рисунком 2.1.1).

Теперь необходимо детально изучить объект самоуправления, а, точнее, временной разрез управленческого труда.

Первым шагом на пути к успеху в деле экономии и рационального использования рабочего времени является его "инвентаризация", осуществляемая с помощью наблюдения и измерения затрат.

В результате проделанной работы составляется таблица, в которой отражается расход времени в минутах на каждый вид работ.

Начинать надо с составления перечня выполняемых наиболее значительных работ, регистрируя их по мере выполнения.

Классификация по функциям руководства предполагает деление работ на следующие группы:

Организационно-административная работа

Творческая работа

Техническая работа

Вспомогательная работа

Время на личные надобности и отдых

Потери рабочего времени

Работы, не предусмотренные должностными обязанностями (косвенные потери)

В ООО «Оскар Плюс СБ» было проведено наблюдение и учет затрат руководителя, и по результатам исследований составлена таблица учета затрат времени.

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.1.1 - Планирование времени руководителя ООО «Оскар Плюс СБ»

№	Содержание работы	Продолжительность мин	Время начала	Время окончания	Приме чание	Доля в общем времени, %
1	2	3	4	5	6	7
1	Подготовка рабочего места	10	8.00	8.10	4	1,80
2	Просмотр отчетов за предыдущий день	30	8.10	8.40	2	5,41
3	Работа с секретарем	10	8.40	8.50	3	1,80
4	Планерка	30	8.50	9.20	1	5,41
5	Разбор корреспонденции	30	9.20	9.50	6	5,41
6	Работа с бухгалтером о текущих платежах	30	9.50	10.20	1	5,41
7	Ознакомление и подписание документов бухгалтерии	20	10.20	10.40	1	3,60

 

Продолжение таблицы 2.1.1

1	2	3	4	5	6	7
8	Перерыв на личные надобности	10	10.40	10.50	5	1,80
9	Срочное решение вопроса в связи с нарушением работы компьютерной сети резервирования и продажи билетов	30	10.50	11.20	1	5,41
10	Беседа со специалистом по маркетингу	10	11.20	11.00	1	1,80
11	Решение вопроса о выборе макета рекламы	25	11.00	11.25	2	4,50
12	Изучение предложений партнеров по реализации новых услуг	35	11.25	11.50	2	6,31
13	Работа над разработкой и проектированием новых услуг	35	11.50	12.10	2	6,31
14	Обеденный перерыв		12.10	13.10
15	Контроль производства, осмотр рабочих мест служащих, выявление опоздавших	30	13.10	13.40	1	5,41
16	Ответ на звонок и разговор по телефону	15	13.40	13.55	1	2,70
17	Осуществление звонка назначение встречи	10	13.55	14.05	6	1,80
18	Совещание с директором по развитию и по вопросу новых направлений	35	14.05	14.40	2	6,31
19	Обсуждение с директором по развитию перспективных направлений бизнеса	25	14.40	15.05	2	4,50
20	Передача задания о разработке перспективных направлений бизнеса директору по развитию	10	15.05	15.15	1	1,80
21	Беседа с менеджером по дисциплинарному вопросу	20	15.15	15.35	1	3,60
22	Перерыв на личные надобности	10	15.35	15.45	5	1,80
23	Собеседование с кандидатом на работу	20			1	3,60
24	Задание секретарю на подготовку бумаг	20	15.45	16.05	3	3,60
25	Работа с начальником отдела продаж по вопросу снижения продаж	20	16.05	16.45	2	3,60