Содержание и логика развития системы управления

1.1. Подходы к развитию системы управления

Развитие управления организацией является частью общего поступательного движения общества. Поэтому независимо от того, какую роль играет управление на том или ином этапе или же в тех или иных социально-экономических условиях, его преобразование всегда задается общим направлением развития общества. Развитие управления – это не разовые преобразования управления с целью достижения «наилучшего» состояния управления, а непрекращающийся во времени процесс (рис. 1).

Естественно, из данного положения не следует, что развитие управления происходит постоянно и непрерывно. Развитие управления идет скачкообразно. Поэтому, хотя развитие управления и является объективно обусловленным процессом, осуществляется оно преимущественно путем сознательных и целенаправленных преобразований СУ организацией.

Следует отличать развитие управления от его совершенствования. Развитие управления – это разворачивающийся во времени процесс его перехода из одного состояния в другое, который характеризуется наличием качественных преобразований управления в целом либо же привнесением в управление качественно новых элементов, свойств или характеристик, затрагивающих определяющие построение и функционирование управления начала (рис. 2). Термин «развитие» включает в себя и «реструктуризацию».

Рис. 1. Основные подходы к развитию СУ

Рис. 2. Характер изменений в СУ

Совершенствование управления – это улучшение по определенному критерию характеристик системы управления. Поэтому, если для развития управления характерно сравнение его наличного состояния с предыдущим, то для совершенствования управления характерно сравнение состояния системы управления с наилучшим по определенному критерию. Развитие управления и его совершенствование – это разноплановые явления, более глубинным и фундаментальным и соответственно определяющим среди которых является развитие управления.

Многие изменения в системе управления происходят в результате совершенствования или рационализации. Однако не всякое совершенствование управления и тем более не всякая рационализация управления могут рассматриваться в качестве мероприятий, приводящих к развитию управления.

Для понимания сущности, механизма и логики развития управления самого досконального изучения и учета в практической деятельности заслуживает историзм процесса развития управления, изучение и рассмотрение движения управления в его конкретно-исторических проявлениях.

Историзм развития управления проявляется в первую очередь в следующих двух моментах.

Во-первых, состояние развития управления находится в сильной зависимости от уровня развития производительных сил. Примером этого могут служить изменения управления при переходе к фабричной форме организации и т.п.

Во-вторых, историзм развития управления проявляется в том, что все или подавляющее большинство подходов к решению проблем развития управления связаны с отработанным в прошлом опытом (чаще всего успешным) решения проблем. Прошлый опыт, трансформируясь в стереотипные оценки ситуаций и проблем, стереотипные подходы к их решению, держит разработчиков изменений в своем плену, обычно при этом никак не заявляя о себе.

Примером одного из самых распространенных стереотипных подходов к решению возникающих перед управлением проблем являются постоянно наблюдающиеся попытки их устранения путем создания специализированных органов управления, призванных заниматься вопросами, связанными с решением этих проблем. На определенном этапе развития управления в нашей стране (20–30-е гг.) в силу специфических условий такой подход не только оправдывал себя, но и дал определенные положительные результаты. А это в свою очередь привело к слепой вере в то, что для решения любой новой проблемы нужно создавать новые органы либо же преобразовывать старые.

Если отбросить отдельные специфические условия, когда такой подход действительно оправдан, то в общем случае он совершенно неверен. Специализированные органы необходимо создавать тогда, когда хотя бы выделилась часть управленческой функции, которая не реализуется и не закреплена ни за одним из существующих управленческих органов. Реакция же управления на появление новой проблемы должна состоять в выработке у системы управления потребности в решении этой проблемы и готовности ее решать. Пути решения проблемы определяются вслед за этим в соответствии с потребностью, готовностью и имеющимися возможностями решения. Если начинать сразу с фиксации путей решения, как это имеет место в случае с попытками решения проблем управления путем создания новых органов или же других организационных перестроек, то при отсутствии у системы потребности в решении проблемы любые предложенные пути не дадут необходимого результата.

1.2. Общие принципы  развития системы управления

Имея конкретно-историческое, ситуационное содержание, развитие управления тем не менее осуществляется в соответствии с определенной логикой, проявляющейся и реализующейся через систему 3-х общих принципов развитии.

Первый общий принцип развития управления можно сформулировать следующим образом: независимо от конкретного содержания причин, требующих и вызывающих развитие управления, его преобразование должно начинаться с преобразования исходных начал, задающих построение и осуществление управления. При этом перестройка отдельных элементов, связей и подсистем системы управления должна идти не по принципу повышения их функциональных качеств по сравнению с предыдущим состоянием, или же по принципу повышения их эффективности, а на основе приведения в соответствие с преобразованными исходными началами управления (рис. 3).

Второй общий принцип развития управления: необходимость и направленность этого развития преимущественно определяются содержанием новых задач, возникающих перед организацией. Конкретизация этого принципа для практической реализации означает то, что реальная потребность развития управления вытекает не из несовершенства отдельных сторон управления и не из возможностей повышения его эффективности, а порождается появлением новых задач, возникающих перед организацией.

Третий общий принцип развития управления состоит в следующем: ограничительным фактором любого преобразования управления являются кадры. Люди не только приводят в движение и создают новое, но они же и тормозят развитие, причем не обязательно сознательно. В конечном счете, успех любого преобразования зависит от людей, задействованных в нем. Любая логически обоснованная и полностью подкрепленная ресурсами схема преобразования управления будет реализована в той мере и в том виде, в каком она соответствует возможностям, знаниям, интересам, желаниям и потребностям людей.

Рис. 3. Общие принципы развития СУ

Очень часто при преобразованиях СУ состояние кадров управления и других трудовых ресурсов практически не принимается к рассмотрению (причем зачастую настолько, что может показаться, будто имеются в неограниченном количестве любые необходимые специалисты, а существующие работники могут перестроиться как автоматы на любой режим работы и на любые виды действия). На самом деле практически отсутствуют и первое и второе условия. Причем проблема связана не столько с тем, что нельзя вне организации найти необходимых специалистов, сколько с тем, что ограничены возможности маневра с наличными работниками системы управления.

Вопрос учета кадров, как ограничительного фактора развития управления, многогранен. Но важнейший вывод из этого принципа состоит в том, что любому мероприятию, направленному на развитие управления, должно предшествовать развитие подсистемы кадров. Причем в зависимости от задач и содержания мероприятий по развитию управления мероприятия по развитию подсистемы кадров могут варьироваться от переподготовки и соответствующего обучения имеющихся кадров управления до их замены и введения в кадровую подсистему управления новых работников.

1.3. Логическая  схема развития системы управления

Логическая схема развития управления в общем виде содержит пять шагов и представляет собой далеко не однозначный и в некотором смысле противоречивый процесс (рис. 4). Первым шагом для развития управления является появление новых задач. Поэтому возникновение новых задач можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления. Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи – реакции, которая должна привести к развитию управления.

Рис. 4. Принципиальная схема развития системы управления  
по Виханскому и Наумову

В рамках «второго» шага возможны три типа реакции, которые наиболее рельефно выделяются из всего многообразия отличающихся отдельными нюансами реакций, встречающихся в реальной практике преобразования управления.

Первый тип – попытка ничего не менять в управлении, либо же провести небольшие, частичные изменения или совершенствование СУ, основное внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения, и на их устранении.

Второй тип – стереотипный подход к решению возникающих задач. Это чаще всего попытка решать любые управленческие задачи независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдывавших себя подходов к преобразованию СУ.

Наиболее широко распространенным такого рода стереотипным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов. В действительности данный стереотип скорее отражает устойчивую внутреннюю тенденцию эволюции СУ в направлении увеличения числа ее административных подразделений. Поэтому появление новых задач перед управлением и необходимость их решения скорее выступают поводом для расширения административных служб СУ, чем реальной причиной, требующей именно такого способа решения.

Третий тип – комплексная перестройка системы управления или реструктуризация в соответствии с содержанием и сущностью новых задач, возникающих перед управлением, и возможностями преобразования управления. Такой тип реакции, с научной точки зрения, является единственно верным, с практической точки зрения – единственно по-настоящему результативным. Дальнейшее изложение схемы развития управления соответствует именно такой реакции со стороны управления на возникновение новых задач.

Третьим шагом логической схемы развития управления является перестройка основополагающих начал, на которых строится СУ. Это предполагает приведение принципов, положенных в основу СУ, в соответствие с сущностью и содержанием задач, возникших перед управлением.

После того, как в системе управления происходит формирование новой подсистемы принципов, наступает следующий – четвертый – шаг перестройки структуры и элементов системы управления. Часто данный шаг рассматривается в виде эквивалента собственно развития управления, так как именно перестройка организационной структуры, методов управления, кадров управления и т.п. обычно рассматривается как развитие управления.

На самом же деле это только наиболее заметная часть перестройки, но не наиболее значимая, потому что, даже если и будут допущены ошибки на данном шаге, система управления, полностью готовая к развитию, в ходе изменения найдет в себе силы, возможности устранить эти ошибки.

Перестройкой структуры и элементов в СУ логическая схема развития управления не завершается. Остается еще один, завершающий шаг – пятый шаг – закрепление в управлении новых качеств и свойств, привитых ему в процессе изменения. Это предполагает, во-первых, соответствующее развитие информационно-поведенческой подсистемы. Во-вторых, на данном шаге проводится регулярное изучение хода развития и анализ результатов мероприятий, проводимых в рамках перестройки. Это необходимо как для того, чтобы реально осознавать состояние развития управления, так и для того, чтобы постоянно вскрывать тормозящие факторы, вновь возникающие тенденции развития управления, новые возможности ускорения развития и закрепления достигнутых результатов. В-третьих, на данном шаге осуществляется целенаправленная корректировка как всего процесса развития управления, так и его отдельных составляющих. Корректировка осуществляется в целях отказа от не оправдавших или невозможных для полноценной реализации направлений развития управления, а также для проведения новых, ранее не предусматривавшихся преобразований управления, целесообразность и необходимость которых возникла в процессе его развития.

Приведенная логическая схема развития управления показывает, что это неоднозначный процесс, требующий постоянного соотнесения действий по преобразованию управления с задачами, стоящими перед управлением, а также с возможностями, которыми располагает организация в целом и существующая в ней СУ в частности.

          1.4. Поиск оптимальной организационной структуры системы управления

Недостаточные знания законов статики и динамики архитектуры управления не позволяют четко сформулировать универсальные рекомендации. Однако некоторые указания в этом отношении могут быть полезными. При выборе многоаспектной СУ разработчики должны ориентироваться на социальную компетентность сотрудников и менеджеров организации в вопросах разрешения конфликтных ситуаций, на готовность к сотрудничеству и постоянному обучению, на организационную культуру, собственные знания и умение работать в условиях сложных управленческих систем.

Иерархические организационные структуры СУ могут быть успешно использованы, если работники высших иерархических уровней выступают не в роли классических начальников, а в качестве координаторов, при этом подчиненные должны вести себя как «маленькие» предприниматели. Подобная обстановка гарантирует перемещение предпринимательской инициативы из высших эшелонов фирменной власти в нижние слои организации. Создается предпосылка того, что сотрудники окажутся готовыми взять на себя предпринимательскую ответственность, а «иерархи» будут выполнять действительно координационные функции.

Недостатки матричных организационных структур систем управления могут быть устранены в том случае, когда соответствующая структура будет рассматриваться не как механическое дублирование служебных инстанций, а как органичная сетевая структура с оптимальной коммуникацией. Матричная организационная структура не может быть использована в организациях, коммуникационная культура которых характеризуется наличием секретов, языковых барьеров, монополии на знания.

Риск в рамках «дуальных» организационных структур СУ может быть количественно оценен, когда ясны ключевые связи между основными и сопутствующими структурными образованиями. Поэтому сама система сопутствующих органов должна быть прозрачной. Опасность неконтролируемого разрастания вторичных структур можно предупредить путем формирования многофункциональных, многоцелевых органов типа учебных центров или различного рода «кружков», которые сами определяют круг специфических задач, ориентируясь на собственные потребности. Иначе говоря, следует избегать создания узкоспециальных групп.

Кроме того, важно разъяснять линейным подразделениям необходимость вновь создаваемых вторичных структур. Так, некоторые средние предприятия, состоящие из слабоинтегрированных функциональных подразделений, возлагают решение интеграционных проблем на вторичные структуры. Это может быть эффективным лишь в том случае, если руководитель подразделения рассматривает структурную надстройку в качестве средства поддержки своей позиции, а не как угрозу для нее.

Наконец, параллельная организационная структура, которая формируется как конструктивная конкурентная культура. Сотрудничество между партнерами внутри организации должно опираться на прочный фундамент терпимости, доверия, готовности разрешать конфликты. Для особо острых случаев целесообразно иметь нейтральную «третейскую» инстанцию.

Специалисты предлагают ряд простых управленческих концепций, включая такие, как менеджмент на базе оптимизации рабочего времени, оптимизация хозяйственных процессов, лидерство в области затрат времени, издержек, качества и т.п. Современная наука управления выступает за самоорганизацию во всех ее проявлениях. В то же время следует подчеркнуть, что «монументальность» старых СУ имела определенный смысл. Они рассматривались как противовес мощным силам, окружающим предприятие. Чтобы противостоять внешним рыночным, политическим и правовым угрозам, организационные структуры должны обладать большой прочностью и жесткостью.

Подход к структурам управления с позиций двух критериев (например, функциональная и продуктовая ответственность; производственное и сбытовое управление; линейная организация и проектная организация) становится уже явно недостаточным. Требовалось расширение этих критериев как минимум до трех (например, линейное, проектное и «круговое» управление; тройственный управленческий принцип – производство, контроль, маркетинг). А это приводило к еще более сложным построениям.

Предложения по созданию управленческой системы будущего носят скорее характер отрицания некоторых устоявшихся концепций. Они сводились в основном к следующему:

·   ликвидация двух-трех иерархических уровней;

·   дробление мега монополий на обозримые «центры прибыли» путем сегментации производственно-сбытовой сферы;

·   резкое сокращение штата головных штаб-квартир;

·   освобождение от матричных связей;

·   устранение параллелизма между производственным и сбытовым управлением;

·   сокращение числа различных комиссий, групп, собраний, «кружков» и т.п.;

·   устранение разногласий между штабными и линейными органами путем функциональной интеграции.

Предлагаемые рекомендации дали малозначительные результаты, не привели к радикальному упрощению управленческих структур, реформе сложившегося управленческого стиля. Подход с позиций отрицания оказался непродуктивным как в вопросах диагностики усложнения управленческих структур, так и в плане борьбы с организационно-структурными излишествами.

В поисках оптимальной многоплановой управленческой организации целесообразно отказаться от крайних тенденций в области современного менеджерского дизайна и использовать в каждом конкретном случае собственную компетенцию в решении проблемы избыточной сложности в сфере управления.

Элемент системы управления

Отражаемые принципы

Цели и ключевые показатели

Деятельность Общества носит целенаправленный характер, степень достижения целей описывается конечным набором измеряемых параметров.

Бизнес-процессы

Цели достигаются выполнением взаимосвязанных работ, выстроенных в систему бизнес-процессов.

Организационная структура

Полномочия и ответственность за решения, утверждение, экспертизу, исполнение и контроллинг по бизнес-процессам, целям, активам распределены между должностными лицами, структурными подразделениями Общества.

Информационно-документационные потоки

Согласованное и эффективное взаимодействие менеджеров и исполнителей при выполнении бизнес-процессов достигается за счет оперативного документирования фактов деятельности и четкого распределения информации.

Тип процесса

Управление активами

Основные бизнес-процессы:

Бизнес-процессы, через которые протекает жизненный цикл активов/продуктов Общества.

Бизнес-процессы развития

Создание активов. Изменение (улучшение) их основных характеристик. Вывод активов, выработавших свой потенциал, из эксплуатации или производства.

Операционные бизнес-процессы

Полезное использование существующего потенциала активов. Создание продукта.

Обеспечивающие бизнес-процессы

Бизнес-процессы, обеспечивающие максимально благоприятные условия развития и исполнения основных бизнес-процессов.