Собственное предприятие: агентство по организации праздников

 
 
Исходя из данных, изложенных в этой таблице можно сделать вывод  о преобладании координационных полномочий в организации. 
Как уже ясно из вышеизложенного коммуникации имеют важное значение в процессе координации. Главной задачей коммуникаций является создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий. 
Вообще, грамотная координация включает в себя преобразование различных видов информации ( управленческой, финансовой, производственной).  
Преобразование управленческой информации: 
1 этап- сбор информации, ее учет, регистрация; 
2 этап- обработка информации и выработка, на основе анализа данной информации, правильного решения по управлению; 
3 этап- предоставление обработанной информации пользователям. 
 
Преобразование финансовой информации: 
1 этап- сбор информации в процессе бухгалтерского учета; 
2 этап- обработка информации с учетом Инструкции по бюджетному учету, утв. приказом Минфина РФ от 01.02.2006г.; 
3 этап- составление отчетности и предоставление ее пользователям. 
 
Аналогично проводится преобразование производственной информации. 
Для обработки любого вида информации применяются такие технические средства для повышения эффективности, как интернет (электронная почта), компьютер, факс, стационарные и сотовые телефоны.  
 
Также для организации характерно присутствие невербальной коммуникации. 
Невербальная коммуникация (от лат. verbalis устный и лат. cоmmunicatiо общаться) – неречевое общение,поведение, сигнализирующее о характере взаимодействия и эмоциональных состояниях общающихся индивидов. Выражение мыслей и эмоций происходит не через слова, а через мимику, жесты, взгляды и т.д. Является дополнительным источником информации к собственно вербальному сообщению.

Выделяют  следующие формы невербальной коммуникации:

- паралингвистические компоненты к которым относятся неязыковые звуки (вскрики, стоны, оханья) и такие признаки, как высота и интенсивность звука, тембр речи. Кроме того как эмоциональные индикаторы (в частности напряжения) могут выступать запинки, оговорки, паузы и молчание;

- мимические выражения;

- кинестезические выражения (поза, телодвижения);

- движения глаз (частота и длительность фиксации глаз другого человека);

- проксемику (характеристики межличностной дистанции).[7;15] 

Положительная невербальная коммуникация (смех, улыбка, спокойный, доброжелательный взгляд) свидетельствуют о хорошем климате внутри организации. При разногласиях с начальством можно заметить обратную невербальную связь ( сжатие кулаков, недовольный взгляд), что тоже не плохо, так как свидетельствует о понимании сотрудников проблем, о их внимательном отношении к словам руководителя. 
При взаимодействии с клиентами в значительной степени преобладает позитивная невербальная коммуникация, что свидетельствует о том, что сотрудник доволен своей работой, высокопрофессионален и может грамотно работать с клиентами. 
 
Пятый этап- организационный контроль. 
 
Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий. 
Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:  
- установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;  
- измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;  
- корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. 
 
Различают: 
Предварительный контроль - контроль, осуществляемый до начала непосредственных работ. Основная задача предварительного контроля состоит в проверке готовности системы и ее персонала к работе. 
Текущий контроль - контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ или во время выполнения операции: различают стратегический ( сбор, обработка и оценка информации) и оперативный контроль, который ориентирован на текущую деятельность организации. 
Итоговый контроль: оценка выполнения организацией плана и всесторонний анализ деятельности. 
Существуют документы, необходимые для контроля: выписка лицевого счета, платежные документы, чеки, и т.д. 
 
По субъектам контроля и назначению, контроль подразделяется на: 
- внешний (внешние контрольные организации); 
- внутренний (организованный руководством предприятия). 
 
Внешний контроль осуществляется в виде:

- Административного контроля. Осуществляется многими государственными органами, в соответствии с возложенными на них государственными задачами и функциями. 
- Технический контроль. Осуществляется различными организациями и службами, например Федеральной службой по сфере связи. 
- Экологический контроль. Осуществляется в сфере экологии (Экологическая полиция). 
- Экономический контроль. Осуществляется различными государственными органами (например, МИНФИН – социально – экономическое развитие процессов в стране; Федеральная служба по тарифам – осуществляет контроль за тарифной сеткой, устанавливает тарифы, цены ). 
- Финансовый контроль. Федеральная служба финансово-бюджетного надзора, которая осуществляет контроль за бюджетом, государственными внебюджетными фондами, а так же материальных ценностей государства. Так же финансовым контролем занимается Аудиторская палата. 
 
Внутренний контроль: 
Внутренний контроль – это внутриорганизационный контроль, организованный руководством предприятия, для контроля над своими структурными подразделениями, служит обеспечением функционирования и управления хозяйственным субъектом. 
 
Внешний и внутренний контроль объедены общей целью: соблюдение установленных законами и иными нормативными актами правил осуществления того или иного вида деятельности. 
Так же существует определенная взаимосвязь между внешним и внутренним контролем: 
1) Они являются неотъемлемой частью системы контроля. 
2) Руководствуются законами и нормативными актами РФ. 
3) Объектами их изучения являются основная (профессиональная), вспомогательная и финансовая деятельность организации. 
4) Совместно обеспечивают непрерывность контроля и полный охват всех видов деятельности. 
5) При осуществлении внешнего контроля используют данные внутреннего за проверяемый период. 
6) Подразделение внутреннего контроля привлекают к участию в процессе проверки органами внешнего контроля.

Различия внутреннего и внешнего контроля: 
1) Потребителями информации внешнего контроля являются внешние пользователи и, прежде всего, органы государственной власти. Внутреннего – для руководителей самого предприятия. 
2) Внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован. Он независим в выборе объекта проверки, в определении методов и направления. Внутренний контроль организуется руководством предприятия, которое самостоятельно определяет контрольные объекты, вопросы проверки и участвующих в ней лиц. Проверяющие подчинены только руководству организации, выполняют его задания и ему предоставляют результаты. 
3) Проведение внешнего контроля предусмотрено законом, проверки проводятся для защиты государства и общества в целом. Внутренний контроль предусмотрен уставом предприятия. Проверки проводятся по распоряжению руководства, с целью осуществления упорядоченной и эффективной деятельности организации. 
4) Внешний контроль осуществляется путем периодического проведения проверок. Внутренний осуществляется непрерывно. 
5) Различная степень открытости информации. Материалы внешнего контроля предаются гласности, ограничение действует только в отношении обязательного сохранения государственной, военной и коммерческой тайны. Документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер.[8, 43-47] 
 
 
Шестой этап- кадровый менеджмент организации. 
 
Система мотивации – это комплекс материальных и нематериальных стимулов и мотивационных воздействий, используемых организацией для того, чтобы обеспечить качественную и результативную работу и лояльность сотрудников. Создать эффективную систему мотивации просто: необходимо дать сотрудникам возможность достигать собственных целей, работая на цели компании,  и позаботиться при этом о том, чтобы цели сотрудников и цели компании были совместимы и близки. Существуют различные способы мотивации: 
· материальное поощрение (оклады, проценты, премии, компенсации, больничный, отпускные) ; 
· организационные методы ( включают в себя: участие в делах организации (как правило, социальных)· перспектива приобрести новые знания и навыки; обогащение содержания труда (предоставление более интересной работы с перспективами должностного и профессионального роста) ;  
· морально-психологические. Эти методы мотивирования включают в себя: 
создание условий, способствующих формированию профессиональной гордости, личной ответственности за работу (наличие известной доли риска, возможность добиться успеха);  присутствие вызова, обеспечение возможностей выразить себя в труде; признание (личное и публичное) (ценные подарки, почетные грамоты, Доска почета и т.п. высокие цели, воодушевляющие людей на эффективный труд (любое задание должно содержать в себе элемент вызова); атмосфера взаимного уважения, доверия.  
Существует и так называемая комплексная мотивация, один из ее элементов- повышение по службе, так как она содержит в себе экономические, организационные и моральные мотивы. 
В агентстве преобладает метод материального поощрения. Дополнительные выплаты, выходные и премии. 
 
Теории содержания мотивации анализируют факторы, оказывающие влияние на мотивацию. В значительной мере фокус этих теорий сконцентрирован на анализе потребностей и их влиянии на мотивацию. Эти теории описывают структуру потребностей, их содержание и то, как данные потребности связаны с мотивацией человека к деятельности. В данных теориях делается попытка дать ответ на вопрос о том, что внутри человека побуждает его к деятельности. Наиболее известные теории в этой группе: теория иерархии потребностей Маслоу, теория ERG Альдерфера, теория приобретенных потребностей МакКлелланда, теория двух факторов Герцберга. 
Существует группа теорий процесса мотивации. Самая общая концепция мотивации сводится к следующим положениям. Человек, осознав задачи и возможное вознаграждение за их решение, соотносит эту информацию со своими потребностями, мотивационной структурой и возможностями, настраивает себя на определенное поведение, вырабатывает определенное расположение и осуществляет действия, приводящие к конкретному результату, характеризующемуся определенными качественными и количественными характеристиками. В современной управленческой мысли и практике существует ряд теорий, которые достаточно подробно и на операционном уровне описывают процесс мотивации. Это теория ожидания, теория равенства (справедливости) Адамса, теория Л. Портера -- Э. Лоулера, теория постановки целей Э. Лока, концепция партисипативного управления.[12, 51] 
Для «Showtime.ru» характерна содержательная теория мотивации двух факторов Фредерика Герцберга: эта теория появилась в связи с растущей необходимостью выяснить влияние материальных и нематериальных факторов на мотивацию человека. Материальные или гигиенические факторы связаны с самовыражением личности, ее внутренними потребностями, с окружающей средой, в которой осуществляется работа (зарплата, безопасность на рабочем месте, условия на рабочем месте, статус, правила, распорядок и режим работы, качество контроля со стороны руководства, отношения с коллегами и подчиненными). Нематериальные или мотивирующие факторы связаны с характером и сущностью самой работы (достижение, признание, ответственность, продвижение, работа сама по себе, возможность роста), эту группу можно назвать группой потребностей в росте.  
Из процессуальных теорий мотивации для фирмы лучше всего подходит теория мотивации Л. Портера -- Э. Лоулера. Эта теория построена на сочетании элементов теории ожиданий и теории справедливости. Суть ее в том, что введены соотношения между вознаграждением и достигнутыми результатами. Л. Портер и Э. Лоулер ввели три переменные, которые влияют на размер вознаграждения: затраченные усилия, личностные качества человека и его способности и осознание своей роли в процессе труда. Элементы теории ожидания здесь проявляются в том, что работник оценивает вознаграждение в соответствии с затраченными усилиями и верит в то, что это вознаграждение будет адекватно затраченным им усилиям. Элементы теории справедливости проявляются в том, что люди имеют собственное суждение по поводу правильности или неправильности вознаграждения по сравнению с другими сотрудниками и соответственно и степень удовлетворения. 
 
Важными аспектами исследования организации являются понятие коллектива и команды.  
Коллектив - группа объединенных общими целями и задачами людей, достигшая в процессе социальной совместной деятельности высокого уровня развития и включенных в систему управленческих отношений. Признаки коллектива: 
- стоящая цель перед группой осознанна и принята всеми членами; 
- присутствуют наиболее ценные типы взаимоотношений - доверие, взаимопонимание, положительный морально-психологический климат, высокая работоспособность, высокая устойчивость; 
-коллектив возглавляет лидер -руководитель. 
Статус коллектива складывается как сумма статусов штата фирмы, которые складываются из образования, занимаемой должности и дохода. В фирме «Showtime.ru» 100% работников имеют высшее образование, причем обслуживающий персонал составляет большую часть штата. Должностной оклад работников составляет не менее 9 тыс./ мес., оклад менеджеров не менее 15 тыс./ мес., директора – от 25.000 и выше. Таким образом среднестатистический статусный профиль работника: наемный работник негосударственного агентства по оказанию дополнительных услуг с высшим образованием и заработной платой от 9000 рублей. 
 
Внутренние связи в коллективе отражают преимущество координационных полномочий над прочими видами полномочий в данной организации. Это может свидетельствовать о постоянстве взаимосвязи и взаимопомощи 
в агентстве. Сформирован коллектив с целью выполнения работы в области event- менеджмента 25.03. 2008 г. Со времени формирования по настоящее коллектив претерпел только самые незначительные изменения, то есть может считаться стабильным. Адаптация нового сотрудников занимает очень короткий период времени (до 3 месяцев), что зависит от его уровня квалификации, доброжелательного настроя к коллегам и других факторов. Принятый в организации демократический стиль управления требует инициативы и творческого, новационного подхода. Управленческие, стратегические решения (например, составление различных планов) директор обсуждает с менеджерами, без участия штатных работников. Социальный контроль определяется устными договоренностями, должностными обязанностями, договорами и т.д. Уровень социального контроля можно определить как средний. Помимо этого, можно отметить ежегодные курсы повышения квалификации, обязательные для менеджеров, а также различные тренинги, инструктажи, тимбилдинги и т.д., иногда с участием всех штатных работников. 
 
Команда — это небольшое число людей со взаимодополняющими навыками, людей, которые собраны для совместного решения задач в целях повышения производительности и в соответствии с подходами, посредством которых они поддерживают взаимную ответственность. (М. Армстронг).[9; 90]

Команда — это небольшое количество человек (чаще всего 5-7, реже до 15-20), которые  разделяют цели, ценности и общие  подходы к реализации совместной деятельности и взаимоопределяют принадлежность свою и партнеров к данной группе. Кроме того, члены команды имеют взаимодополняющие навыки, принимают ответственность за конечные результаты, способны исполнять любые внутригрупповые роли. (И. Салас, Р. Берд и С. Таненбаум)

Команда — это небольшая группа людей, взаимодополняющих и взаимозаменяющих друг друга в ходе достижения поставленных целей. Организация команды строится на продуманном позиционировании участников, имеющих общее видение ситуации и стратегических целей и владеющих отработанными процедурами взаимодействия. Команда проходит эволюцию от рабочей группы (Working Group), которая создается для выполнения того или иного вида деятельности, до команды высшего качества (High Performance Team). (Катценбах и Смит).[14;16] 
Коллектив агентства является командой, так как члены коллектива имеют общие цели (сделать фирму успешной, расширить ее деятельность и т.д.) , подходят к работе с ответственностью и желанием, поддерживают усилия друг друга, совместно участвуют в процессе труда, в случае необходимости способны действовать без указаний сверху. Каждый из членов команды осознает свою роль и роли остальных членов группы. Удовлетворенность работников результатами труда имеет высокий уровень.  
Нельзя не упомянуть и стрессовые ситуации на рабочих местах. 
Внешние факторы, провоцирующие стрессы на рабочем месте: 
- недобросовестность фирм, поставляющих необходимые для организации праздника товары (шоколадные фонтаны, шары и т.д.); 
- довольно частые форс-мажорные обстоятельства (например, при организации свадьбы время начала торжества сдвинулось на более позднее время, что привело к опозданию персонала на следующее мероприятие); 
- высокая зависимость от погодных условий, средств передвижения и т.д. (при дождливой погоде многие устройства и приспособления, необходимые для проведения торжества либо не имеют смысла, либо не работают). 
Факторы, провоцирующие внутриорганизационный стресс, связаны с: 
- сезонными колебаниями интенсивности работы; 
- работы как в дневное, так и в ночное время; 
- несовпадением взглядов у работников, вынужденных постоянно работать в одной бригаде. 
Меры профилактики: 
- дополнительные мероприятия, оплачиваемые агентством, для эмоционально-психологической разгрузки работников; 
- постоянные тимбилдинги и семинары, направленные  на командное сплочение и повышения уровня лояльности работников друг к другу; 
- собрания коллектива с директором, помогающие найти выход из конфликтных ситуаций (например: переформирование бригад, если внутри них наблюдается несовпадение взглядов и т.д.)