Собственное предприятие: агентство по организации праздников

Организация в менеджменте - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. 
Признаками организации являются: 
- наличие хотя бы одной цели, которая объединяет членов организации. Официально заявленная цель придает смысл существованию предприятия и определяет основную направленность ее деятельности. Одной из основных целей любой коммерческой организации является получение прибыли;  
- обособленность заключается в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих данную организацию от внешней среды. Границы могут быть как материальными - в виде стен и заборов, так и нематериальными – в виде запретов, ограничений, правил;  
- разделение труда предполагает, что члены организации выполняют различные функции;  
- существование связей между элементами организации способствует обеспечению их взаимной поддержки. Связи между элементами организации бывают экономическими, технологическими, информационными, социальными и управленческими;  
- саморегулирование - это возможность организации самостоятельно решать вопросы внутренней жизни, учитывая сложившуюся обстановку и внешние указания. Данная деятельность реализуется внешним центром, целью которой является координация усилий и работы людей на достижение целостности организации;  
- организационная культура - это система ценностей, символов, образцов поведения и убеждений, определяющих характер взаимоотношений и линию поведения сотрудников как внутри предприятия, так и на внешнем уровне; 
- правовой статус.[1, 88] 
 
- Агентство имеет своей главной целью обеспечение клиентов организацией уникальных праздников за приемлемую плату; 
- Фирма обособлена, так как имеет границы: 
численность работников, согласно штатному расписанию и обслуживанием клиентов только Пензенской области; 
- Штатное расписание и должностные инструкции свидетельствуют о разделении труда в фирме; 
- Присутствие видов связи говорит о взаимодействии между элементами организации; 
- Наличие саморегулирования определяется: самостоятельным заключением сделок и подписанием договоров с заказчиками; 
- Организационная культура: все работники функционируют согласно должностным обязанностям, а также взаимодействуют между собой, что доказывает их вовлеченность в коллектив, действующий в соответствии с поставленными целями и задачами;  
-  «Showtime.ru»- это хозяйствующий субъект со всеми атрибутами организации с вытекающими отсюда функциями, обязательствами и ответственностью. Организационно-правовой статус: общество с ограниченной ответственностью. Агентство имеет самостоятельный баланс, так как любое зарегистрированное юридическое лицо обладает идентификационным номером налогоплательщика (ИНН). 
Ограничения, установленные для штатных работников: 
- смежная работа в агентствах и фирмах по оказанию подобных услуг; 
- разглашение коммерческой тайны; 
- использование организационной информации без ведома руководства в целях, не определенных должностной инструкцией. 
При приеме на работу с новым членом коллектива заключается предварительный контракт сроком на 1 год, с испытательным сроком не менее 2 недель. Контракт оформляется в 3 экземплярах, за подписью обеих сторон.  
Обязательные пункты служебного контракта: 
- Ф.И.О. нанимателя и нанимаемого; 
- Наименование должности; 
- Дата начала работы; 
- Права и обязанности работника; 
- Права и обязанности нанимателя; 
- Режим работы; 
- Условия оплаты труда; 
- Подпись о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну; 
- Размер процентной выплаты, в случае невыполнения одной из сторон своих обязанностей. 
Условия контракта не подлежат одностороннему, либо устному изменению. 
Кроме вышеперечисленного в обязанности работника включается следующее: 
- добросовестное исполнение своих обязанностей, относящихся к работе; 
- не совершать действий, порочащих репутацию фирмы и ее сотрудников; 
- избегать и не допускать конфликтов как с коллегами, так и с заказчиками. 
Существуют также законы организации, которые имеют место в деятельности агентства. Основополагающие законы организации: закон синергии, закон самосохранения, закон развития. Законы организации второго уровня: закон информативности-упорядоченности, закон единства анализа и синтеза, закон композиции и пропорциональности. Специфические законы социальной организации.[5;6] 
Агентство, попадает под эти законы, что можно показать на нескольких примерах: 
В организации имеет место высокий синергетический эффект, при наличии некоторых недостатков. Так не все работники предпочтут уйти на более высокооплачиваемую работу, при условии смены коллектива, что свидетельствует о хорошем внутриорганизационном климате, взаимопомощи и т.д. Минус: большее количество сотрудников все же предпочтут более высокую заработную плату, то есть наблюдается недостаток лояльности к своей организации. 
Закон развития-онтогенеза: как любая организация, агентство прошло в своем жизненном цикле определенные этапы и сейчас находится в стадии перехода с этапа развития на этап зрелости, т.е. возможны изменения организационной структуры, невзвешенность в принятии решений и т.д. Налицо действие закона развития в виде улучшения средств материально-технической базы. Пример: в начале работы организации не подписывала договоров с клиентами, вынужденно используя устную договоренность, на данном этапе договоры являются обязательными. 
В практике управления актуальной задачей является рациональное распределение функций управления меду руководством предприятия, функциональным и линейным подразделениями. Наиболее простым и наглядным методом является матричный. Матрица распределения функций управления между структурными подразделениями представляет собой таблицу, строками которой являются конкретные функции управления производством, а столбцами - структурные подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк показываются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которых отвечает структурное подразделение. Условные обозначения операций:

• Ц - постановка цели, формирование задачи;

• Р - принятие решения, утверждение, координация;

• П - подготовка решения, составление,расчет;

• С - согласование, рассмотрение;

• И - исполнение, доведение, выполнение,контроль;

• У - участие, информирование, сбор данных;

• "-" - неучастие в выполнении операции. 

Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством предприятия  и подразделения аппарата управления, определить технологическую последовательность операций управления и четко закрепить операции за конкретными руководителями или специалистами. 
Все сотрудники фирмы без исключения имеют должностные обязанности. 
Должностные обязанности — определенная трудовая функция соответствующего должностного лица, которую он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность. Должностная инструкция составляется с целью учета определенных заданий и обязанностей, функций, прав и ответственности руководителя, профессионалов и специалистов, а также особенностей штатного расписания субъекта хозяйствования. [11,92] 
При этом работодатель должен придерживаться таких правил:

1) инструкция  должна быть составлена на  основании Справочника профессий, в частности квалификационных характеристик конкретных работников;

2) инструкция  должна быть составлена в соответствии  с требованиями действующего законодательства. Это означает, что в инструкцию нельзя включать условия, которые ограничивают права и социальные гарантии работника, предоставленные ему трудовым законодательством. Если же такие нормы все-таки прямо или косвенно будут использованы в инструкции, они все равно будут считаться недействительными;

3) инструкция  должна содержать полный перечень  заданий и обязанностей, полномочий, ответственности, в том числе и относительно вопросов охраны труда, безопасного проведения работ и экологической безопасности. При этом, при необходимости, в самой инструкции могут быть представлены некоторые объяснения.

В общем  виде состав разделов должностной инструкции такой:

1. Общие  положения. В этом разделе обычно наводится информация о сущности, особенностях и целях работ, дополнительных сведениях о конкретной должности, профессии или работе работника.

2. Задачи  и обязанности. В этом разделе должно быть раскрыто содержание работы, которую выполняет работник.

3. Права. Здесь определяются и описываются делегированные работнику правовые средства, с помощью которых обеспечивается выполнение возложенных на него задач и обязанностей.

4. Ответственность. Этот раздел содержит показатели индивидуальной ответственности за выполнение работ, а также перечень результатов, которых должен достичь работник в процессе профессиональной деятельности в определенной должности.

5. Что  работник должен знать. В этом разделе устанавливаются дополнительные сравнительно с квалификационной характеристикой требования относительно знаний, умений, мастерства работника, обусловленные реальными условиями производства, особенностями оборудования, материалов, инструментов, которые используются для выполнения работ.

6. Квалификационные требования. Устанавливается уровень необходимого профессионального образования, квалификации, опыта, специализации, достаточных для полного и качественного выполнения работ на этом посту.[4;10] 
 
Должностные обязанности работников агентства представлены в Приложении 2. 

Рассмотрим вид структуры, характерный для агентства. 
Организационная структура - это форма и содержание экономической системы (организации), построенная с учетом требований наилучшего функционирования этой системы. Структура может рассматриваться как установившаяся модель технико-технологических, экономических и других взаимодействий между элементами организации - ее подразделениями и отдельными людьми, специализированными на определенных видах деятельности. 
Организационная структура управления это - целостная совокупность соединённых между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Она отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления, вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. 
Исторически сложились следующие виды основных организационных структур: 
1. Линейная структура; 
2. Линейно-функциональная; 
3. Дивизиональная структура; 
4. Линейно-штабная представляет собой линейно-функциональную структуру управления, дополненную штабным органом; 
5. Матричная структура. Основу образует линейно-функциональная структура, которая дополняется структурами программного управления.  
У агентства “Showtime.ru” линейно-функциональная структура организации, так как она обладает целым рядом преимуществ: 
- быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим; 
- рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей; 
- стабильность полномочий и ответственности за персоналом; 
- единство и четкость распорядительства; 
- более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений;  
- личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности. 
Однако, можно отметить и ее недостатки: 
- Нежелание руководителей брать на себя ответственность за принимаемые решения; 
- Неправильное толкование информации, передаваемой линейным исполнителям функциональными менеджерами; 
- Дублирование функций руководителя и функциональных специалистов в процессе управленческой деятельности.[9, 41] 
Для того, чтобы рассмотреть матрицу, принципы структурирования и т.д. необходимо построить графическую структуру организации. 
 
 
 
 
 
 
 
                                          
 
 
 
 
 
 

Четвертый этап – координация деятельности организации. 

Координация, как функция менеджмента чрезвычайно  важна для регулирования и постоянной диагностики системы управления. Анализ отклонений в работе и корректировка текущих планов и задач в соответствии с изменяющейся ситуацией – одна из основных задач координации.  
Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия, и менеджер тратит на нее от 50 до 90% своего рабочего времени. 
Развитая система коммуникации обеспечивает эффективную координацию деятельности организации. Существует два вида информационных потоков:

1) горизонтальные (между равными по служебному  положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов);

2) вертикальные (между работниками или группами  работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим). 
1. Горизонтальные информационные потоки. Чаще всего они имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

2. Нисходящие  информационные потоки. Они могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50% поступающей информации. Парадокс заключается в том, что информация, получаемая сверху, не утаивается и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры. Что такое коммуникативные барьеры и какими они бывают, мы поговорим чуть позже, а пока остановимся на заключении, что при нисходящих информационных потоках наблюдается эффект «испорченного телефона». 
В агентстве “Showtime.ru” присутствуют все виды коммуникационных потоков, что обеспечивает хорошую координацию. Проблемы, перебои возникают крайне редко и обычно обусловлены либо человеческим фактором, либо перебоями в электроснабжении технических коммуникационных средств. 
Документы, служащие целям взаимной координации деятельности организации: 
Нисходящие:  
- Приказы, указания, инструктивные письма вышестоящего руководства; 
- Запросы, подготовка должностных обязанностей. 
Восходящие: 
- Отчеты, чековые документы, прочая информация об исполнении.[13,190] 
 
Коммуникативные потоки в агентстве: 
 
Следующий фактор, влияющий на координационную деятельность фирмы- это полномочия. Каждое подразделение или отдельная должность, входящие в состав структуры управления, обладают определенными функциями. Лица, осуществляющие их, становятся персонифицированными носителями необходимых для этого управленческих полномочий, то есть совокупности официальных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации. 
Полномочия предоставляют ограниченное право использовать ресурсы организации или подразделения и определяют, что лицо, занимающее ту или иную должность, может делать. Их пределы определяются политикой организации, процедурами, правилами, должностными инструкциями, устными указаниями. Выделяется несколько видов управленческих полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные. 
Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть линейными и функциональными. 
Линейные полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями, в рамках которой первые предписывают вторым что, когда и где те должны делать, или наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели, несут ответственность за каждого исполнителя и координацию работ. Линейные полномочия персонифицируют и упрощают взаимоотношения между руководителями и подчиненными. 
Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения управленческих решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей. 
Обладатели рекомендательных полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителями каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но, в отличие от предыдущего случая, эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера. 
Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять его результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции. 
Координационные полномочия реализуются в процессе выработки и принятия совместных решений. Лицо или подразделение, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации. Координационными полномочиями обладают различного рода комитеты и комиссии, создаваемые на временной или постоянной основе для решения сложных или спорных проблем. 
Наконец, согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий. 
Блокирующими, или параллельными полномочиями, обладает главный бухгалтер. Без его согласия, оформляемого личной подписью, решение, реализация которого связана с затратой денежных средств, вообще не может появиться. 
 
Таблица 3- Виды полномочий в организации.