Системы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства «Кадры»

Рис.1. Должность штатного расписания

Ведение личных карточек работников

Система » КАДРЫ» обеспечивает ведение (просмотр и редактирование) личных карточек (ЛК) работников. 
Для сокращения затрат времени на первоначальное внесение информации о работниках организации предусмотрена загрузка данных в систему «КАДРЫ» из файлов, подготовленных для системы обязательного пенсионного страхования: «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования» (СЗВ-К), «Анкета ЗЛ», «Заявление о выдаче дубликата». 
ЛК является основным учетным документом и содержит самую подробную информацию о сотруднике – основные данные (ФИО, паспортные данные), образование, воинский учет, стаж, повышение квалификации, должность, перемещения, надбавки, неявки, командировки, аттестации и др. 
Пользователю предоставляется возможность самостоятельно создавать в системе условия для контроля данных, вносимых в ЛК.

К ЛК можно прикреплять произвольные файлы (например, фотографии работника, копии заявлений, паспорта, отчеты и т. д.). 
Система решает следующие задачи кадрового менеджмента:

• учет трудовых договоров, что позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную отечественным законодательством;
• ведение истории изменения оклада работника (данные о текущем окладе, сумма надбавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
• ведение информации об отпусках (вид отпуска; за какой период; период отпуска по плану, по факту; получение денежной компенсации за отпуск), расчет продолжительности отпуска по указанному периоду с учетом праздничных и перенесенных дней;
• расчет стажа работника (общий, непрерывный, профессиональный и т. д.) на основании информации о работе в прошлом и о работе на данном предприятии;
• формирование документов по личному составу (форма Т-2 (Т-2 ГС, Т-2 МС), справки-объективки и др.);
• ЛК уволенных сотрудников помещаются в архив и остаются доступными для просмотра;
• отбор (поиск) ЛК по основным реквизитам, а также печать полученных данных.

Рис. 2. Форма Т-2 «Личная карточка работника»

 

Ведение базы данных по командировкам

Система «КАДРЫ» позволяет регистрировать информацию о командировках работников организации с учетом их вида (местная, по регионам РФ, по странам СНГ, зарубежная) и цели. Соответствующие сведения автоматически отражаются в ЛК работников.

На основе введенных данных возможно автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а). 

Рис. 3. Форма Т-10 «Командировочное удостоверение»

 

Ведение приказов по личному составу

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение приказов по личному составу:

Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Т-5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;

Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Т-9а. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

Т-11а. Приказ (распоряжение) о поощрении работников;

приказ о взыскании;

а также формы Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Система позволяет не только регистрировать приказы по личному составу, но и автоматически (при «исполнении» приказа) переносить информацию в ЛК работника. Подготовленный приказ может быть распечатан по унифицированной форме. Подготовленный приказ может быть передан в программный продукт «ДЕЛО» (система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) и с ее помощью доведен до всех заинтересованных лиц.

Ведение информации о резерве

Доступна возможность вести картотеку кандидатов на замещение должностей зарегистрированных в системе организаций. Информация о кандидатах автоматически отображается при просмотре штатного расписания.

 

 Поиск

Поиск ЛК работников и карточек командировок осуществляется более чем по 100 реквизитам. Сложность поискового запроса не ограничена. При необходимости, поисковый запрос может быть сохранен и использован в дальнейшей работе. В системе может храниться любое число запросов. 
Информация о найденных карточках предоставляется в виде таблицы, которая может быть распечатана. Имеется возможность группировки строк результирующей таблицы по выбранным полям. В этом случае при выводе результатов поиска на печать формируется сгруппированный по заданным полям отчет.

Ведение табеля

В системе «КАДРЫ» реализована функция ведения табелей учета рабочего времени. Формирование табелей в системе позволяет существенно упростить эту процедуру для организаций, имеющих значительное число сотрудников. Предусмотрена возможность полуавтоматического заполнения табеля в случае, если работник направлен в командировку, находится в отпуске или отсутствует по болезни.

 

 Права доступа

Развитая система прав доступа позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

• перечнем доступных организаций;
• перечнем доступных подразделений в этих организациях;
• разделами ЛК (сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу – например, к финансовой информации или сведениям о прохождении аттестации);
• функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчетов, ведение командировок, приказов по личному составу и проч.).

2.3. Преимущества  от использования данной системы

Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» разработана компанией ЭОС(электронные офисные системы) в 2002 году.

Она демонстрирует:

• неизменно высокое качество;
• эффективность работы как в государственных, так и в коммерческих организациях.

КАДРЫ» (система кадрового делопроизводства) отличается следующими преимуществами:

• реализована на базе новейших технологий;
• гибко настраивается;
• система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

По данным CNews Analytics (март 2006 г.) система «КАДРЫ» вошла в Топ-10 наиболее востребованных информационных систем управления персоналом в федеральных органах исполнительной власти РФ.  
ЭОС следует требованиям рынка и учитывает пожелания заказчика в том, как должны быть организованы кадровое управление и кадровое делопроизводство.

Успешная разработка - утилита интеграции системы «КАДРЫ - ПРЕДПРИЯТИЕ» с 1С: «Зарплата и Кадры» 7.7. Данный программный продукт создан для решения вспомогательных задач ведения кадрового делопроизводства. Автор разработки - компания «Корпоративные системы» – региональный представитель ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Крупнейшие клиенты компании ЭОС:

Судебный Департамент при Верховном Суде;

Суды общей юрисдикции;

Гостехнадзор Московской области;

Аппарат Правительства Республики Мордовия;

Администрации Липецкой и Калининградской областей;

Архэнерго;

ИНВЕСТТРАСТБАНК;

Приазовнефть;

Лебединский горно-обогатительный комбинат;

Алмнефть и др. 

 

 

 

 

3. Современные программы для автоматизации кадровой деятельности

3.1. Отечественные программы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства

Фараон

Описание программы: 
         Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" - это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

Структура организации 
         Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического "дерева", отражающего вложенность подразделений и должностей. Такое представление организационной структуры имеет следующие преимущества: 

Наглядность структурных преобразований 
          Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений. 

Кадровый анализ по структуре организации 
           Благодаря графическому представлению организационной структуры у пользователей Фараона развивается целостный взгляд на свою компанию и появляется возможность проводить кадровый анализ на любом ее уровне. Проще говоря, можно выполнять поиск или строить отчеты как по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям. Например, вы можете выбрать подразделение и вызвать список работающих в нем сотрудников или вызвать список командировок сотрудников этого подразделения, а также построить штатное расписание или табель учета рабочего времени (T-13) или отчет с расчетом отпусков этого подразделения или всей компании. 

Вывод организационных схем 
        Фараон выводит в Excel структуру любого элемента компании в виде блок-схемы. В блок-схеме, как в учебнике по менеджменту, отображается выбранное вами количество уровней подчиненности. Для каждого подразделения выводится его название, а для каждой должности выводится ее название и ФИО сотрудника. В Фараоне предусмотрена гибкая настройка цветов заливки элементов, рамок, соединительных линий и шрифтов. Кроме того, вы можете в ручную оформлять блок-схемы используя инструментарий Excel, или переносить их в Visio для более удобной обработки.  
 

Представление структуры холдинга 
          Важной чертой Фараона является то, что он позволяет в независимых окнах выводить организационные структуры нескольких компаний. Благодаря этому создается удобная среда для управления персоналом холдинга. Например, вы можете принять сотрудника на работу по совместительству, "перетащив" его из окна структуры одной компании в окно структуры другой компании, а также проводить поиск как по одной компании, так и по нескольким компаниям одновременно. 

Формирование кадровых документов 
          В процессе проведения кадровых операций Фараон автоматически формирует соответствующие документы. Например, направляя сотрудника в командировку, вы можете вывести приказ, командировочное удостоверение и служебное задание. Формируемые документы выводятся в Word, при этом Фараон сам заполняет все необходимые поля. 

Планирование кадровой работы 
          Благодаря функции планирования кадровых операций Фараон поможет вам составлять графики обучения сотрудников, очередных отпусков, аттестаций и т.п. При этом встроенный в Фараон Планировщик рабочего времени будет напоминать вам о запланированных операциях, днях рождения сотрудников, окончании испытательных сроков и сроков трудовых договоров. При необходимости выполняется синхронизация Фараона с Календарем в Microsoft Outlook. 

Планирование и учет очередных отпусков 
Для максимальной автоматизации работы по планированию и учету очередных отпусков Фараон поддерживает следующие функции:  
1. В карточке учета очередного отпуска сохраняется подробная информация об отпуске. Причем, помимо стандартных полей, Вы легко можете добавить в нее дополнительные поля для учета денежной дотации, различных комментариев и т.п.  
2. При создании отпуска Вы можете автоматически создать текст приказа по формам Т-6 или Т-6а, а также вывести записку-расчет по форме Т-60 (правда в текущей версии Фараона в ней не заполняются поля с данными, рассчитываемыми по о заработной плате).  
3. Фараон автоматически рассчитывает Длительность отпуска по Дате его начала и Дате окончания, Дату окончания отпуска по Дате его начала и Длительности, а также Дату начала отпуска по Дате его окончания и Длительности. При этом Вы можете отойти от стандартов и изменить правила учета выходных и праздничных дней при расчете длительности отпуска.  
4. Фараон автоматически создает учетные периоды очередного отпуска индивидуально для каждого сотрудника. При этом Вы можете изменять логику создания учетных периодов в соответствии со спецификой Вашей компании.  
  
 
5. Для каждого сотрудника Фараон автоматически рассчитывает остатки очередных отпусков на конец каждого учетного периода, а также на произвольную дату. Эта информация выводится в виде отчетов для группы сотрудников, а также она показывается когда Вы рассматриваете возможность предоставления очередного отпуска какому-либо сотруднику .  
6. Фараон автоматизирует создание графика отпусков. Во-первых, Вы можете сгенерировать очередные отпуска на год с учетом информации по неиспользованным остаткам отпусков по каждому сотруднику, при этом Вы можете указать, на сколько частей должны разбиваться генерируемые отпуска. Во-вторых, в специальной диаграмме рабочего времени вы можете в графическом виде увидеть как распределены отпуска сотрудников подразделения по времени, и мышкой "перетащить" их чтобы избежать нежелательных накладок. В-третьих, подготовленный график отпусков выводится в виде унифицированной формы Т-7.  
7. В специальном Планировщике (или в календаре MS Outlook) Фараон напоминает о приближении дат начала запланированных очередных отпусков.