Системы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства «Кадры»

 

ФГБОУ ВПО «Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева»

Экономический факультет

 

Кафедра статистики, эконометрики и информационных технологий в управлении

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

на тему:

Системы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства «Кадры»

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 207гр.,     специальности «Бизнес-информатика» Маршева Е.Е. Проверила: к.э.н., доцент Соколова М.Ю.

 

 

 

Саранск 2014

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы.

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной , творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Системы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства

1. Кадровый учет и ведение кадрового учета на предприятии

Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые можно встретить. Но все это одно и то же.

Из всего многообразия интерпретаций следует придерживаться понятия кадровый учет, которое по моему мнению более точно отражает суть работы кадрового специалиста.

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства.

Как организовать ведение кадрового учета.

Существует несколько способов организации ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:

• создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
• Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю;

 

• передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.

Рассмотрим плюсы и минусы каждого способа.

Способ 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.

Плюсы. Работу данных специалистов можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.

Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками.

Способ 2. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.

Плюсы. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов,  расходы на ведение кадрового учета гораздо меньше.

Минусы. Вся ответственность будет возложена на  одного человека — секретаря или бухгалтера. А если такой сотрудник уйдет в отпуск, работа всей кадровой службы будет парализована.

Способ 3. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.

Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.

Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.

1.2. Автоматизация кадрового учета

 

ПОЛЬЗА ДЛЯ КЛИЕНТА

• Повышение производительности труда сотрудников кадровых, организационно - штатных органов и мобилизационных подразделений;
• централизованное ведение кадрового учета: учет сотрудников, численности и укомплектованности всех подразделений (в т.ч. территориально-распределенной организации);
• ведение тарифных сеток окладов и лимитов численности кадров;
• Гарантированное и безопасное хранение информации;
• Единая система классификации и кодирования данных;
• Инструментарий для аналитической обработки данных;
• Улучшения качества информационного обеспечения деятельности за счет автоматизации работы по поиску и обработке информации;
• Формирование статистической отчётности на основе единой нормативно-справочной базы по всем подразделениям (в т.ч. территориально-распределённым);
• Уменьшение времени подготовки статистических отчетных форм с нескольких месяцев до нескольких дней;
• Поддержка принятия управленческих решений за счет использования актуальных данных о персональном составе, организационно-штатной структуре и достаточности сил и средств;
• Сохранение истории всех изменений по штатной структуре, численности и укомплектованности подразделений;
• Сокращение бумажного документооборота.

1.3.Автоматизация  кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство и его ведение становится с каждым годом все сложнее и запутаннее, с одной стороны ужесточаются требования законодательства к кадровому делопроизводству, а с другой стороны растет история компании, расширяется ее персонал. Чем старше компания, тем сложение становится организовать эффективную систему кадрового делопроизводства, интегрировать кадровое делопроизводство во все внутренние процессы компании, при этом получить прозрачную систему отчетности.

 

В настоящее время необходимо переводить кадровое делопроизводство в электронный вид. Автоматизировать кадровое делопроизводство, сведя вероятность проявления человеческого фактора к нулю при этом увеличив рентабельность бизнеса за счет эффективного управления человеческими ресурсами. Все эти задачи решает автоматизированная система кадрового делопроизводства.

Этапы автоматизации кадрового делопроизводства

В процедуре автоматизации кадрового делопроизводства можно выделить семь ключевых этапов. Реализация каждого из этапов может происходить параллельно, независимо друг от друга.

1)  Определение целей, задач автоматизированной системы кадрового делопроизводства 
Этот этап является основным, на нем закладываются критерии и требования к автоматизированной системе, соответственно и сама система и с чем она интегрируется.  Параметры отчётности, правила работы с персональными данными, уровни доступа к персональным данным, бизнес процессы компании, которые задействованы в кадровом делопроизводстве.

2) Внедрение автоматизированной системы кадрового делопроизводства 
Решение технических вопросов взаимодействия, тестирование автоматизированной системы.

3)  Обучение задействованных сотрудников 
На этом этапе преодолеваются страхи в работе с автоматизированной системой, нивелируется сопротивление сотрудников, которые будут в ней работать,  определяются сотрудники, которые отвечают за перенос данных в систему, производится практическое обучение по всему функционалу автоматизированной системы.

4) Ввод  минимальных данных в автоматизированную систему 
Этот этап решает локальную задачу по переходу на автоматизированную систему. Вводятся первоначальные данные о сотрудниках, ключевых событиях по сотрудникам, создается минимум для дальнейшей полноценной работы в автоматизированной системе.

5)  Выполнение функций кадрового делопроизводства в автоматизированной системе 
Выполнение штатного функционала кадрового делопроизводителя, оформление отпусков, больничных, заявлений, но уже в автоматизированной системе

6)  Расширенный ввод в автоматизированную систему 
На этом этапе происходит восстановление всех событий в кадровом делопроизводстве с момента оформления первого штатного сотрудника.

7)  Инжиниринг системы отчетности 
Формирование системы отчетности в соответствии со срезами необходимыми менеджменту компании

Автоматизация кадрового делопроизводства сложная многоуровневая процедура, которая должна проводится профессионалами. С одной стороны есть ряд требований законодательства к ведению кадрового

делопроизводства, а с другой стороны существуют внутренние системы отчетности - 1С, ERP и т.д.,  внутренние бизнес процессы компании и, в конце концов, ежедневная деятельность, которая не должна приостанавливается в процессе автоматизации.

Автоматизации кадрового делопроизводства это уникальный проект, нет двух одинаковых компаний. Всегда будет необходимо дорабатывать существующие модули под предъявляемые требования, внутренние стандарты компании, а на это способны только профессиональные исполнители.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Система автоматизации  кадрового делопроизводства «Кадры»

2.1 Описание  системы «Кадры»

 

 Основные цели внедрения системы

Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом:

• Ведение штатного расписания;
• Ведение личных карточек;
• Оформление командировок;
• Оформление отпуска;
• Табельный учет рабочего времени;
• Формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Использование системы «КАДРЫ» позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы за счет автоматизации рутинных операций и автоматического формирования разнообразных справок и отчетов. Гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу с системой. 

       Преимущества системы управления персоналом «КАДРЫ»:

• Система реализована на базе новейших технологий;
• Система гибко настраивается;
• Система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

Также в рамках объединения системы «КАДРЫ» с уже существующими в компании системами возможна интеграция системы «КАДРЫ – ПРЕДПРИЯТИЕ» с 1С: «Зарплата и Кадры» 7.7. Данный программный продукт создан для решения вспомогательных задач ведения кадрового делопроизводства.

2.2. Основные функции системы

Ведение штатного расписания

Система «КАДРЫ» позволяет вести кадровый учет в структуре взаимоподчиненных организаций. При этом каждая организация считается независимым юридическим лицом с собственным штатным расписанием. 
Для каждой организации в системе можно создавать любую организационно-штатную структуру (подразделения, департаменты, отделы и проч.). 
Характеристики подразделений и должностей описываются в регистрационных карточках. К регистрационным карточкам можно прикреплять произвольные файлы (например, положение о подразделении, должностную инструкцию и т. д.). Карточка должности штатного расписания позволяет зафиксировать все необходимые сведения, которые впоследствии могут быть использованы как для заполнения личных карточек работников при их перемещении по «карьерной лестнице», так и при формировании разнообразных отчетов. 
        Система позволяет просматривать структуру штатного расписания организации на любую дату, а также ознакомиться со списком работников, занимающих определенную должность, и списком кандидатов на замещение должностей. Предусмотрена возможность вывода штатного расписания на печать в установленном формате.