Система коммуникаций в организации

Содержание 

Введение……………………………………………………………………….3

1. Понятие коммуникации в организации………………………………4
2. Коммуникационный процесс………………………………………….8
3. Формирование эффективного процесса коммуникации……………12
1. Коммуникационные сети………………………………………….12
2. Метод «Два крыла» как эффективный прием…………………....15

           рекламной коммуникации

Заключение……………………………………………………………………20

Использованная  литература………………………………………………….21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

     В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемого поведения.

     Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

     Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненных друг с другом) в рамках различных событий.

     Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

     Цель работы – рассмотреть понятие коммуникации, и коммуникационного процесса, а также с условиями формирования эффективного процесса обмена информацией.

1. Понятие коммуникации в организации

     Коммуникация - это обмен информацией между людьми. Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. В общем, обмен информацией - важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50 - 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

     Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

     Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим эту систему подробнее и начнем с того, какие внешние и внутренние коммуникации осуществляет организация.

     Внешние коммуникации - это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация суще ствует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

     У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы.

     Организация - объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т. п.

     Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью, специалисты которых, распространяют необходимую для этого информацию.

     Под внутренними коммуникациями понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).¹

     С  помощью вертикальных коммуникаций информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

     Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении - с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по их разрешению.

     Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации координации.

     Коммуникации между руководителем и подчиненным как 
вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель-подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассматривать отдельно.

     Как уже отмечалось выше, в  любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных  отношениях и  соответственно  кроме 
информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация.

     Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций - гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Наличие в организации неформальных коммуникаций - явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи - это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

     Итак, коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Коммуникационный  процесс

     Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

     Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации; сообщение - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов; канал связи - средство передачи информации; получатель - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

     Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов:

• формулирование идеи и отбор информации
• кодирование информации и формирование сообщения
• выбор канала связи и передача сообщения
• декодирование сообщения и восприятие информации
• интерпретация сообщения и формирование ответа на него
• передача ответа отправителю²

     Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы понять содержимое.

     Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Этот этап во многом определяет эффективность процесса в целом. Непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания.  
     Идея сформулирована, но она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Это происходит на втором этапе.

     Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы),  интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

     Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и 
целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс,  электронная почта, компьютерные сети и т. д. Если канал связи непригоден для физического  воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность.

     В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность.

     Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций - физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

     Чтобы воспринять   информацию,   заключенную   в   сообщении,   получатель должен декодировать его. Декодирование - это перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения, способные изменить 
смысл сообщения.

     Для того чтобы повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение.