Роль делового общения в профессии менеджер

  Назначение  дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится  один определенный день в неделю. Это  позволяет его участникам правильно  спланировать свое рабочее время  и надлежащим образом подготовиться  к совещанию. Совещания лучше  проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у  человека в течение рабочего дня  есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй –  между 16 и 18 часами. Совещания удобней  всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей  недели, так как будет намного  лучше.

  Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:

  не регламентируется его продолжительность;

  не соблюдается  установленная продолжительность;

  слишком большая  продолжительность;

  не делаются перерывы;

  не ограничивается время на доклады и выступления;

  участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

  Местом для  проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет  руководителя организации. В настоящее  время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний  помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

  Подготовка  участников совещания. Менеджер – организатор  совещаний должен заблаговременно  ознакомить всех участников с повесткой  дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать  тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все  его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

  Проведение  совещания. Время на проведение совещания  составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько  минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания  начинает ослабляться внимание, проявляется  усталость, утомление. После 90 минут  работы внимание и интерес к обсуждаемым  проблемам падают. Данный этап специалисты  называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность  совещания не должна превышать 1 часа.

  Регламент –  это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это  слово (от лат. regula – что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

  Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме  и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании  данного документа руководство  имеет право требовать от сотрудников  выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе  по поручению собрания наиболее важные моменты:

  Достижение  цели совещания;

  Решение;

  Исполнители задания и сроки.

  Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

  Дата и место  проведения;

  Номер протокола;

  Краткое содержание обсуждаемого вопроса;

  Присутствовали;

  Отсутствовали, причины отсутствия;

  Копии (фамилия  тех, кому предназначены);

  Повестка дня  по пунктам;

  Тема по пункту повестки дня;

  Обсудили (кто  выпустил);

  Постановили (сообщается, что именно);

  Выполнения  решения возложено на (фамилия);

  Сроки исполнения (дата).

  Подведение  итогов и принятие решения. Обычно решения  на деловом совещании принимаются  всеми вместе. Эффективность этого  решения зависит от того, насколько  каждому участнику совещания  удалось включить свои идеи и соображения  в общее решение. Подводятся итоги  совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки  должны выполнить определенный объем  работ. Определяются сотрудники, которые  будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола  или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив  или отдельная его часть, отдельное  подразделение.

  Решения могут  вырабатываться двумя способами:

  Специально  избранная комиссия по подготовке решения  заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания  вносят свои корректировки и принимают  его по результатам голосования.

  Председатель  собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.

  Контроль над  выполнением решения. На этом этапе  совещания, определяются лица, которые  будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения  в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание  становится бессмысленным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2. Глава. Этапы и фазы делового общения.

  Анализ структуры  делового общения менеджера и  его динамики позволяет выделить четыре этапа³.

  Этап профессионального  общения – познание и составление  первичного психологического портрета взаимодействующего с менеджером человека. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личностных свойств, степени знакомства с ним, наличия определенных сведений о  нем в характеристиках и рассказах  других работников. При непосредственном наблюдении за человеком являются его  вербальные и невербальные акты поведения:

  речь и ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики;

  выразительные движения, мимика и жесты, экспрессия лица;

  движения, перемещения  и позы человека, дистанция между  людьми, сближение, соприкосновение;

  физическое  воздействие на другого человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары).

  Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в  ношении одежды другим людям. При  составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется  ориентироваться на следующие параметры  личности:

  направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции  и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы);

  операционные  особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный и профессиональный опыт, стереотипы поведения); психохарактерологические качества, выражающие отношения к различным сторонам действительности;

  психические свойства и процессы (особенности  процессов и свойств интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой  сфер личности);

  социально-психологические  особенности поведения (социальный и межличностный статус, роли, стиль  жизни и работы, культура коммуникативного поведения и стиль общения, социально-психологические  качества личности).

  Основными способами  построения психологического портрета в процессе делового общения могут  выступать: эмпатия, рефлексия, стереотипизация, индивидуализация.

  Эмпатия: как способ психологического анализа позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в той или иной жизненной ситуации.

  Рефлексия: основывается на познании и оценке менеджером своей  позиции и размышлениях о позиции  другого человека, в ходе его мыслей, ближайших и перспективных планах поведения.

  Стереотипизация: строится на основе переноса выявленных в практике общения менеджера типичных способов поведения, типичных свойств той или иной личности на конкретную ситуацию взаимодействия.

  Индивидуализация  – это способ анализа поведения  и черт личности человека, в основе которого находится выявление особых психологических примет, индивидуальных особенностей деятельности, его умении и навыков.

  Этап профессионального  общения – создание соответствующих  условий и психологических предпосылок  эффективных коммуникаций. Важнейшей  психологической предпосылкой эффективного общения является выявление основной репрезентативной системы взаимодействующего с менеджером человека и опора  на нее в процессе непосредственного  контакта.

  По мнению-Д. Гриндера и Р. Бендлера, создателей теории нейролингвистического программирования, существует три основных канала, через которые люди получают информацию об окружающем мире: зрение, слух и кинетическое чувство. У каждого человека есть наиболее развитая репрезентативная система, которая может отличаться от репрезентативной системы другого человека.

  Этап профессионального  общения – непосредственный контакт  менеджера с другими лицами. Его  цель – получение определенной информации и воздействие на партнера. Этот этап общения важен для устранения противоречий, непонимания и разногласий, решения вопросов согласованности.

  Этап профессионального  общения – осознание менеджером результатов и последствий контактов.

  В деловом  общении выделяются несколько фаз:

  Наиболее ответственной  фазой является (подготовка делового общения, которое надо планировать, правильно выбрав место и время) определить для себя установки на результаты общения.

  Далее собственно наступают фазы общения. Первой из них  является (вхождение в контакт). В  этой фазе менеджер должен почувствовать  состояние, настроение партнера, освоиться  сам и дать возможность сориентироваться собеседнику – это самонастройка. Здесь очень важно сразу расположить  партнера к себе и обеспечить ровное начало общения. Этот период завершается  установлением психологического контакта.

  Следующая фаза – (концентрация внимания) на чем-то, какой-то проблеме, задаче сторон и разработке темы. Здесь выделяют мотивационный  зондаж. Он производится с целью  понять мотивы собеседника и выявить  его интересы.

  Далее наступает  фаза (аргументации и убеждения). Она  имеет место, если есть расхождение  во мнениях.

  Последней фазой  является фаза (фиксации результата). Менеджер должен уметь почувствовать тот  момент в общении, когда тема исчерпана  или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае необходимо завершать  общение. Этот момент еще называют критическим. Но завершать деловое общение  нужно так чтобы была перспектива  продолжения, потому что разрыв отношений это конец контактов. Разрыв отношений для менеджера означает упущенные возможности. Менеджер в любой деловой беседе должен знать три аспекта (деловой, личный и динамику развития беседы). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

  По изученной  мною темы можно сделать вывод, что  деловое общение это процесс  взаимодействия между двумя или  более людьми, которые обмениваются важной информацией в сфере их профессиональной деятельности. Деловое  общение очень полезно в сфере  бизнеса, потому как бизнес это профессиональная деятельность, в сфере которой  люди устанавливают друг с другом контакт для получения важной информации, чтобы в дальнейшем строить  планы, поднимать свой карьерный  рост, повышать квалификацию, для того чтобы добиться намеченной цели.

  Тема делового общения очень распространена и  актуальна, она затрагивает множество  сфер общения, такие, к примеру, как: деловое общение по телефону, деловое  общение в письменном виде, деловое  общение по Интернету. Но самая важная сфера общения, которую затрагивает  эта тема на сегодняшний день это  деловое общение по телефону. Потому что многие люди занимающиеся бизнесом в основном большую часть деловых  вопросов, проблем, а также деловых  встреч решают и назначают по телефону. По оценкам многих специалистов, утверждено, что более 75% деловых вопросов решается именно по телефону.

  Деловое общение  также играет важную роль и для  менеджера. В его сфере деятельности оно очень необходимо, так как  менеджер должен, во-первых, уметь правильно  проводить деловые совещания, кроме  того, менеджер – организатор совещаний  должен уметь подготовить и ознакомить всех участников совещания с их повесткой  дня. Проводить различные деловые  сделки, должен уметь проводить переговоры с деловыми людьми, организовывать задачи, проводить разного рода мероприятия. Иногда менеджер должен уметь принимать  правильные, а в некоторых случаях  нестандартные решения.