Развитие информационных систем управления предприятием

       Одно  время канцелярский персонал регулярно  регистрировал эти сделки и операции в бухгалтерских документах. Поскольку  эта работа была утомительной и сопровождалась ошибками, но оставалась необходимой для продвижения вперед, она стала одним из первых направлений коммерческого применения компьютеров.

       Системы совершения сделок и операций построены  на стандартной модели, схема которой приведена ниже. Когда операция или сделка совершается, она должна быть «схвачена» и подготовлена к обработке. Фиксация операции и ее подготовка к обработке составляют первую часть модели. Вторая часть модели состоит в утверждении сделки или операции. Третья часть модели состоит в регистрации и записи сделки или операции. Четвертая часть сделки – создание отчетов.

       Термином  «управленческие информационные системы» иногда определяли все типы управленческих систем, но в этом разделе мы используем его, чтобы показать специфический тип информационной системы. Управленческая информационная система является интегрированной отчетной системой, специально предназначенной для помощи менеджерам в планировании, осуществлении и контроле деятельности организации. Она подготавливает отчеты на основе данных, полученных из многих систем совершения операций и возможно из окружения организации. УИС обычно предназначается для концентрации отобранных данных из систем совершения сделок и операций и внешних источников, чтобы сделать эти данные более подходящими для информационных менеджеров.

       Управленческие  информационные системы имеют тенденцию  к тому, чтобы ограничиваться «только  чтением» данных, которыми нельзя манипулировать. Например, менеджер не может использовать УИС, чтобы получить запроектированные цифры доходов и потерь или чтобы найти различные решения, основанные на разных объемах продаж. Это ограничение не отменяет ценность УИС. [2, c. 59].

       Таким образом, поскольку менеджеры испытывают потребность в периодической информации, УИС является важным инструментом для обеспечения регулярных отчетов, которые повышают эффективность управленческого планирования и контроля.

 

3 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ И ИХ  СОДЕРЖАНИЕ 
 

       Под системой понимают любой объект, который  одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

       Информационная  система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

       Современное понимание информационной системы  предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

       Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно  можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:

       – ввод информации из внешних или внутренних источников;

       – обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

       – вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

       – обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

       Примеры информационных систем.

       Информационная  система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых  фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

       – определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;

       – посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

       – предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

       Информационные  системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках  продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.

       Менеджеры, делая выборки по поступившим  заказам, принимают оперативные  управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом, экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

       Информационные  системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

       Информационные  системы автоматизации технологии («менеджмент уступок»). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.

       Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

       Подсистема  – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

       Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем 

       Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и  правовое обеспечение.

Рисунок 3.1 Структура информационной системы 

       Информационное  обеспечение.

       Назначение  подсистемы информационного обеспечения  состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

       Информационное  обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

       Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

       Математическое  и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

       Правовое  обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

       Классификация информационных систем по признаку структурированности  задач.

       При создании или при классификации  информационных систем неизбежно возникают  проблемы, связанные с формальным – математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

       Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

       Различают три типа задач, для которых создаются  информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частично структурированные.

       Структурированная (формализуемая) задача - задача, где  известны все ее элементы и взаимосвязи  между ними.

       Неструктурированная (не формализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

       В структурированной задаче удается  выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

       Типы  информационных систем, используемые для решения частично структурированных задач.

       Информационные  системы, используемые для решения  частично структурированных задач, подразделяются на два вида создающие  управленческие отчеты и ориентированные  главным образом на обработку  данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Рисунок 3.2 Классификация информационных систем

       Информационные  системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

       – составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;

       – быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;

       – управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;

       – логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;

       – автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

       Модельные информационные системы предоставляют  пользователю математические, статические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

       Экспертные  информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

       Классификация по степени автоматизации.

       В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные

       Ручные  ИС характеризуются отсутствием  современных технических средств  переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.