Разработка технологии процесса управления ООО «Виктория»

      Сегодня без развитой ИT-инфраструктуры невозможно строить эффективный бизнес. Приходится принимать решения, которые позволяют руководству предприятия профессионально управлять информацией, оптимизировать расходы при построении бизнеса, способствуют повышению его эффективности.

      Современные ИТ позволяют использовать огромные массивы данных в режиме реального  времени, причем их стоимость постоянно  снижается. Как следствие (например, на заводах), уже не нужно хранить  и размножать конструкторско-технологическую  документацию, сокращая площади и численность работников. Как один из способов уменьшения оборотного капитала, за счет ИТ можно использовать системы оперативного управления производством и доставки комплектующих, при которых не только освобождаются складские помещения, но и отпадает потребность в складировании вообще.

      Что же предусматривает внедрение ИТ и осуществление автоматизации  на предприятиях?

      Чаще  всего термин «комплексная автоматизация» понимается буквально как автоматизация  предприятия в комплексе. Имеется в виду, что в каждом целевом отделе должно функционировать автоматизированное рабочее место, поддерживающее тот или иной рабочий процесс. Например: 1С-Бухгалтерия», «Основные средства», «Касса», и т.д.

      Самая большая заслуга ИТ для экономики  состоит в уменьшении времени выполнения и стоимости трансакций. В производство внедрился безбумажный оборот документации, успешному маркетингу способствует компьютерное моделирование⁵. 
 
 

1.4.Теоретические  аспекты разработки процесса  управления 

      Процесс управления дает представление об этапах, содержании работ и логической последовательности их выполнения. Он является разновидностью процесса разработки и принятия управленческих решений и содержит в общем виде следующие этапы: диагностирование и структуризация проблем, формирование решения, реализация решения, контроль за выполнением и оценка решения.

      Процесс в управлении – аспект деятельности, перекрывающий и связывающий  четыре основные функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Основные связующие процесса – это принятие решений и коммуникация. Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в желаемое состояние. Процесс управления организацией представлен на рис. 2.

Рис. 2.1. Процесс управления организацией 

      Процесс состоит из шести последовательно  выполняемых этапов.

      Определение миссии и цели является первым и самым ответственным решением в стратегическом управлении, поскольку цели служат ориентирами для всех последующих этапов, и одновременно накладывают определенные ограничения на направления деятельности организации при выборе стратегии.

      Миссия  – философия организации, смысл  ее существования. Цель – конкретизация  миссии, идеальный образ желаемого состояния. Через определение миссии и целей организация стремится представить свое будущее, направления развития своего бизнеса.

      Анализ  внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние.

      Внешняя среда неоднородна и дифференцирована по силе, периодичности, характеру влияния на организацию. В ней можно выделить среду косвенного воздействия (макроокружение) и среду непосредственного окружения.

      Задачи  анализа внешней среды состоят  в установлении и оценке влияющих факторов, представляющих угрозу или  способствующих развитию организации; в изучении изменений, влияющих на текущую деятельность организации, и установлении их тенденций.

      Макроокружение создает общие условия, в которых действует предприятие, определяя для него и других предприятий границы допустимого и недопустимого.

      Подобно тому, как атмосфера по разному  действует на человека, так и макроокружение в разной степени влияет на организацию  в зависимости от уровня ее «здоровья».

      При анализе экономических факторов рассматривают темпы инфляции (дефляции), налоговую ставку, международный платежный баланс, уровень занятости населения в целом и в отрасли, платежеспособность предприятий.

      При анализе политических факторов следует  следить за соглашениями по тарифам  и торговле между странами, протекционистской  таможенной политикой, направленной против третьих стран, нормативными актами местных органов власти и центрального правительства, уровнем развития правового регулирования экономики, отношением государства к антимонопольному законодательству, кредитной политикой местных властей.

      Рыночные  факторы включают многочисленные характеристики, оказывающие непосредственное влияние  на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководству фирмы уточнить ее стратегию и укрепить свои позиции на рынке. Здесь исследуют изменение демографических условий, уровень доходов населения, долю рынка, жизненные циклы товаров, уровень конкуренции в отрасли и т.д.

      Руководство организации обязано постоянно следить за технологической внешней средой, чтобы не упустить момент появления в ней изменений. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, создание новых технологий, применение ЭВМ для проектирования новых товаров, чтобы организация могла быть конкурентоспособной.

      Анализ  факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства  организации за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяют четыре диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов, оценка их текущих стратегий, оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли, изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

      Социальные  факторы включают изменяющиеся общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы. В нашей стране целый ряд факторов социальной среды приобрел особое значение: обостренные национальные чувства, роль женщин и национальных меньшинств в обществе, отношение основной массы к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей и т.д.

      Анализ  международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций  после отмены государственной монополии  на внешнюю торговлю. На предприятиях, которые действуют или собираются действовать на международном рынке, руководство должно следить за ситуацией, которая складывается в этом обширном сегменте. Нужно отслеживать политику правительств других стран.

      К среде непосредственного окружения относят ту часть внешней среды, с которой организация имеет конкретное и непосредственное взаимодействие. В центре внимания находятся потребители, конкуренты, поставщики. В случае необходимости изучают также организацию торговли, деятельность посредников. При анализе среды непосредственного окружения определяют влияние на организацию этих факторов, а также смотрят какова возможная реакция со стороны предприятия на эти проявления.

      Под внутренней средой понимается совокупность всех внутренних факторов организации, которые определяют процессы ее жизнедеятельности.

      По  сути, анализ внутренней среды организации, главным образом, сводится к анализу использования потенциала организации, который целесообразно проводить в разрезе функциональных областей. Результаты такого анализа можно оформить в виде таблицы. Источником информации служит документация предприятия, а также суждения экспертов.

    Таблица 2.1 

Анализ  внутренней среды в разрезе функциональных областей 

      Итогом  анализа внешней и внутренней среды является выявлением угроз  и возможностей, сильных и слабых сторон организации, с помощью которых  представляется возможным выявить  и ранжировать проблемы, стоящие  перед организаций.

      Под сильными сторонами организации понимают все, что обеспечивает ей преимущества над конкурентами: высокая компетентность, достаточные финансовые ресурсы, совершенная технология, хороший менеджмент, высокая трудовая этика, квалифицированная команда управленцев, хорошая система контроля качества продукции и процессов и др.

      Слабые  стороны организации – это  то, что не позволяет ей достичь  преимущества над конкурентами: устаревшее оборудование, высокие производственные издержки, отсутствие четких стратегий  развития, нехватка финансовых или иных ресурсов, устаревшая организационная структура, слабое представление о рынке и др.

      Разработка  стратегии должна опираться на сильные  стороны предприятия и быть такой, чтобы минимизировать воздействие  слабых сторон. Для этого выясняют как изменения ситуации на рынке, и в какой мере соотносятся с сильными и слабыми сторонами организации.

      Проследить  возможное сочетание характеристик  рыночной ситуации с сильными и слабыми  сторонами предприятия можно  с помощью СВОТ-анализа и метод  экспертных оценок. Технология проведения СВОТ-анализа предусматривает составление матрицы, вид которой приведен на рис. 2.2. Первое поле - стратегии, использующие сильные стороны для реализации возможностей. Второе поле – стратегии, использующие сильные стороны для устранения угроз. Третье поле – стратегии, минимизирующие слабости организации, используя возможности ситуации. Четвертое поле – стратегии, минимизирующие слабости  и угрозы, появившиеся во внешней среде.

    Рис. 2.2. Матрица СВОТ 

      При использовании метода экспертных оценок для анализа привлекают группу экспертов (5-10 человек), являющихся специалистами в областях экономики, бухгалтерского учета, маркетинге и т.д. Работа проводится в несколько этапов: 1 – формирование задач анализа и опрос экспертов, базирующийся на системе оценок («5» – максимальное значение; «4» -  выше среднего; «3» – среднее; «2» – ниже среднего; «1» – минимальное); 2 – обработка мнений экспертов; 3 – доведение результатов обработки до экспертов; 4 – выявление преобладающего мнения.