Пути совершенствования системного управления

При использовании  метода «дерево целей» в качестве средства принятия решений часто  вводят термин «дерево решений». При  применении «дерева» для выявления  и уточнения функций управления говорят о «дереве целей и  функций». При структуризации тематики научно-исследовательской организации  удобнее пользоваться термином «дерево  проблемы», а при разработке прогнозов  — термином «дерево направлений  развития (или прогнозирования развития)»  или упомянутым выше термином «прогнозный  граф».

Метод «дерева целей» ориентирован на получение  полной и относительно устойчивой структуры  целей, проблем, направлений, т.е. такой  структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе. Для достижения этого при построении вариантов структуры следует  учитывать закономерности целеобразования  и использовать принципы и методики формирования иерархических структур целей и функций.

2.3. Методы формализованного представления систем управления

      Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления.

      Иначе говоря, обследование системы управления в рамках выбранного метода формализованного описания должно выявить оптимальные варианты построения, организации и функционирования реальной системы.       Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать в конечном итоге созданию четких организационных механизмов управления, используемых объектов.

      Необходимость создания таких механизмов обусловлена внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращения управленческих расходов.      Как известно, моделирование какого-либо объекта заключается в замене исходного объекта таким объектом (моделью), исследование которого можно провести эффективнее, т.е. легче, доступнее, быстрее, дешевле и т.д.

Существует  много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели.

Выбор конкретного метода формализованного описания, системы управления зависит  от того, в каких условиях осуществляется обследование, какова ответственность  исполнителей за принимаемые решения  и какова степень регламентации  управления в обследуемой организации.

В настоящее  время разработано и опробовано целый ряд различных методик  обследования и формализованного представления  систем управления.Ниже рассмотрим некоторые  из этих методов.

      Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:

  -системным подходом при создании новых или модернизации уже сложившихся систем управления. При таком подходе разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;

  -возможностью алгоритмизировать расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);

  -большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием этого, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение.

      Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помощью сетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.

Весь  процесс создания системы СПУ можно условно разбить на три стадии.

1. стадия обследования: результаты обследования оформляются в виде сетевых графиков;
2. расчет и анализ сетевых графиков;
3. стадия оперативного управления.

Использование сетевых моделей позволяет:

-равномерно распределить работу во времени, а также между подразделениями и исполнителями, более четко разграничить обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельных этапов работ;

-перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графиков по выполнению работ на любом уровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования и управления (СПУ в целом по отрасли);

-использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки, выделить функции, права и обязанности подразделений и ответственных исполнителей.

2.4. Методы исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе  указывается, что и в какой  последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный  перечень вопросов:

• назначение документа;
• количество одновременно выписываемых экземпляров;
• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
• кем заполняются реквизиты и их показатели;
• правила формирования показателей;
• значимость каждого показателя;
• периодичность составления документов;
• частота разработки показателей.

Одновременно  с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены  сведения документации.

В связи  с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые  помогут выяснить функции, выполняемые  конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные  и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной  деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей  системе и ее подразделениях различаются  процессы расчета показателей и  процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод  инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет  получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в  силу большой трудоемкости метод  инвентаризации применяется очень  редко.

Для обследования систематизированных массовых и  регулярно повторяющихся документов более часто используется метод  типических групп, когда регистрации  подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее  распространенным является анализ потоков  информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные  элементы потока — документы. Отношение  между ними изображаются в виде графической  схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме  потока. Система координат графика  двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений  конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или  промежутков времени. Шкала может  быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен  в виде прямоугольника с указанием  номера документа. Стрелка, идущая к  документу (от документа), показывает направления  движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Анализ  схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы  объединяются или расчленяются. В  результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и  сроки выполнения работ для каждого  подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных  документов вместо одного, составленного  в нескольких экземплярах; излишне  длительное хранение документов; неоправданные  задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным  методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может  стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при  анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно  использовать для анализа организации  и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями  предприятия и внешней средой.

Основное  назначение информационной модели заключается  в том, что она характеризует  существующие потоки документированной  информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные  модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе  управления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ПУТИ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМНОГО УПРАВЛЕНИЯ.