Проведение аудита персонала: уровни, подходы, последовательность

     Одной из наиболее важных задач аудита в трудовой сфере является определение эффективности осуществления программы управления и развития трудовых ресурсов (подразумевается, что такая программа существует на каждом предприятии). Поэтому перед началом проверки цели и задачи программы должны быть четко определены, а если необходимо, уточнены. Это особенно важно, если в проверке участвуют внешние ревизоры. Эта проверка должна включать, по крайней мере, три целевые функции:

1. Оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок.
2. Оценку соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности.
3. Оценку хода выполнения программы.

     Кроме этого, необходимо тщательно проверить  правила и методики, чтобы определить, насколько они отвечают поставленным задачам.

     Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия  или представителей сторонних организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Свои работники  больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования. Вместе с тем им сложнее посмотреть на проблемы "со стороны", они сами во многом свыклись с существующим порядком, а, следовательно, им крайне трудно быть абсолютно объективными в оценках.

     Наиболее  эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

     2. Сбор информации

     Основными источниками информации, используемой для проведения аудита персонала, являются законы и инструкции в области  управления трудом и трудовыми отношениями, трудовые показатели организации, результаты анкетирования и интервьюирования работников

     Источники информации при аудите персонала⁶:

• Законы и инструкции
• Учредительные документы;
• Анкеты, опроссники, шкалы;
• Решения о назначении на должность;
• Штатное расписание;
• Правила внутреннего трудового распорядка, положение о  персональных данных;
• Приказы;
• Трудовые книжки;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Личные карточки по форме Т-2;
• Результаты анкетирования и интервьюирования работников

     Руководители  предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать  эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные  их полностью понимают.

     Специфическая цель аудиторской проверки заключается  в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации  законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность  выявить устаревшие инструкции и  требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или, по крайней мере, облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

     Рассматривая  анализ трудовых показателей предприятия  как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей  наиболее репрезентативных с точки  зрения воздействия на эффективность  и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам: рабочая сила,  рабочее время, качество труда, производительность труда, заработная плата и так далее

     Внутри  каждого блока целесообразно  акцентировать внимание на двух типах  составляющих результативности работы: количественной (экстенсивной) и  качественной (интенсивной).

     Так, если говорить о показателях рабочей  силы, то к экстенсивным относятся  такие, как изменение общей численности  промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров и тому подобное, а к интенсивным - коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и тому подобное

     Один  из наиболее объективных и экономичных  подходов к получению данных для  проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении  занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия  и, как правило, представляют собой  самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты  по управлению персоналом полагают, что  опросы занятых по поводу их отношения  к работе особенно результативны  для оценки взаимоотношений в  коллективе, мотивации к труду, эффективности  деятельности руководства и системы  вознаграждений и компенсаций.

     Другой  способ узнать мнение служащих - это  интервью. Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в  организации труда, все затраты  на организацию таких интервью окупаются  в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей  безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких  прибылей.

     3. Обработка и анализ информации

     В ходе проверки информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных для  оценки, и вводится в ЭВМ⁷.

     Одной из наиболее важных функций аудитора является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии  можно:

• Сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;
• Используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;
• Применяя перекрестные данные и системный тип проверок и так далее

     Существуют  методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий  в стоимостном выражении. При  разработке программ для оценки стоимости  управления трудом, трудовыми ресурсами  важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.

     4. Эффективность аудита в трудовой сфере

     Эффективность аудита персонала отражается в итоговых материалах, включающих, как правило, отчет о результатах аудиторской  проверки.

     В отчете могут быть рассмотрены различные  пути совершенствования управления персоналом, включая внедрение новых  технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствованию  документации, уточнения. На этом же этапе  осуществляется оценка результативности аудита персонала, заключающаяся прежде всего в социально-экономической и социально-психологической эффективности разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприятий по рационализации организации труда персонала, а также по совершенствованию деятельности кадровой службы организации. 
 
 
 

     ВЫВОД 

     Под аудитом персонала понимается система  консультационной поддержки, аналитической  оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации  ее целям и стратегии развития, соответствие деятельности персонала  и структур управления организации  существующей нормативно-правовой базе, эффективность кадровой работы по решению  задач, причины возникающих в  организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или  снижения их негативного воздействия.

     Главной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации

     Аудит персонала может быть рассмотрен с точки зрения трех основных подходов:  организационно-технологическом,  социально-психологическом и экономическом.

     Аудит персонала может осуществляться на стратегическом, управленческом и  тактическом уровнях.

     Проведение  аудиторской проверки в трудовой сфере предполагает организацию  работы в несколько этапов. На первом, подготовительном, этапе определяются цель проверки, формы ее осуществления, подбирается персонал для ее проведения. На втором этапе проводится сбор информации. Третий этап аудиторской проверки заключается  в систематизации, анализе, оценке информации, подготовке предложений по рационализации деятельности предприятия в трудовой сфере. Четвертый этап посвящен оценке эффективности аудита в трудовой сфере.

     Аудит в трудовой сфере позволяет повысить прибыльность предприятия за счет выявления  резервов организации внутрифирменных  социально-трудовых отношений.

     Список  использованной литературы: 

     

1. Аудит предприятия. Методология аудиторской проверки хозяйственно-финансовой деятельности предприятия: Учебное пособие./ В.В.Нитецкий, Н.Н. Кудрявцев. – М.: Дело, 1996. – 448 с.
2. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом.: М – 2003. - 375 с.
3. Данилевский Ю.А., Шапигузов Н.Н., Старовойтова Е.В. Аудит: Учебное пособие. - М.; ИД ФБК -ПРЕСС, 2000 – 281 с.
4. Миронова О.А., Азарская М.А. Аудит: теория и методология. – 2-е изд., испр. – М.: Омега-Л, 2006. – 371 с.
5. Овсийчук М.Ф., Пугачев В.В., Овсийчук В.Я. Аудит: Учебное пособие. – М.: МУПК, 1997. – 390 с.
6. Рогуленко Т.М. Аудит. – М.: Экономист, 2005. – 217 с.
7. Т.В. Никонова, С.А. Сухарев. Управленческий аудит: персонал.: М.: Экзамен, 2002. – 312 с.
8. Управление персоналом организации (учебник) / Под ред. проф. А.Я. Кибанова, М.: ИНФРА-М, 2001. -  622 с.
9. Ф.Н. Филина. Проведем аудит персонала //Российский бухгалтер. – 2007. - №3. – 37 с.
10. Экономика труда и социально-трудовые отношения / Под ред. Г.Г.Меликьяна, Р.П.Колосовой. - М.: Изд-во МГУ Изд-во ЧеРо, 1996. - 623 с.

 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение 1 

     Основные  параметры аудита по функциям управления

     персоналом⁸