Проведение аудита персонала: уровни, подходы, последовательность

     ВВЕДЕНИЕ 

     В последние два десятилетия с  возрастанием понимания роли человека в процессе производства растет внимание к трудовым ресурсам и их роли в  организации функционирования предприятия, что нашло отражение в формировании особого направления аудиторской  деятельности - аудита в трудовой сфере, и, соответственно, аудита персонала, который  позволяет убедиться, что трудовой потенциал предприятия и организации используется полностью, эффективно.

     Аудит в трудовой сфере - это периодически проводимая система мероприятий  по сбору информации, ее анализу  и оценке на этой основе эффективности  деятельности предприятия по организации  труда и регулированию социально-трудовых отношений¹.

     Аудит персонала необходим для оценки эффективности системы управления кадрами организации. Он способствует выявлению ошибок, которые могут  повлечь за собой финансовые потери и нанести ущерб репутации  компании.

     Актуальность  темы обосновывается тем, что аффективное  развитие любой компании требует  постоянного повышения уровня компетенции  и квалификации ее сотрудников. Именно полноценный грамотный кадровый аудит персонала является основным средством контроля над кадровой ситуацией на предприятии.

     Цель: всестороннее изучение проведения процедуры аудита.

     Задачи:

1. Сущность аудита (объекты, цели, уровни, подходы, типы).
2. Этапы проведения аудита.

1. СУЩНОСТЬ  АУДИТА (ОБЪЕКТЫ, ЦЕЛИ, УРОВНИ, ПОДХОДЫ, ТИПЫ)

     В сегодняшней ситуации практически  любой вид бизнеса испытывает воздействие серьезной конкуренции. Для того чтобы выжить и преуспеть  в своей деятельности организациям необходимо оставаться конкурентоспособными в этой новой среде. Сохранение компетентности возможно только через непрерывное  развитие человеческих ресурсов. Потенциальным  механизмом этого роста является аудит (оценка) деятельности сотрудника, оценка должна носить постоянный и  всесторонний характер. Поскольку эффективная  система аудита персонала оценивает  достижения сотрудника и служит основой  создания планов развития отдельных  лиц и коллективов, она ставит новые задачи и цели для  дальнейшего пребывания и функционирования человека в организации.

     Аудит персонала - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и  независимой экспертизы кадрового  потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом  позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации  ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала  и структур управления организации  существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению  задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия. При этом главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации².

     Аудит может осуществляться на³:

1. Стратегическом уровне (проводится оценка на уровне высшего руководства).
2. Управленческом уровне (оценка производится на уровне линейных руководителей).
3. Тактическом уровне (оценка осуществляется на уровне службы управления персоналом).

     В практике менеджмента аудит персонала  является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому  или бухгалтерскому аудиту, а с  другой - инструментом управления, который  позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

     Объект  аудита персонала - трудовой коллектив  организации, различные стороны  его производственной деятельности, принципы и методы управления персоналом в организации.

     Объективно  процесс оценки персонала является прямым отображением стоящих перед  организацией задач. Несомненно, объект оценки должен соответствовать поставленным задачам и способствовать их достижению. В зависимости от особенностей работы и назначения оценки основное внимание оценщиков может быть направлено на результат или на процесс его достижения (ожидаемые от работника фирмы поведения, развитие его потенциальных способностей и возможностей).

     Сложность и многогранность объекта и целей  аудита персонала предполагают использование  различных подходов, то есть многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который  можно разделить на три основные группы методов:

1. Организационно-аналитические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. При этом из общего числа трудовых показателей следует выделить только те, которые в наибольшей степени влияют на эффективность (прибыльность) организации, среди них показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества труда, производительности труда, оплаты труда и другие.

     Источниками данной информации служат документация и отчетность организации, в том  числе баланс трудовых ресурсов организации, описание работ и спецификации, должностные  инструкции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие  места), уровень профессиональной заболеваемости, производственного травматизма, текучести  и так далее

     2) Социально-психологические методы, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и так далее

     3) Экономические методы, позволяющие путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организациина рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

     Независимо  от выбранного подхода аудиторам  необходимо собрать данные относительно деятельности службы управления персоналом организации. практически это достаточно трудная задача. частично причина этого находится в том, что очень трудно определить эффективность этой службы. многие из доступных показателей субъективны по своей природе и организационно зависимы. кроме того, эффективность управления персоналом на организационном уровне может весьма отличаться от эффективности службы управления персоналом непосредственно.

     В аудите персонала используются типичные для управленческого аудита инструменты. Каждый инструмент исследования обеспечивает частичные понимание действий управления персоналом фирмы. Если эти инструменты  используются умело, команда может  соткать из них ясную картину  действий управления персоналом организации. Это:

• Интервью (наиболее применимый инструмент сбора информации, применяемый для получения информации для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам).
• Анкетные опросы и обзоры (на базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у работников удовлетворенность трудом).
• Анализ официальных документов (изучение отчетов помогает определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и положениям кадровой политики организации, а также выявить проблемные области).
• Внешняя информация (эти данные позволяют аудитору получить информацию по наиболее важным для оценки современного состояния экономики индикаторам: среднемесячной заработной плате, просроченной задолженности по ее выплате, среднему числу замещенных рабочих и вакантных мест, движению кадров, прогнозам предприятий по высвобождению персонала, отработанному времени, вынужденной неполной занятости и потерям рабочего времени по этой причине, условиях труда работающих, уровне и динамике производительности труда).
• Эксперименты в области управления персоналом (это инструмент, доступный службам управления персоналом и аудиторским командам. Идеальный проект исследования — «полевой» эксперимент, позволяющий службе управления персоналом сравнивать экспериментальную и контрольную группы в реальных условиях).

     В зависимости от ряда факторов выделяют несколько типов аудита персонала (см. Приложение 2).

     Аудиторская проверка в области персонала  должна осуществляться по следующим  направлениям:

1. Оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала.
2. Диагностика кадровых процессов и процедур управления, оценка их эффективности.

     Целью аудита кадрового потенциала является выявление того, обладает ли организация  человеческими ресурсами, необходимым  и достаточными для ее функционирования и развития; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с  выбранной стратегией. Для этого необходимо оценить фактический состав работающих, а также особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

     Оценка  кадрового потенциала должна включать⁴:

• Анализ списочного состава работников по возрастному, образовательному, половому и другим признакам, естественной убыли и его соответствие организации;
• Оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персона лом технологического процесса.
• Оценку соответствия образовательного и профессионально-

квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности.

• Анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей.
• Проверку и анализ данных об использовании рабочего времени.
• Оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики, причин движения рабочей силы, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда.
• Определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом.
• Исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и других).
• Сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, бытовок, мест общественного питания).
• Диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.

     Аудит кадровых процессов включает рассмотрение и анализ всего спектра функций управления персоналом, посредством которых достигается обеспечение интересов организации (см. приложение 1). 
 
 
 
 
 

     2.  ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА 

     Осуществление проверки предполагает разделение работы на несколько этапов⁵:

1. Подготовительный, включающий разработку подходов к проведению проверки.
2. Этап сбора информации.
3. Этап анализа и обработки информации.
4. Этап оценки эффективности аудиторской проверки.
1. Подготовительный этап аудиторской проверки.