Проектирование системы внутрикорпоративного обучения персонала на примере ООО «Новый Аудит»

Таблица 4.

Устав проекта по совершенствованию внутрикорпоративного обучения персонала организации

3.2. Описание содержания  проекта

В рамках курсовой работы необходимо разработать проект формирования  системы корпоративного обучения персонала в ООО «Новый Аудит». В качестве основных направлений  по совершенствованию внутрикорпоративного обучения на ООО «Новый Аудит» внутреннего обучения были выделены следующие мероприятия:

• адаптация новых сотрудников и введение в должность;

• профессиональное обучение;

• организация внутрикорпоративного обмена опытом;

• переквалификация сотрудников.

По всем этим направлениям разработаны специальные программы, включающие методические материалы и нормативные документы. Они согласованы между собой, дополняют и развивают друг друга. На этом подготовительный этап работы был завершен, и в компании приступили к внедрению комплексной системы внутреннего обучения сотрудников.

Рассмотрим подробнее специфику каждого из направлений проекта.

Адаптация новых сотрудников ООО «Новый Аудит» и введение в должность. Процесс адаптации новых сотрудников начинается еще на этапе поиска и найма кандидатов. При проведении вступительного собеседования претендентов ознакомят с условиями работы и оплаты труда, рассказывают о перспективах карьерного и профессионального роста в компании, особенностях корпоративной культуры, формируют реалистические ожидания относительно будущей работы.

Для вновь принятых сотрудников ООО «Новый Аудит» была разработана программа адаптации, охватывающая весь период прохождения ими испытательного срока. Сама программа состоит из двух частей: базовой, общей для всего персонала компании, и профессиональной.

В базовую часть программы входит тренинг-презентация и стандартное знакомство с компанией. В ходе тренинга новым сотрудникам рассказывают об истории компании, специфике работы, принятых правилах поведения, о том, чего компания ожидает от своих сотрудников. Новички могут получить ответы на вопросы, касающиеся деятельности самой компании, ее истории, правил поведения, стандартов и принципов работы, услуг и клиентов, организационной структуры и взаимосвязи отделов, особенностей корпоративной культуры (например, какие перевозки осуществляются, в какие страны, какие праздники принято отмечать, каковы нормы коммуникации и др.). Наставник принимает активное участие в знакомстве нового персонала с организацией на протяжении всего адаптационного периода.

Необходимый минимум информации, с которой вновь принятые сотрудники знакомятся в первые дни работы под руководством корпоративного тренера, содержится в «Настольной книге сотрудника». В нее включена также рабочая тетрадь для записи возникающих вопросов и заметок. Такая предварительная работа с возможными вопросами позволяет новым сотрудникам избежать неловких ситуаций в процессе адаптации, помогает им быстрее освоить важные для деятельности профессиональные знания и навыки. Если нужно, для них проводится соответствующий семинар или тренинг.

Содержание профессиональной части программы варьируется в зависимости от специфики работы на конкретном участке. К новому сотруднику прикрепляется наставник, который и руководит стажировкой. Наставники подбираются из числа опытных сотрудников, имеющих способности к обучению и соответствующую мотивацию. Они проводят двухнедельный инструктаж на рабочем месте, разъясняют особенности работы, вводят новичка в коллектив, отвечают на вопросы.

Система наставничества должна быть введена в каждом отделе. Для наставников разработана специальная «Мини-книга наставника», где прописаны правила работы с новичками, рассказано об особенностях обучения взрослых людей, перечислены основные цели наставников. По итогам прохождения стажировки наставник пишет характеристику на нового сотрудника. Менеджеры также контролируют процесс прохождения стажировки, в частности, разъясняют требования к работнику и ожидания со стороны организации.

По окончании этапа профессиональной стажировки менеджер проводит с новым сотрудником собеседование, в ходе которого выясняет, насколько тот готов к самостоятельному выполнению работы (новичку предлагается ответить на перечень специальных вопросов, касающихся содержания и организации его профессиональной деятельности). Затем работник оценивается и принимается решение об успешности прохождения им испытательного срока.

Труд наставников стимулируется материально — в случае успешного прохождения новичком этапа стажировки (положительная характеристика наставника и хорошие результаты собеседования с менеджером) наставник получает доплату в размере до 30% от суммы оклада.

Профессиональное обучение. Система профессионального обучения охватывает всех сотрудников компании. Одна из ее частей — система MAX. Это внутрикорпоративная международная программа обучения с модульной структурой, дающая широкие возможности индивидуализации обучения за счет подбора и комбинирования необходимых модулей. Она предполагает получение теоретических знаний и практических навыков по всем направлениям деятельности ООО «Новый Аудит».

Все материалы и методы, используемые в системе MAX, основываются на многолетнем опыте сотрудников компании ООО «Новый Аудит» из разных стран. Она играет роль базовой в разработке региональной программы корпоративного обучения. Из общей программы отбирается то, что может быть полезно именно для этой страны, и дополняется необходимыми материалами на месте.

Каждый модуль программы MAX ориентирован на освоение специальных теоретических знаний (для разных отделов — своих), которые затем отрабатываются в упражнениях, играх и практических заданиях на мини-тренинге. Модуль включает материалы для тренера, информационную и рабочую тетради для участника. Все примеры и упражнения адаптированы к специфике работы ООО «Новый Аудит». Рабочая сессия по отдельному модулю состоит из мини-семинара и практикума. Полученные знания сотрудники применяют на своем рабочем месте, осваивают их практически, могут обратиться к тренеру с вопросами. После периода освоения новых профессиональных знаний и навыков участники вновь собираются на сессию, где обмениваются накопленным опытом — что получилось, что не удалось реализовать. В конце второй рабочей сессии проводится оценка эффективности обучения в виде тестирования, либо в виде выполнения практического задания.

Кроме собственных программ внутреннего обучения ООО «Новый Аудит» привлекает внешних провайдеров тренинговых и консалтинговых услуг для реализации отдельных проектов корпоративного обучения (например, для усовершенствования управленческих навыков топ-менеджеров). Узкоспециализированные навыки и знания в области бюджетирования, информационных технологий, таможенных процедур и т. д. ведущие сотрудники компании получают на открытых тренингах. Дальнейший процесс предполагает проведение «каскадного» обучения внутри отделов (прошедший внешнее обучение сотрудник передает всю полученную на тренинге информацию коллегам).

Организация внутрикорпоративного обмена опытом. Эффективному обмену опытом способствуют специальные конференции, на которые приглашаются сотрудники головного офиса и региональных представительств. Проводятся специализированные мероприятия для специалистов одного направления деятельности (операционисты, бухгалтерия и т. д.) или по внедрению новых технологий работы.

Конференции могут быть как краткосрочными (в течение нескольких часов), так и достаточно длительными (ежегодная конференция для сотрудников отделов продаж компании продолжается три дня). Им предшествует большая подготовительная работа: согласовываются цели и задачи, определяется круг участников, оговаривается, какие практические результаты должны быть получены и в какие сроки. Обязательно подводятся итоги подобных встреч; опыт региональных представителей обобщается и анализируется. По мнению самих участников конференций, это очень полезные и результативные мероприятия.

Эти формы профессионального общения помогают сотрудникам учиться на опыте коллег и не повторять чужих ошибок. С точки зрения развития корпоративной культуры, именно на таких встречах формируется корпоративный дух, люди объединяются в единую команду.

Переквалификация сотрудников

Одна из основополагающих особенностей корпоративной культуры ООО «Новый Аудит»  — поощрять желание сотрудников совершенствоваться в том, чем они занимаются. В компании созданы все условия для повышения квалификации, профессионального и карьерного роста.

Программы переквалификации действуют и для тех, кто хотел бы развивать новые направления в деятельности компании. Они очень выгодны и персоналу и организации. Начиная работу в новом направлении, сотрудник получает шанс для быстрого карьерного роста. Введение предложенной системы переквалификации помогает компании расти и динамично развиваться, удерживать ценных и продвигать перспективных сотрудников (около 70% руководителей компании «выросли» внутри нее).

Комплексная система внутреннего обучения сотрудников ООО «Новый Аудит» предусматривает наличие системы оценки результатов обучения сотрудников. Среди основных ее показателей — повышение результативности работы отделов и рост уровня доходов компании.

3.3. План управления  проектом

Мероприятия по внедрению проекта формирования системы внутрикорпоративного обучения персонала в ООО «Новый Аудит» приведены в виде  плана с указанием с роков их проведения, ответственных  должностных лиц.

Таблица 5.

Матрица ответственности