Процессный подход к управлению

Процессный подход к управлению

      Управление как универсальный  процесс, состоящий из нескольких  функций,

таких, как планирование, организация, распоряжение, координация и контроль,

было рассмотрено  еще Анри Файолем.

       Однако до сегодняшнего дня  так и не составилось единого  мнения о том,

какие именно  функции  следует  относить  к  процессу  управления,  а  какие

рассматривать как  самостоятельную управленческую деятельность.

       Как правило, в каждой публикации  по  вопросам  менеджмента   перечень

функций, относящихся  к процессу управления, в той или  иной  мере  отличается

от предложенного  Файолем.

       Обзор  современной  литературы  позволяет  собирательно   представить

управление  как  процесс   планирования,   организации,   распорядительства,

мотивации, руководства, координации, контроля,  коммуникации,  исследования,

оценки, принятия решений, подбора  персонала,  представительства  и  ведения

переговоров или  заключения сделок.

       Для  проведения  анализа   процессного   подхода,   на   наш   взгляд

представляется  необходимым   объединить   наиболее   существенные   функции

управления  в  небольшое  число  категорий,  которые   в   настоящее   время

общепринято считать  применимыми  .,ко  всем  организациям.  С этих  позиций

будем  рассматривать  управление  как  процесс  планирования,   организации,

мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать  и достичь

целей организации.

       Функции   управления   в   процессном   подходе   имеют   две   общие

характеристики: все  они требуют принятия  решений,  и  для  всех  необходима

коммуникация.  Принятие  решений  и  коммуникация  играют   роль   связующих

процессов  при  осуществлении   планирования,   организации,   мотивации   и

контроля.

       Все  остальные  функции   отнесем  к  самостоятельной   управленческой

деятельности.

       Итак, рассмотрим кратко четыре  существенные  функции  управления  с

точки зрения процессного  подхода (изменив при этом традиционный  порядок  их

рассмотрения, а  именно: рассмотрим эти функции в  такой последовательности  -

планирование, организация, контроль и. наконец, мотивация).

       При планировании  руководитель  вначале  должен  сформулировать  цели

организации. Затем, поставив  общие  задачи,  он  должен  определить,  какие

конкретные работы (задания) необходимо выполнить сотрудникам  организации  в

определенный отрезок  времени. Для того чтобы  планы  были  реальными,  а  не

иллюзорными,  руководителю  следует учесть  наличие   всех   ресурсов   как

организации в  целом, так и каждого подразделения  в отдельности.

       При планировании руководитель  обязан всякий раз четко ответить  на три

основных вопроса:

1. Где мы находимся  в настоящее время?

2. Куда мы хотим  двигаться?

3. Как мы собираемся  это делать?

       Другими словами,  планирование  -  это  способ,  с  помощью   которого

руководитель пытается задать единое направление вектору  усилий  всех  членов

организации на достижение ее общих целей  в  определенный  отрезок  времени.

При этом необходимо  учитывать  две  существенные  характеристики,  присущие

организационным  структурам,  а  именно:   горизонтальное   и   вертикальное

разделение труда.

      По окончании процесса планирования  руководитель,  должен  организовать

выполнение запланированных  работ  (заданий),  поскольку  без  осуществления

организационных мероприятий сами по  себе  планы,  разумеется,  в  жизнь  не

воплотятся.

      Руководитель должен распределить  между  структурными  подразделениями

работы (задания), а также в соответствии с планом  довести  до  исполнителей

порядок   их   выполнения    и    порядок    взаимодействия    подразделений

(горизонтальное  разделение труда).

       Важным  средством,  с  помощью   которого  руководитель   осуществляет

функцию  организации  в  процессе  управления,   является   выдача   заданий

подчиненным  ему  линейным  руководителям  и  делегирование  им  необходимых

полномочий (вертикальное разделение труда).

       Линейные руководители  организуют  выполнение  поставленных  задач   в

подразделениях.

       Рядовые исполнители получают  инструкции и  необходимые   орудия  труда

для  выполнения  конкретной  работы  (задания)  в  соответствии  с  принятым

руководителем планом.

      Контроль - это каждодневный текущий   процесс,  призванный  обеспечить

выполнение планов организации.

      Существуют три аспекта управленческого  контроля:

      1.  Установление   стандартов   -   точное   определение   конкретных

промежуточных целей, которые  должны  быть  достигнуты  в  обозначенный  при

планировании отрезок времени.

       2.  Измерение  того,  что   было  в  действительности  достигнуто,   и

сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами.

       3. Определение отклонении от первоначального плана и выявление причин

отклонений, в целях  его корректировки.

       Каждая из названных функций   управления  должна  осуществляться  либо

самим руководителем  предприятия или подразделения  либо при  помощи  плановой

службы, но под  тщательным и постоянным контролем  со  стороны  руководителя.

Фактически  детальное  планирование  и  постоянный   контроль   неотъемлемые

составляющие полноценного труда любого руководителя.

      Если, возглавляя организационную  структуру, руководитель не  утруждает

себя       планированием       текущей       оперативной        деятельности

предприятия/подразделения,  пускает  на  самотек   решение   организационных

вопросов  и  не  уделяет  достаточного  внимания   контролю,   можно   смело

утверждать, что  руководитель  не  управляет  организацией.  В  этом  случае

практически не имеет  смысла ожидать ее эффективного функционирования.

       Сами  по   себе   такие   важные   управленческие   процедуры,   как

планирование, организация  и контроль, не представляют  особой  трудности.  В

данных  областях  наработан   конкретный   практический   опыт,   существуют

рекомендации и  пособия по выполнению  названных  процедур.  Заслуга  в  этом

принадлежит  школе  научного  управления,  а   также   административному   и

количественному подходам.

       Тем не  менее,  процесс  управления  в  целом  остается  по-прежнему

сложным  и,  как следствие,  крайне  неэффективен.  Концепция   процессного

подхода по-прежнему остается нереализованной в  полной  мере.  Она  не  дает

руководителю четкого  и  ясного  алгоритма  эффективного  управления.  Число

основных функций, входящих  в  процесс  управления,  строго  не  определено.

Отсюда нет единого  мнения о том, какие из них следует  считать  существенными

в процессе управления, а какие нет. Очевидно, причиной  этому  является  все

та же непредсказуемость  человеческого поведения. Не случайно  в  современном

процессном подходе появилась функция мотивации,  которую в ряду  остальных

управленческих  функций А. Файоль не рассматривал, появление свидетельствует

лишь о  том,  что  на  современном  этапе  осознана  важность  человеческого

фактора  при  управлении.  Однако  ввиду   отсутствия   действенных   научно

обоснованных методов  решения  этой  проблемы  непосильный  поиск  путей  ее

решения возложен на менеджеров.

       Выход один. Проблема мотивации,  как  таковая,  должна  быть  начисто

снята с повестки дня любого руководителя, что только  и позволит  упростить

весь процесс  управления,  сделав  его  эффективным  прежде  всего за  счет

всестороннего содействия со  стороны  каждого  работника  реализации  планов

предприятия.

       Как писал К.Девис: "Различные виды управленческой деятельности,  как,

например,   планирование,   организация,    принятие    решений,    остаются

нераскрывшимися канонами до тех пор,  пока  лидер  не  приводит  в  действие

рычаги мотивации  в людях и не направляет их к  поставленным целям".

       Путь к упрощению процесса  управления,  а  значит,  к   наивысшей  его

эффективности лежит  только  через  решение  проблемы  эффективной  мотивации

труда, которая  является не просто  одной  из  функций  управления,  но,  без

преувеличения можно  сказать, эквивалентна по своей значимости  всем  прочим

управленческим  функциям. 
 
 

1.2. Системный подход

       Система - это некоторая целостность,  состоящая  из  взаимозависимых

частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристику целого.

      Существуют два типа систем:  закрытые  и  открытые.  Закрытая  система

имеет жесткие  фиксированные границы, ее действия относительно независимы  от

среды, окружающей систему. Часы - вот знакомый пример закрытой системы.

       Открытая  система  характеризуется   постоянным   взаимодействием   с

внешней средой.

       Общепризнанно, что все  организации   являются  открытыми  системами.

Выживание любой  организации зависит от внешнего  мира.  Поэтому  организации

должны приспосабливаться  к его воздействию.

      Более того, поскольку люди  как  компоненты  организации  (социальные

компоненты)  используются  для  выполнения   работы   наряду   с   техникой,

организационные системы являются социотехническими.

       Осознав  этот  факт,  исследователи   менеджмента  в   поисках   путей

эффективного управления пришли к идее перенести положения  теории  систем  на

практику управления. Так появилась концепция системного подхода.

       Системный подход представляет  собой исключительно способ мышления  по

отношению к организации  и управлению, но ни в коей мере не является  набором

каких бы то ни было руководств или принципов для  управляющих.  Он  позволяет