Процесс контроля как важнейшая функция менеджмента

1.5 Рекомендации по проведению эффективного контроля

• Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно  достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты контроля не полны и не объективны или же попросту «ловят блох», то они могут игнорировать их и сознательно нарушать или же будут испытывать усталость и разочарование.

Менеджеры должны также стремиться к тому, чтобы установленные ими стандарты были бы искренне восприняты и одобрены теми людьми, чью деятельность они будут определять. Как мы уже отмечали, некоторые авторы считают, что для повышения приемлемости стандартов необходимо, чтобы работники сами принимали участие в их разработке. В одной из работ было показано, что реальное участие сотрудников в выработке решений и формировании целей на этапе разработки бюджета привело к значительно более интенсивному их вовлечению в работу организации по достижению ее целей. Мы опишем конкретные методы привлечения сотрудников к разработке стандартов, когда будем рассматривать программно-целевое управление и разработку бюджета с нулевой базой.

• Устанавливайте двустороннее общение.

Если у  подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство обидится на это. Профессор Ньюмен считает, что любой руководитель, осуществляющий контроль в организации, - от президента до бригадира - должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов будут применяться в качестве стандартов в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличивать вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы.

• Избегайте чрезмерного контроля.

Руководство не должно перегружать своих подчиненных  многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание, и приведет к полному беспорядку и краху. Основной вопрос, который надо задавать при введении того или иного типа контроля, следующий «Необходимо ли это для того, чтобы предотвратить или предупредить значительные отклонения от желаемых результатов?» Кроме того, конторолеры-руководители не должны проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может просто раздражать.

· Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.

При разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Четкий и ясный  стандарт часто создает мотивацию  уже тем, что точно говорит  работникам, чего же ждет от них организация. Однако согласно мотивационной теории ожидания, можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они склонны считать реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на столь низком уровне, что достичь его не составляет никакого труда, это обстоятельство может оказывать демотивирующее воздействие на людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатов. Хороший менеджер чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий.

• Вознаграждайте за достижение стандарта.

Если руководство  организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно  должно справедливо вознаграждать их за достижение установленных стандартов результативности. Согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если работники не ощущают такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.[6]

1.6 Контроль на международном уровне

Если организация  ведет бизнес за рубежом, функция  контроля усложняется. При выходе на международный уровень количество целей компании серийно увеличивается  и контроль становится более трудной задачей. Менеджерам приходится устанавливать стандарты, измерять результаты и предпринимать корректирующие действия не только для своего бизнеса в своей стране, но и за рубежом. Ясно, что чем в большем количестве стран работает компания, тем сложнее осуществлять функцию контроля. Еще больше эту задачу усложняют проблемы коммуникаций между материнской компанией и дочерними фирмами. Они возникают по причине географической удаленности и языковых и культурных барьеров.

Менеджеры, действующие на международном уровне, могут воспользоваться разными приемами контроля, которые применяются их коллегами на внутреннем рынке:

1) периодически  проводить собрания в головном  офисе с участием персонала  из зарубежных филиалов;

2) организовывать  поездки руководителей корпораций рубежные филиалы;

3) направлять  на работу в зарубежные филиалы  менеджеров из своей страны;

4) требовать  от зарубежных филиалов подачи  в головной офис подробных  отчетов по отдельным направлениям  деятельности;

5) периодически  проводи мероприятия в рамках бюджетно-финансового контроля.

Следует, однако, помнить, что, анализируя результаты деятельности зарубежных филиалов, на менеджера  филиала можно возлагать ответственность  только за то, что он может контролировать. Например, если оказывается, что основной причиной неудовлетворительных результатов филиала являются действия правительства, то менеджер не должен отвечать за неудачу, поскольку этот фактор вне его контроля. С другой стороны, если влияние таких факторов можно было бы спрогнозировать, ответственность с менеджера снимать не следует. Если тенденцию можно было учесть, но это не было сделано, возможно, стоит модифицировать систему планирования зарубежного филиала, чтобы она позволяла учитывать тенденции, которые, по всей вероятности, скажутся на его деятельности.

И наконец, многонациональные  фирмы, как и работающие дома, должны использовать как финансовые, так  нефинансовые меры контроля: долю рынка, производительность, имидж фирмы  в стране и местном сообществе, моральный климат в коллективе, взаимоотношения с профсоюзами и с правительством принимающей страны.[11]

Выводы по Главе 1.

Контроль - это  процесс, обеспечивающий достижение целей  организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме  определенной политики, процедур и  правил. Прежде всего он применяется  по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

В процедуре  контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. Измерение результатов - обычно самый хлопотный и дорогостоящий. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменение некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Контроль  часто оказывает сильное влияние  на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать  поведение работников ориентированным  на них, т.е. люди будут стремиться к  удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих  вследствие воздействия системы  контроля, можно избежать, задавая  осмысленные приемлемые стандарты  контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая «за достижение заданных стандартов контроля».

Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Контроль на международном уровне является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят. 
 
 
 
 

Глава 2. Практическая часть

Объектом  моего исследования является производственное предприятие ОАО «ЛОМО», имеющее  длительную историю становления  и развития. Являясь одним из крупнейших производственных объединений как  Санкт-Петербурга, так и России, изучаемое  предприятие представляет интерес не только с точки зрения своей производственной деятельности, но и управленческих и поведенческих аспектов.

ОАО «ЛОМО» имеет  сложную организационную структуру. Непосредственно управление предприятием осуществляет генеральный директор. Управление функциональными направлениями закреплено за дирекциями, имеющими своих линейных руководителей. Дирекции в свою очередь включают в себя ряд функциональных звеньев (департаменты, управления, отделы, отделения, бюро, группы и другие). За пример я взяла дирекцию по управлению имуществом организации и одно из его функциональных звеньев - отдел управления договорами по содержанию имущества. Целью деятельности отдела является ведение договоров по содержанию имущества, обеспечение достоверного, своевременного, полного и качественного учета расходов по содержанию имущества, а также предотвращение хозяйственных операций, не соответствующих закону, политики предприятия, являющихся для предприятия убыточными.

В организации  в целом предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В ОАО "ЛОМО" основным средством предварительного контроля в области человеческих ресурсов является установление минимально допустимого уровня образования  и стажа работы в данной области, проведение собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника.

Кроме человеческих ресурсов, ОАО "ЛОМО" осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих полуфабрикатов этим требованиям. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым ОАО "ЛОМО", является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда фирме потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

Приказом  генерального директора закреплен перечень ответственных лиц, имеющих право выдачи разрешений на совершение тех или иных хозяйственных операций, а доступ к имуществу, расходным материалам, денежным средствам, а также к бухгалтерской документации осуществляется также по разрешению руководства организации, оформленному в письменном виде. С каждым материально ответственным лицом заключен договор о полной материальной ответственности.

В конце каждого  года проводится расширенное совещание  генерального директора с руководителями всех дирекций по поводу достижения намеченных годовых целей. Эта процедура позволяет генеральному директору оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

На уровне рассматриваемого мной отдела схема  контроля такова. Каждый день начальник  отдела проводит совещания с руководителями групп и получает информацию о  фактических результатах работы своего отдела.

Составляются  планы на ближайшие дни.