Предмет и сущность менеджмента

▲ Роль информационной службы в управлении 
 

  ▲ Успех любого дела в немалой степени зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе — своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация».

  Связь информации с целями и решениями показана в табл. 2.

                                          

                                                                                                                                  Таблица 2 

Связь характера информации с полнотой решения

  Важно не просто получить информацию, но и  иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Следовательно, для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация.

  Частично  данная задача решаете* за счет наличия  в фирме референта. Частичность  решения заключается в том, что  один референт может просмотреть только часть из поступающего потока информации и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается невостребованной. Вдобавок, референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совершенно не учитывается заинтересованность рядового сотрудника в оперативном получении необходимой ему информации.

  Сегодня все крупные коммерческие структуры  развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах это информационно-аналитический отдел, в других — отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно-аналитические задачи, в третьих — отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно-аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры.

  Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы — квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, т. е. обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов, в производителя информации, осуществляющего маркетинг информационной продукции и услуг.

  ▲ В системах с разделением труда лица не обладают одинаковой информацией и поэтому необходим ее обмен, или коммуникации.

  Коммуникации  (от латинского слова «делаю общим, связываю) — процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение.

  • Процесс коммуникации понимается следующим образом (рис. 8): 

                                     Сообщение 
 

                                  Обратная связь 
 
 

Рис. 8. Процесс  коммуникации 

  •Базовые элементы а процессе обмена информацией: 
Отправитель — лицо (лица), которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

  Сообщения — сущность информации, передающейся устно или закодированно, с помощью символов.

  Канал — средства передачи информации.

  Получатель  — лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает и декодирует.

  •Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:

• формирование идеи (отбор информации);
• кодирование (формирование) и выбор канала;
• передача идей;
• декодирование.

  •Коммуникации могут быть:      

• по нисходящей (команды с высшего уровня на низший);
• по восходящей (команда с низшего уровня на высший);
• коммуникации между подразделениями, секциями, отделами;
• коммуникации типа: руководитель — рабочая группа;
• коммуникации между руководителями;
• неформальные коммуникации (на основе дружеских отношений);
• невербальные коммуникации (жесты, мимика и т.д.).

  • Квалифицированный менеджер знает, как выбрать наиболее подходящие информационные средства — каналы коммуникации. Такой менеджер понимает, что форма коммуникации влияет на характер сообщения, которое должно быть передано. (Устная форма — личная беседа, групповое сообщение, видеозапись и т.д.; письменная форма — письма, записки или 
электронная почта.)

  Устное  сообщение занимает большую часть  рабочего времени, суть которого состоит в том, чтобы говорить самому и слушать других. Многие руководители используют метод управления посредством «хождения в народ» — способ делового общения руководителей с подчиненными, при котором в личных беседах выясняется реальное положение дел в организации. Личные беседы позволяют участникам видеть выражение лица партнера, слышать голоса и интонации друг друга.

  В некоторых «скользких» ситуациях  легче справляться, используя письменные формы общения, которые позволяют избежать ненужных эмоций. В организации, особенно крупной, постоянно циркулируют докладные записки, письма, доклады, заявления о целях компании, должностные инструкции. Письменное общение очень важно для представления организации за пределами компании.

  ▲ Предприятие, стремящееся к успешному выходу на рынок, закреплению на нем, усилению конкурентных позиций, а в перспективе — к лидерству, должно в первую очередь обладать как можно более полной информацией 6 состоянии и динамике внешней среды — о конъюнктуре, объеме и структуре рынков, а также о состоянии внутрифирменной среды — о производственных и интеллектуальных возможностях реализации практических и стратегических задач.

  Следовательно, маркетинг информационной продукции  и услуг на предприятии должен преследовать, как минимум, две цели:

1. реализация задач маркетинга продукции предприятия в части его информационных аспектов;
2. обеспечение эффективной деятельности информационной службы предприятия в условиях рыночной экономики.

  • Для  достижения первой цели необходимо:

• создать и вести информационную базу, включающую информацию о сильных и слабых сторонах своего предприятия и его продукции, а также сведения о конкурентах;
• обеспечить поступление на предприятие необходимой научно-технической и конъюнктурно-экономической информации;
• обеспечить переработку и распределение этой информации «по принадлежности» между подразделениями предприятия;

  —создать коммуникации для свободной циркуляции идей между участниками маркетинга и потребителями с целью координации усилий в создании продукции, удовлетворяющей потребности данного сегмента рынка.

  • Для достижения второй цели необходимо провести:

• определение возможностей информационной службы и номенклатуры выполняемых работ и услуг;
• исследование и сегментацию рынка информационной продукции и услуг на предприятии;
• рекламу информационных работ и услуг, мероприятия по стимулированию сбыта;
• мероприятия по уменьшению издержек информационного производства;
• оценку эффективности мероприятий маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии с после дующей корректировкой плана маркетинга.

  Весьма  важно, чтобы наряду с количественными оценками в информации содержались также качественные характеристики. Особенно ценны сведения прогнозного характера, дающие представление о намечающихся структурных изменениях и новых тенденциях и имеющие принципиальное значение для выработки стратегий маркетинга.

  •Участие информационной службы в маркетинговых исследованиях может осуществляться посредством решения двух равнозначных задач:

• создания и ведения фактографических баз данных, содержащих количественную информацию (списки поставщиков, данные о фирмах, продукции и т.д.);
• проведение на этой базе обзорно-аналитической деятельности, результатом которой является получение прогнозных оценок положения продукции предприятия на рынке.

  Решение данных задач возможно на основе создания автоматизированных банков данных в рамках информационной службы предприятия.

  Эффективность стратегии маркетинга, реализация его  целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции предприятия является создание и поддержание системы информационного обеспечения. Информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия (инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т.д.). 
 
 

  Лекция  11

Прогнозирование и планирование работы

▲ Планирование как функция управления

▲ Виды планирования

▲ Этапы процесса планирования

▲ Прогнозирование 

  ▲ Поскольку управление — это процесс взаимосвязанных функций, то начальным и главным звеном в этой цепочке является планирование.

  План  —официальный документ, в котором отражается прогноз развития организации в будущем, промежуточные и конечные задачи, цели, стоящие перед ней и отдельными подразделениями; механизм координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегия на случаи чрезвычайных обстоятельств.

  Планирование — это построение плана будущих действий, определение содержания и последовательности шагов, ведущих к намеченной цели, установление намеченных конечных результатов. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период, определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявления материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

  Таким образом, планирование как функция менеджмента состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий, входящих в фирму. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всей фирмой. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями фирмы, включающими всю технологическую цепочку: научные исследования и разработки, производство и сбыт. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития хозяйственной конъюнктуры.

  Перспективное планирование призвано определить общие стратегические цели и направления развития фирмы, необходимые для этого ресурсы и этапы решения поставленных задач.

  Текущее планирование ориентировано на фактическое достижение намеченных целей, исходя из конкретных условий и состояния рынка, на каждом данном этапе развития.