Повышения эффективности муниципального управления МО «г.ВОТКИНСК»

Внедрение автоматизированной информационной системы управления муниципальным заказом позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для МО «г.Воткинск». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую  регистрацию всей поступающей  корреспонденции с последующим  направлением документов на рассмотрение  руководству администрации МО «г.Воткинск» или в ее структурные подразделения;

2. Единую  регистрацию всей исходящей корреспонденции  и внутренних документов по муниципальным заказам;

3. Регистрацию  движения документов внутри МО «г.Воткинск», включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание  документов в дело в соответствии  с принятой в МО «г.Воткинск» номенклатурой дел;

5. Контроль  своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций  и указаний руководства; проверку  правильности и своевременности  исполнения документов;

6. Поиск  документов и получение статистических  отчетов по документообороту;

7. Формирование  реестров отправки для экспедиции  учреждения или отправку документов  с помощью систем электронной  почты.

Также система автоматизации должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах муниципальных заказов.

Система автоматизации процесса муниципальных заказов также позволит:

1. Централизованно  отслеживать ход делопроизводственного  процесса - вплоть до работы исполнителей  над документами на своих рабочих  местах, систематизировать результаты  контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте  и работе персонала;

2. При  переходе на работу с электронными  копиями документов полностью  исключить возможность их утери  и свести поиск документа к  запросу, выполняемому системой  в течение считанных секунд. При  этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить  рост производительности труда  сотрудников за счет упорядочения  технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи  документов по локальной сети  или средствами электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации процесса муниципальных заказов предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников МО «г.Воткинск» дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

 

 

3.2. Экономическая эффективность предлагаемых  мероприятий

 

 

Оценка эффективности проекта внедрения системы автоматизации процесса муниципальных заказов может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы автоматизации процесса муниципальных заказов, в итоге приведет руководство МО «г.Воткинск»  к решению о приеме секретаря.

После внедрения автоматизации процесса муниципальных заказов в МО «г.Воткинск» удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: председателя и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с муниципальными заказами.

После внедрения программного продукта ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по автоматизации процесса муниципальных заказов: Э = Бпл - Бф,(1)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов;

Бф - фактический бюджет расходов.

Бюджет расходов на систему автоматизации процесса муниципальных заказов включает – расходы по зарплате, затраты на создание рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без  внедрения ИС электронного документооборота  для обработки данных может  потребоваться труд трех человек  с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 руководителя подразделений) и 18 тыс. руб. - председатель.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (2)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты  на создание рабочего места  секретаря составят:

- компьютерная  техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное  обеспечение, осветительные приборы);

- офисная  мебель – 30 тыс. руб. (стол офисный  с приставкой, стул, шкаф для хранения  документов);

- затраты  на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет  расходов на материалы представлен  в таблице 2.

Таблица 2

Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600

 

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы  на хранение архива:

- площадь  архива – 15м2

- стоимость  аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле: Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (4)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются в размере:

54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему автоматизации процесса муниципальных заказов с учетом секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 3.

Таблица 3

Планируемый бюджет расходов на систему автоматизации процесса муниципальных заказов

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	849,024
1.1 Основная заработная плата	576,0
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные  фонды	215,424
2. Материальные затраты	10,6
3. Затраты на освещение и отопление	18,3
4. Общая сумма расходов	931,924

 

Фактический бюджет расходов на систему автоматизации процесса муниципальных заказов может составить:

• инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;
• расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2012 года с учетом ставок 2012 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 4.

Таблица 4

Затраты на внедрение автоматизации процесса муниципальных заказов

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней  локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных  носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные  накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

 

После внедрения автоматизации процесса муниципальных заказов может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы автоматизации процесса муниципальных заказов могут составить:

96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы нормативно-методического и технического обеспечения системы автоматизации процесса муниципальных заказов составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Кроме того, компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота будет способствовать повышению оперативности деятельности МО «г.Воткинск» в целом.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

При написании данной курсовой работы ставилось целью разработка мероприятий по повышению эффективности муниципального управления МО «г.Воткинск» на основе использования информационных технологий. Поставленные цели в работе отображены полностью. По работе можно сделать следующие выводы:

В работе анализируются теоретические и практические основы исследуемой темы. Так, высокие информационные технологии буквально пронизывают наше общество. В условиях развития рыночной экономики они приобретают особое значение, так как позволяют осуществлять управление государством не административными методами, а социально ориентированными, они также призваны отражать баланс интересов, существующих в обществе.