Понятия приемов делегирования

Основными нормативными документами, содержащими систему  распределения полномочий на предприятии, являются положения о подразделениях и должностные  инструкции. Характерными недостатками действующих  положений являются:

• нечеткость и запутанность, что способствует пересечению функций;
• рассогласование обязанностей, прав и ответственности, что удлиняет процессы принятия и реализации решений, нередко порождает конфликты, снижает уровень ответственности исполнителей;
• неполный перечень всех функций и обязанностей (в основном описываются внешние, специальные функции, но мало отражаются функции информационные, учета, контроля, нормирования);
• предпочтительная ориентация на текущую, оперативную работу при игнорировании функции перспективного направления работ, хотя такая работа, даже выполненная качественно и вовремя, не обеспечивает интенсивного развития производства и конкурентоспособности организации;
• отсутствие механизма контроля возложенных функций и обязанностей (хотя систематическая оценка труда работников и прежде всего выполнение ими возложенных на них функций создает здоровый психологический климат в подразделении, имеет важное психологическое значение для развития сотрудников, особенно в профессиональном отношении, имеет большое воспитательное значение);
• не отражены многие современные прогрессивные принципы и методы управления, что снижает эффективность и качество управления;
• отражаемые взаимосвязи не раскрывают документооборота организации, так как в них определяются потоки информации, но не называются конкретные документы;
• слабо формализованы управленческие взаимодействия по горизонтали, между смежными подразделениями, поэтому их эффективность часто зависит от того, сложились или не сложились личные отношения между руководителями соответствующих подразделений;
• не определена роль положений и должностных инструкций в системе управления и не заложены принципы их развития и совершенствования, что приводит к быстрому старению разработанных положений, они не отслеживают непрерывно происходящие изменения в производстве, структуре, системе управления, в кадровом корпусе организации, а в конечном итоге положения и должностные инструкции перестают играть активную организующую роль в системе управления;
• сами руководители не принимают участия в разработке этих документов.

Ликвидация  этих проблем оптимизирует должностные инструкции и систему делегирования  полномочий в организации, искомым состоянием которой является классификационная  упорядоченность  функций и обязанностей подразделений.

Классификация позволяет глубже вникнуть в работу подразделений, охватить все стороны  их деятельности, унифицировать процесс  разработки. Внешние функции и  обязанности проявляются во взаимодействии с производством, смежными службами, внешней средой, внутренние — внутри подразделения. Специальные функции и обязанности характерны только для работы данного подразделения, а общие — для всех или большинства подразделений. Рутинные функции и обязанности повторяются периодически и выполняются по неизменной технологии, творческие — всегда по-новому.

Каждому виду функций  соответствует свой метод планирования, контроля, стимулирования. Работы по стабильным рутинным функциям и обязанностям, у которых постоянны входные  и выходные формы документов и  сроки выполнения, не вписываются  в планы отдела. Основанием для  их выполнения являются положения о  подразделениях или должностные  инструкции, куда они вписываются  в конкретной форме.

Внутренние функции  большей частью контролируются непосредственным руководителем, стоящим ступенью выше по иерархической лестнице, а внешние  — производственными и функциональными  службами, для которых выполняются  работы или которые являются следующим  звеном в последовательности прохождения  этих работ. Творческие функции требуют  больше внимания, усилий, квалификации, знаний, энергии, обеспечивают развитие и конкурентоспособность организации  и поэтому выше оплачиваются и  стимулируются.

В целом классификационная  упорядоченность позволяет логически  соразмерить все функции, определить объективную роль каждой в процессе управления, найти рациональный метод  ее планирования и контроля и благодаря  этому повысить организующую роль положений  и инструкций в системе управления