Основными
нормативными документами,
содержащими систему
распределения полномочий
на предприятии, являются
положения о подразделениях
и должностные
инструкции. Характерными
недостатками действующих
положений являются:
- нечеткость
и запутанность, что способствует пересечению
функций;
- рассогласование
обязанностей, прав и ответственности,
что удлиняет процессы принятия и реализации
решений, нередко порождает конфликты,
снижает уровень ответственности исполнителей;
- неполный
перечень всех функций и обязанностей
(в основном описываются внешние, специальные
функции, но мало отражаются функции информационные,
учета, контроля, нормирования);
- предпочтительная
ориентация на текущую, оперативную работу
при игнорировании функции перспективного
направления работ, хотя такая работа,
даже выполненная качественно и вовремя,
не обеспечивает интенсивного развития
производства и конкурентоспособности
организации;
- отсутствие
механизма контроля возложенных функций
и обязанностей (хотя систематическая
оценка труда работников и прежде всего
выполнение ими возложенных на них функций
создает здоровый психологический климат
в подразделении, имеет важное психологическое
значение для развития сотрудников, особенно
в профессиональном отношении, имеет большое
воспитательное значение);
- не отражены
многие современные прогрессивные принципы
и методы управления, что снижает эффективность
и качество управления;
- отражаемые
взаимосвязи не раскрывают документооборота
организации, так как в них определяются
потоки информации, но не называются конкретные
документы;
- слабо формализованы
управленческие взаимодействия по горизонтали,
между смежными подразделениями, поэтому
их эффективность часто зависит от того,
сложились или не сложились личные отношения
между руководителями соответствующих
подразделений;
- не определена
роль положений и должностных инструкций
в системе управления и не заложены принципы
их развития и совершенствования, что
приводит к быстрому старению разработанных
положений, они не отслеживают непрерывно
происходящие изменения в производстве,
структуре, системе управления, в кадровом
корпусе организации, а в конечном итоге
положения и должностные инструкции перестают
играть активную организующую роль в системе
управления;
- сами руководители
не принимают участия в разработке этих
документов.
Ликвидация
этих проблем оптимизирует
должностные инструкции
и систему делегирования
полномочий в организации,
искомым состоянием
которой является
классификационная
упорядоченность
функций и обязанностей
подразделений.
Классификация
позволяет глубже вникнуть в работу
подразделений, охватить все стороны
их деятельности, унифицировать процесс
разработки. Внешние функции и
обязанности проявляются во взаимодействии
с производством, смежными службами,
внешней средой, внутренние — внутри
подразделения. Специальные функции и
обязанности характерны только для работы
данного подразделения, а общие — для
всех или большинства подразделений. Рутинные
функции и обязанности повторяются периодически
и выполняются по неизменной технологии,
творческие — всегда по-новому.
Каждому виду функций
соответствует свой метод планирования,
контроля, стимулирования. Работы по стабильным
рутинным функциям и обязанностям,
у которых постоянны входные
и выходные формы документов и
сроки выполнения, не вписываются
в планы отдела. Основанием для
их выполнения являются положения о
подразделениях или должностные
инструкции, куда они вписываются
в конкретной форме.
Внутренние функции
большей частью контролируются непосредственным
руководителем, стоящим ступенью выше
по иерархической лестнице, а внешние
— производственными и функциональными
службами, для которых выполняются
работы или которые являются следующим
звеном в последовательности прохождения
этих работ. Творческие функции требуют
больше внимания, усилий, квалификации,
знаний, энергии, обеспечивают развитие
и конкурентоспособность организации
и поэтому выше оплачиваются и
стимулируются.
В целом классификационная
упорядоченность позволяет логически
соразмерить все функции, определить
объективную роль каждой в процессе
управления, найти рациональный метод
ее планирования и контроля и благодаря
этому повысить организующую роль положений
и инструкций в системе управления