Отчёт о прохождении управленческой практики в ООО «Клуб Хиллз»

 

Функции в области карьерного развития и оценки персонала:

• разработка, внедрение и администрирование системы управления деятельностью сотрудников, способствующей повышению производительности труда, достижению целей и задач клуба;
• разработка, внедрение и методологическое сопровождение оценки по компетенциям при отборе, перемещении и продвижении на вышестоящие должности;
• разработка, внедрение и методологическое сопровождение системы карьерного развития массовых категорий работников («карьерные лестницы») в целях повышения эффективности процесса внутреннего подбора;
• разработка, внедрение и методологическое  сопровождение системы оценки, отбора и развития высокопотенциальных сотрудников;
• участие в формировании потребностей в обучении для разных категорий работников на основе анализа проведенной оценки компетенций;
• участие в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации по вопросам, связанным с карьерным развитием и оценкой персонала.

 

Функции в области обучения и развития персонала:

• реализация стратегии ночного клуба в области управления персоналом в части обучения и развития персонала;
• составление расписания обучающих мероприятий;
• подготовка раздаточных вспомогательных материалов и материалов для ориентации новых работников в компании;
• организация и проведение тренингов;
• отбор, обучение,  развитие и оценка тренеров, организация и мониторинг их работы, в том числе контроль качества и количества тренингов;
• организация тестирования знаний, навыков и компетенций персонала ночного клуба;
• организация обмена опытом в области обучения и развития;

 

     4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

     В ООО «Клуб Хиллз» 

      Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

    В организации существует устав, штатное  расписание, правила внутреннего  трудового распорядка, должностные инструкции.

    Устав оформлен  на стандартных листах бумаги и включает в себя следующие  реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату (датой  устава является дата его утверждения; отметка о регистрации устава; место издания (город); текст; подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности.

     Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Правила составляются на общем бланке организации специалистом кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются генеральным директором.

     В организации для каждого сотрудника имеется должностная инструкция, которая выдается перед тем, как он приступает к выполнению своих должностных обязанностей,  для ознакомления с такими пунктами как, обязанности, ответственность, в конце, работник ставит подпись.

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.

     Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

     Номенклатура  дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

     Номенклатура  дел составляется по установленной  форме. По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

     - по номинальному признаку;

     - по предметно-вопросному признаку;

     - по корреспондентскому признаку  и т.д.

     Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

     При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание.

     Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При  этом в заголовке дел указывается  корреспондент, с которым ведется  переписка и раскрывается содержание вопроса.

     Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности и квартальных вложениях").

     Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

     Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

     При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники отделять от копий;
• годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
• утвержденные документы - от их проектов;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещен в дело, оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединены к документам, к которым  они относятся.

     Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную  подпись, отметку "В дело".

     Документы в деле располагаются в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса.

     Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства ООО «Клуб Хиллз» так как оно определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

     Основными правилами организации документооборота в ООО «Клуб Хиллз»:

     - оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени;

     - максимальное сокращение инстанций  прохождения документа (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов);

     - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

     Документооборот предприятия можно разделить  на следующие этапы:

• Регистрация и учет поступающих в организацию документов
• Подготовка и регистрация отправляемых документов
• Прохождение внутренних документов
• Учет объема документооборота
• Контроль  исполнения документов.

     Договоры  могут поступать в ООО «Клуб  Хиллз как с сопроводительными  письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).

      Работник  управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета  договоров с   физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации  актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных

     Традиционно при регистрации каждому документу  присваивается регистрационный  номер. В бумажных системах регистрации  сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе.  

 

     5. Преимущества и недостатки управления

     ООО «Клуб Хиллз» 

В ООО «Клуб  Хиллз» следующие преимущества  и недостатки.

Преимущества:

• Весь персонал проходит подготовку;
• Существует система обучения, работники проходят аттестацию раз в пол года;
• Менеджер по персоналу выполняет все возложенные на него полномочия.

Недостатки:

• Слишком много функций возложено на менеджера по персоналу, это видно из структуры предприятия;
• Не разработанная до конца миссия предприятия
• Не разграничены полномочия на специалистов отдела кадров в сфере делопроизводства, что увеличивает потери в рабочем времени.
• Высокая текучесть кадров;
• Отсутствие анализа текучести кадров;

 

     6. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ И

     ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ ООО «Клуб Хиллз» 

      В процессе прохождения практики сложилось  очень хорошее впечатление о  работе отдела кадров и всей организации в целом. Работа с персоналом осуществляется на высоком профессиональном уровне. Служба управления персоналом ООО «Клуб Хиллз» осуществляет следующие функции:

• Прием, увольнение, перемещение работников, подбор и расстановка кадров.
• Организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.
• Выявление перспективных работников для включения в список резерва руководящих работников, планирование продвижения по службе.
• Организация работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия.
• Обработка оперативной и стратегической кадровой информации.
• Оформление и хранение личных дел сотрудников, персональных данных работников.
• Изучение социальных потребностей сотрудников, разработка социальной программы, решение социальных вопросов (разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения работников).
• Профориентация и адаптация сотрудников на новом рабочем месте (введение нанятых работников в организацию и ее подразделения, развитие  у работников понимания того, что ожидает от них организация и какой труд в ней заслуживает позитивной оценки).
• Обучение (разработка программ для обучения трудовым навыкам, необходимым для улучшения эффективного выполнения работ).
• Оценка трудовой деятельности (разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение их до работников).
• Повышение, понижение, перевод, увольнение (разработка методов перемещения работников на должности с большей или меньшей ответственностью, развитие профессионального опыта путем перемещения работников на другие должности или участки работы, а также процедур прекращения договора найма).
• Подготовка руководящих кадров, управление продвижением по службе (разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда руководящих работников).