МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ 

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОУ ВПО «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ФИЛИАЛ ГОУ ВПО РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В Г.ЧЕБОКСАРЫ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Кафедра государственного и муниципального управления

Отчет по прохождению производственной практики

по специальности 061100 (080507.65) «Менеджмент организации»

в Чебоксарском филиале ЗАО «АБС Русь»

Специализация: Управление проектами

Выполнили: Студентки группы

08-м-11 очного обучения Вазянова О.Н  и Скворцова Е.С.

Руководитель от ВУЗа:

Старший преподаватель, Сыромятникова О.П.

Руководитель от предприятия:

Спиридонова Т.М., менеджер по управлению документацией

Сдан на практику: ____________

Допущен к защите:____________

Оценка: ____________

Чебоксары 2011

Содержание

Введение….………………………..…………………………………………………3

Глава 1. Характеристика организационно-управленческой деятельности предприятия ………………………………………………………..………….…….4

1.1    История создания предприятия ЧФ ЗАО «АБС Русь»…………………..4

1.2    Место ЧФ ЗАО «АБС Русь» на рынке электротехники………………..12

1.3Организационная структура предприятия ЧФ ЗАО «АБС Русь»…..….14

Глава 2. Анализ организации деятельности предприятия       ..………..17

2.1 Управленческое обследование сильных и слабых сторон предприятия ЧФ ЗАО «АБС Русь»………………………………………………………………17

2.2 Характеристика миссии, стратегии, целей ЧФ ЗАО «АБС Русь»……19

Глава 3. Общая характеристика департамента управления делами……….20

3.1 Организационная структура департамента управления делами………20

3.2 Взаимодействия департамента управления делами ЧФ ЗАО «АБС Русь» со структурными подразделениями предприятий АБС Холдингc …………….21

3.2.1 . Задачи департамента управления делами…………………………21

3.2.2 Организация делопроизводства и документооборота……………..22

3.2.3 Организация услуг протоколирования совещаний…………………...23

3.2.4 Организация услуг по заказу билетов и бронированию гостиничных номеров………………………………………………………………………...23

3.2.5 Предоставление услуг по отправке документов почтой и экспресс-почтой……………………………………………………………………………24

3.2.6 Передача документов между предприятиями АБС Холдингc …..  25

3.2.7 Перечень нормативных документов по Услугам ДУД…………….25

3.3  Система документационного обеспечения деятельности предприятия……………………………………………………………………..26

Заключение…………….…………………………………………………………...29

Список литературы…………………………….…………………………………..30

Введение

Основная цель профессионального образования – подготовка высококвалифицированного работника соответствующего уровня подготовки и профиля, конкурентоспособного на рынке труда, компетентного, ответственного, свободно владеющего своей профессией, способного к эффективной работе по специальности на уровне мировых стандартов готового к постоянному профессиональному росту.

Производственная практика является важным этапом подготовки квалификационных специалистов. Она является видом учебно-воспитательного процесса, в ходе которого закрепляются теоретические знания в организации.

На период прохождения производственной практики студент может быть закреплен за рабочим местом и зачислен на штатную должность по специальности. В этом случае он проходит практику без отрыва от своей работы.

Цель практики:

1.                      Углубление и закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения;

2.                      Овладение практическими навыками и методикой работы по специальности;

3.                      Проведение исследований для последующего использования в курсовых проектах.

Основные задачи практики:

1.                      Ознакомление студентов с организацией, структурой, функциями и основными направлениями деятельности предприятий, учреждений и организаций;

2.                      Ознакомление с основными нормативными документами, регулирующими деятельность предприятий;

3.                       Изучение структуры управления организацией.

Глава 1. Общая характеристика деятельности организации

1.1. История создания предприятия ЗАО «АБС Русь»

АБС Холдингс - объединение российских и зарубежных предприятий, ряд из которых более 50 лет работает на рынке электроэнергетики, в нефтяной, газовой, металлургической и других отраслях промышленности.

Направления деятельности компании:

1. Управление комплексными проектами энергоснабжения и автоматизации,

2. Производство электротехнического оборудования и АСУ ТП,

3. Генподряд и строительство энергообъектов "под ключ".

АБС Холдингс представляет заказчикам комплекс услуг по проектированию, поставке оборудования, проведение строительных, монтажных и пусконаладочных работ и берет на себя полную ответственность за реализацию комплексных проектов энергообеспечения и автоматизации промышленности.

В профессиональной команде холдинга занято более 5000 сотрудников. Годовой оборот компании в 2007 году превысил 400мил. долларов.

В составе АБС Холдингс производственные, проектно-конструкторские и научно-исследовательские организации. Головные предприятия холдинга расположены в России и Сербии. В Чувашской Республике в состав холдинга входят: ОАО "ВНИИР", ОАО "АБС ЗЭиМ Автоматизация", ООО "АБС Энергопроект", ООО "АБС Электротехника", Чебоксарский филиал ЗАО "АБС Русь".

АБС Холдингс имеет представительства в Швейцарии, Китае, ОАЭ и на Кипре.

География АБС Холдингс:

Российская Федерация:

- ОАО «АБС Автоматизация»

- ОАО «ВНИИР»

- ООО «АБС Электротехника»

- ООО «АБС Энергопроект»

Сербия и Балканы:

- АБС МИНЕЛ Фепо

- АБС МИНЕЛ Далеководы

- АБС МИНЕЛ Электрооборудование и Сооружения

- АБС МИНЕЛ Трафо

- АБС МИНЕЛ Контактные сети

- АБС МИНЕЛ Проект Инжиниринг

Представительства:

- Швейцария (Баден)

- Китай (Пекин)

- ОАЭ (Дубай)

- Кипр (Лимассол)

«АБС ЗЭиМ Автоматизация»  ведущий российский производитель электрических исполнительных механизмов МЭО, МЭОФ, приводов и комплекса средств автоматизации.

«АБС Автоматизация» - одна из ключевых структур международной холдинговой компании АБС Холдингс, объединившей предприятия электротехнической, приборостроительной и смежных отраслей промышленности.

ОАО «АБС ЗЭиМ Автоматизация» (переименованное в 2007 году ОАО «завод электроники и механики») было образованно в Чебоксарах в 1958 году как предприятие по выпуску электрических исполнительных механизмов.

Место нахождения Общества: Чувашская Республика, город Чебоксары, проспект Ивана Яковлева, дом I.

ОАО «АБС Автоматизация» осуществляет хозяйственную деятельность, определяет структуру органов управления и затрат на его содержание, распоряжается выпускаемой продукцией, полученной прибылью, остающейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей, а также доходами и иным имуществом, приобретенным по другим основаниям, не противоречащим законодательству, взаимодействуя с предприятиями холдинга АБС.

В январе 1956 года выходит постановление Совета Министров СССР о начале строительства Чебоксарского завода электрических исполнительных механизмов - ЗЭиМ. Спустя два года была выпущена первая промышленная партия электроисполнительных механизмов (03.06.1958 - день рождения Общества).

В 1960 году создано Специальное конструкторское бюро (СКБ) систем промышленной автоматики. Освоено производство электронных приборов для автоматизации технологических процессов. Общество утверждается головным предприятием по изготовлению приборов электронных унифицированных систем для АСУТП. Продукция завода поставляется на важные объекты черной и цветной металлургии, химии и нефтехимии, металлургии, на энергоблоки тепловых и атомных электростанций.

В числе первых предприятий страны завод внедряет автоматизированную систему управления производством – АСУП (1972 г.) В 1975 году Завод осваивает выпуск товаров народного потребления. Выпускается первая экспериментальная партия игровых автоматов «Меткий стрелок». Они имеют такой успех, что становятся неотъемлемой частью сферы услуг и отдыха на территории бывшего СССР и дружественных стран.

Уже через год на базе «ЗЭиМ» и СКБ создается производственное объединение «Промприбор».

В 70-е годы завод разрабатывает и осваивает легендарные приборы АКЭСР. Их разработка, производство и внедрение - первая масштабная попытка успешной автоматизации процессов в бывшем СССР.

На «ЗЭиМ» начинается реализация проекта реструктуризации для повышения конкурентоспособности и адаптации в условиях рынка. И уже спустя три года (1992) «ЗЭиМ» преобразуется в акционерное общество открытого типа. Опыт реструктуризации столь успешен, что получает широкую известность в России и за ее пределами. Общество выступает в роли базового предприятия для реализации обще-российского проекта «Развитие малого бизнеса на основе реорганизации крупных предприятий».

В интересах акционеров выпускается первый корпоративный отчет о деятельности Общества (1994 г.). Активно внедряются информационные технологии управления, проектирования, коммуникаций. Организуются производственные бизнес-единицы по продуктовым направлениям.

В 1998 году при участии консалтинговой фирмы KPMG (Великобритания) и фонда НОУ-ХАУ реализуется проект «Переход к дивизиональной структуре управления». Внедряется ERP-система «МАХ», построенная на принципах MRP-II. Создается официальный интернет-сайт Общества www.zeim.ru.

В 1999 году «ЗЭиМ» переходит к электронному проектированию в единой среде CAD/CAM. В 90-ые годы заводу дважды вручены Дипломы Лучшего российского экспортера. Создаются новые бизнес-направления: производство оборудования для энергосбережения, электроприводов для трубопроводной арматуры, ультразвуковых приборов учета, инжиниринг.

С 2000 года «ЗЭиМ» - активный участник международного проекта Европейской экономической комиссии ООН «Энергетическая эффективность - 2000», федеральной программы «Энергоресурсосбережение России в 1998-2005 гг.» и аналогичной программы в Чувашии. В полном объеме завершается внедрение интегрированной системы управления ERP(2001 г.).

Прекращается выпуск устаревших приборов АСУТП, на рынок выводится контроллерная техника нового поколения.

В 2003 году компания отмечает 45 успешных лет на рынке средств автоматизации. Реализуются новые ценностные постулаты, формируется корпоративная культура.

Создается задел разработок для обеспечения необходимого роста продаж в 2004-2006 гг. Выводится на рынок новое поколение полевых и интеллектуальных приборов. Внедряются прогрессивные технологии, развивается аутсорсинг.

В 2004 году Интернет-портал ОАО «ЗЭиМ» стал победителем в одной из номинаций конкурса сайтов «Приборостроение и АСУТП».

Осуществлена первая крупная поставка новых контроллеров «КРОСС» на предприятие «Иркутскэнерго». На международной выставке «Индустрия-2004» в Венгрии отмечен высокий технологический уровень и инновационность продукции ОАО «ЗЭиМ».

В 2005 году ОАО «АБС Автоматизация», как и все прошлые годы, осуществляло свою деятельность на основе постоянного анализа ожиданий: акционеров, менеджмента, персонала. Сбалансированность интересов этих групп с учетом ситуации во внешней среде (на уровне потребителей, партнеров, поставщиков, конкурентов, органов власти, общественных организаций) создает основу для развития Завода, а именно:

- Повышает стоимость компании;

- Обеспечивает стабильный рост текущих доходов акционеров;

- Привлекает и развивает профессиональный и эффективный менеджмент;

- Позволяет иметь качественный персонал.

Экономика России в 2009 году под влиянием мирового финансового кризиса развивалась неравномерно. По данным Минэкономразвития резкое ухудшение внешнеэкономических условий, падение экспорта, отток капитала и приостановка банковского кредита привели к значительному сокращению инвестиционной активности и спаду в промышленности. В большей степени снижение промышленного производства продемонстрировали отрасли, ориентированные на инвестиционный спрос. В результате снижения объемов инвестиций и падения объемов строительства у основных потребителей трубопроводной арматуры и приводов - нефтегазовой отрасли, энергетики, металлургической и химической промышленности - наблюдалось снижение спроса на приводы и арматуру и, как следствие, сокращение объемов производства на предприятиях, изготавливающих эту продукцию.

В целом снижение ВВП в первом полугодии к соответствующему периоду 2008 года составило 10,4 процента. Спад ВВП в 2009 году связан, в значительной степени, с обвалом инвестиционного спроса. Инвестиции в основной капитал сократились на 17,0 процентов. Обвал инвестиций в I квартале составил 8,1% к уровню предыдущего квартала, во II и III кварталах спад продолжился при его постепенном замедлении и только к концу года динамика инвестиций стабилизировалась.

К середине 2009 года экономический спад в России приостановился. С июня наблюдается помесячный рост ВВП. В результате в III квартале динамика производства приняла положительное значение, в IV квартале рост ускорился.

Индекс промышленного производства в 2009 году составил 89,2% к 2008 году. Динамика производства машин и оборудования составила 71,6%, электрооборудования – 68,4%. Наибольшее снижение в промышленном производстве произошло в I квартале. С начала лета, в результате восстановления внешнего спроса и активизации антикризисных мер, в целом промышленное производство стало характеризоваться положительной динамикой - в III квартале рост составил 2,8% (в обрабатывающих производствах – 5,1%), в IV квартале – 1,5% (0,2 процента).

Как уже отмечалось, за период 2009 года произошло также уменьшение производства основных видов оборудования для нефтегазового комплекса (72,4% к 2008г.). Изменение производственных показателей обусловлено снижением объемов закупки продукции нефтегазовыми компаниями. Произошло общее сокращение программ бурения, сокращение планов по строительству новых скважин и трубопроводов, перенос или отказ от программ геологоразведочных работ, массовый перенос на более поздние сроки реализации инвестиционных проектов или сокращение объемов инвестиций.

В целом 2009г. оказался самым сложным для арматурной отрасли за более чем 5 последних лет. Рынок, ранее растущий высокими темпами (на 10-20% в год), находился на стадии стагнации. На фоне сложной макроэкономической ситуации и ужесточения конкуренции в борьбе за заказы, в 2009 году ОАО "АБС Автоматизация" удалось сохранить прочные позиции на рынке.

`Объём продаж продукции снизился на 29,6%, что значительно лучше падения рынка в целом (37%). Наибольшее падение пришлось на шкафы НКУ (более чем на 70%), микропроцессорные контроллеры и механизмы (на 50%), в региональном аспекте наиболее сильное падение наблюдается по Украине и Дальнему Зарубежью (более 70%), Уралу и Северо-Западному региону (на 50%). Положительным является тот факт, что в III кв. 2009г. произошел переломный момент – замедлились темпы падения к прошлому году, линия тренда пошла наверх. Во втором полугодии 2009г. объем продаж вырос на 17%.

Несмотря на тяжелый период, ОАО «АБС Автоматизация» в течение 2009г. успешно выводило на рынок новую технику, был проведен комплекс мероприятий по обучению ключевых клиентов, было предложено также новое продуктовое направление – токопроводы. Следует отметить, что в кризисный 2009г. объем продаж новой техники (до 1 года на рынке) увеличился в 3,1 раза

(ПЭМ-В, ПБР-3И, ПБР-2И). В результате ожидаемый рост объемов продаж в 1 полугодии 2010 г. составляет порядка 30% к аналогичному периоду 2009 г.

Сегодня ОАО «АБС ЗЭиМ Автоматизация» разрабатывает и внедряет «под ключ» различные автоматизированные  системы управления технологическими процессами, а также изготавливает широкую номенклатуру средств автоматизации для, систем промышленной автоматики.

ЗАО «АБС Русь» прочно заняла место лидера отечественной электротехнической индустрии, является одной из самых быстроразвивающихся компаний в России. В настоящее время Холдингс объединяет 23 перспективных завода и ведущих компаний электротехнического сектора, приборостроения и технологически связанных с ними отраслей. В основе — производство электротехнической продукции и системно-интегрированных автоматических систем управления для промышленности, энергетики, энергоучета, энергоснабжения и энергосбережения. «АБС Русь» — это  пять  тысяч рабочих и служащих, годовой оборот  свыше 500 миллионов долларов.

Направления деятельности:

- Автоматизирует системы управления технологическими процессами (АСУ ТП);

- Автоматизирует системы коммерческого и технического учета электроэнергии (АСКУЭ);

- Электроиспытательные механизмы и приводы;

- Комплекты трубной арматуры;

- Интеллектуальные электроприборы;

- Низковольтные комплексные устройства для управлением механизмами и электродвигателями;

- Промышленные контролеры;

- Приборы контроля и регулирования технических процессов;

- Приборы учета и оборудования для энергосбережения.

Продукция и услуги:

1. Новые разработки;

2. Электрические механизмы и приводы (МЭО, МЭОФ, ПЭОЗ, МЭМ, ПЭМ, МЭП, МЭПК, ПЭП);

3. Пневмоприводы AMG;

4. Энергетическая арматура;

5. Промышленные контроллеры (КРОСС-500, Ремиконт Р-130ISа);

6. Приборы контроля и регулирования технологических процессов;

7. Низковольтные комплектные устройства (НКУ);

8. Средства измерения и автоматизации технологических объектов

(Расходомеры, Теплотехнические датчики, Преобразователи сигналов);

9. Инжиниринг (АСУ ТП, АСОДУ, АСКУЭР, КША);

10.  Комплексные токопроводы и шинопроводы (ТЗК, ТЗКР, ТЗМПЭ, ТЭНЕ, ШЗК);

11.  Лазерная резка материалов;

12.  Услуги по производству гальванических и лакокрасочных покрытий;

13.  Технологические возможности предприятия.

1.2. Место ЧФ ЗАО «АБС Русь» на рынке электротехники

Электроисполнительные механизмы: рынок находится на стадии спада. В 2009 ёмкость рынка составила около 10 млн. долларов.

Заметно усиление конкуренции за счет активизации мелких производителей и вторичного рынка, который стал приобретать черты официального производственного бизнеса.

Электроприводы для трубопроводной арматуры: в 2009г. рынок упал на 36,8% в натуральном выражении, объем производства электроприводов составил около 32 тыс. шт. Примерная емкость рынка в 2009г. – около 65 млн. долларов. Необходимо подчеркнуть, что, за исключением кризисного года, рынок динамично растущий.

У ОАО "АБС Автоматизация" на рассматриваемом рынке есть конкуренты, для вытеснения которых компания обладает необходимыми и достаточными конкурентными преимуществами. Основной причиной столь резкого падения по основным типам приводов стала усилившаяся конкуренция со стороны иностранных производителей, в первую очередь за счет увеличения доли китайских электроприводов на российском рынке, которые выигрывают в конкурентной борьбе за счет агрессивного демпинга. В 2009 году объем импорта электроприводов в Россию составил 25,4 млн. долларов, что на 23,6% ниже объема импорта 2008 года. В стоимостном выражении больше всего поставок электроприводов приходится на импорт из Германии – 82,79%, Китай – 6,73%, Чехия – 3,7%, Великобритания – 1,8%, остальные страны – 4,98%.

Однако, несмотря на лидерство Германии в стоимостном выражении, в натуральных показателях все же лидирует Китай. Лидерство Китая по натуральным показателям обусловлено низкой удельной стоимостью поставляемых электроприводов - 1,77$ за кг. (для сравнения - Германия 35,9$ за кг.), то есть удельная стоимость китайских электроприводов в 20 раз ниже чем у Германии. В свою очередь, 93,4% поставок из Германии приходится на компанию «AUMA RIESTER GMBH & CO. KG» , доля этой компании во всем объеме импорта электроприводов составляет 77,3% Германия на протяжении нескольких лет является лидером по объемам импорта, но в 2009 г., в сравнении с 2008 г., объем поставки из этой страны снизился на 26,8%. Объемы поставок из Китая и Чехии также снизились на 4,9% и 25,3% соответственно.

Приводная запорно-регулирующая арматура: По итогам 2009 года, в сравнении с 2008 годом, суммарный объем производства снизился на 16% в натуральном выражении, при этом в долларовом эквиваленте наблюдалось падение на 13%. Емкость рынка приводной арматуры в 2009 г. составила около 174 млн. долларов. В 2009 г. объем импорта трубопроводной арматуры в Россию снизился на 19%, что стало следствием продолжающегося кризиса в мировой экономике.

Стальные задвижки и шаровые краны являются лидерами по объему производства в стоимостном выражении, суммарно на их долю приходится порядка 63,4% (в 2008 году - 59%). Лидерами роста в 2009 году в натуральном выражении стали стальные затворы - их рост составил 5,82%, по остальным типам арматуры наблюдалось снижение, наибольший спад в стоимостном выражении в 2009 году наблюдался в сегменте запорных стальных клапанов – на 54,8%.

Микропроцессорные контроллеры, АСУ ТП: В 2009г. рынок потерпел наибольшие потрясения, поскольку были заморожены многие инвестиционные проекты, основные заказчики были вынуждены сосредоточиться на текущей операционной деятельности и ограничились проведением необходимых ремонтных работ. Тем не менее, у ОАО "АБС Автоматизация" объем поступлений от инжиниринговых проектов в 2009г. составило 90% от уровня 2008г. за счет долгосрочных проектов. В долгосрочном периоде рынок очень перспективный и динамично растущий, большое количество иностранных конкурентов, у ОАО "АБС Автоматизация" нет ограничений роста. Емкость рынка оценивается более чем в 1 млрд. долларов. Доля автоматизации всего производства в среднем по России составляет около 15-40%. В целом по рынку 80-90% объектов энергетики нуждаются в обновлении. В условиях острой конкуренции доля ОАО "АБС Автоматизация" в 2009 году осталась на прежнем уровне (менее 1%). Следует отметить, что с конца 2009г. рынок начал

активно восстанавливаться после кризиса. Ожидается, что по итогам 1 полугодия 2010г. на ОАО "АБС Автоматизация" будет достигнут годовой уровень 2009г. по выполнению инжиниринговых услуг.

НКУ для ТПА: Рынок сильно пострадал ввиду снижения инвестиционной активности, общая емкость рынка на 2009 г. составила около 280 млн. долларов, доля ООО «АБС Автоматизация» на рынке составила менее 1% (включая приборы АСУ ТП). Ожидается, что рынок будет активно развиваться, до 10-15% в год. ОАО "АБС Автоматизация" в 2009 в соответствии с продуктовой стратегией развивало активную работу с проектными институтами. Общество планирует к 2010 г. увеличить свою долю на рынке до 2,5 млн., опережая темпы роста рынка. Конкуренция на рынке обостряется наличием как зарубежных, так отечественных производителей (более 100).

Основной объем производства НКУ (на сумму около 7,7 млрд. рублей) сконцентрирован в трех федеральных округах: Приволжском, Северо-Западном и Центральном. Около половины объемов производства на сумму 5,6 млрд. рублей сконцентрировано на 26 предприятиях, 23 из которых находятся в указанных трех федеральных округах. Потребителями НКУ являются в основном газовая, нефтяная, металлургическая отрасли промышленности, а также энергетика.

1.3 Организационная структура предприятия ЧФ ЗАО «АБС Русь»

На рис.1 показана организационная структура предприятия ЗАО «АБС Русь», из которой видно, что это дивизиональная организационная структура. Дивизиональные структуры — структуры, основанные на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (отделений, дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением этим подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перенесением на этот уровень ответственности за получение прибыли.

Преимущества дивизиональной организационной структуры управления

                  Четкое разграничение ответственности

                  Высокая гибкость и адаптивность системы

                  Высокая самостоятельность структурных единиц

                  Сокращение штата управления

                  Разгрузка высшего менеджера

                  Простота коммуникационных сетей

                  Кадровая автономия, высокая мотивация

Недостатки дивизиональной организационной структуры

                  Высокая потребность в руководящих кадрах

                  Сложная координация

                  Повышение затраты за счет дублирования функций

                  Сложность осуществления единой политики

                  Разобщенность персонала

                  Слабый синергетический эффект

Рис.1. Организационная структура ЧФ ЗАО «АБС Русь».

Глава 2. Организационная структура управления предприятием

2.1 Управленческое обследование сильных и слабых сторон предприятия ЧФ ЗАО «АБС Русь».

Рассмотрим сильные и слабые стороны ЧФ ЗАО «АБС Русь», а также его потенциальные возможности и угрозы (Таблица 1.1).                                                                                                       

Таблица 1.1

SWOT –анализ ЧФ ЗАО «АБС Русь»

                Теперь, когда определены сильные и слабые стороны, возможности и угрозы можно приступить к оценке возможностей и угроз. Оценка возможностей и угроз представлена в форме матричной таблицы (Таблица 1.2).

Таблица 1.2.

Оценка возможностей и угроз ЧФ ЗАО «АБС Русь»

Исходя из результирующих оценок, можно сделать вывод, что предприятию следует обратить особое внимание на следующие потенциальные возможности: 1) усиленная работа с крупными конечными потребителями; 2) увеличение рыночной доли; 3) увеличение объемов продаж на экспорт. Такая потенциальная возможность как “ослабление позиций – фирм конкурентов”, имеет высокую степень значимости для предприятия, но низкую вероятность наступления.

Угрозами, которые представляют собой наибольшую опасность, можно назвать: 1) потеря заказов в результате неконкурентоспособности цен; 2) появление новых конкурентов; 3) падение спроса. Также немалую угрозу представляет рост уровня инфляции в 2011 году. По прогнозам экспертов, снижение уровня инфляции в России должно начаться только в 2012 году.

ЧФ ЗАО «АБС Русь» обладает богатым запасом сильных сторон, что при правильном их использовании гарантирует нейтрализацию неблагоприятных потенциальных угроз, а также использование положительных возможностей внешней среды.

2.2 Характеристика стратегии, миссии и целей ЧФ ЗАО «АБС Русь».

Стратегия: Создание передовых технологий для энергоемких предприятий с целью оптимизации технологических процессов, максимизация эффективности, энергосбережения, сокращения постоянных издержек и защиты окружающей среды;

Миссия: Синхронизация российского и западного технологического опыта производственных  мощностей и научных разработок, предлагая продукты и решения европейского уровня качества.

Основной целью Общества является получение прибыли. Для выполнения указанной цели оно осуществляет:

1. Разработку, производство, продажу и сервисное обслуживание:

- Электрических исполнительных механизмов, в том числе приводов для запорно-регулирующей арматуры, энергосберегающего оборудования;

- Средств автоматизации и регулирования технологических процессов;

- Приборов контроля и регулирования технологических процессов для атомных электрических станций;

- Средств учета расхода жидкостей, газов, энергии;

2.Выполнение инжиниринговых работ.

3.Разработку научно-технической и конструкторско-технологической документации на продукцию бытового и производственно-технического назначения и технологическую оснастку.

4.Торговлю, коммерческую и посредническую деятельность.

5. Экспорт и импорт промышленных и продовольственных товаров, а также продукции производственного назначения и оборудования.

Глава 3. Общая характеристика департамента управления делами

Департамент Управления Делами (ДУД) Чебоксарского филиала ЗАО «АБС Русь» (далее Филиал) взаимодействует со структурными подразделениями предприятий АБС Холдингс: Филиал, ЗАО «АБС Русь» (далее Холдинг), ОАО «АБС Автоматизация», ОАО «ВНИИР», ООО «ВНИИР-Промэлектро», ООО «ВНИИР-Прогресс», ООО «АБС Электротехника» и устанавливает порядок работы по осуществлению функций организации документооборота, порядок подготовки документов и взаимодействия сторон по подготовке документов

3.1 Организационная структура управления Департамента Управления Делами

Рис.2. Организационная структура управления ДУД

На рис.2 показана организационная структура управления ДУД ЧФ ЗАО «АБС Русь», из которой видно, что это линейная организационная структура управления.

Наиболее простой организационной структурой управления является линейная. Ее основные принципы: все функции управления сосредоточены у руководителя предприятия, подчинение персонала руководителю с диапазоном контроля в 5—10 человек, иерархия и единоначалие, универсализм линейного руководителя.

При такой организации управляющие воздействия на объект эксплуатации могут передаваться только одним доминантным лицом – руководителем, получающий информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц и принимающий решения (и, соответственно, отвечающий) по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта. Все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя, создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных. Подобная организация управления возможна только в небольших подразделениях службы эксплуатации, например, когда бригадир или мастер непосредственно раздает поручения каждому работающему в подразделении.

Такая структура проста и экономична, обеспечивает конечную ответственность, дает возможность соблюдения баланса власти и ответственности. Все обязанности и полномочия здесь четко распределены, и поэтому создаются условия для оперативного процесса принятия решений и поддержания необходимой дисциплины. Однако у линейной структуры есть крупный недостаток: ни один руководитель не может быть универсальным специалистом и охватывать все стороны деятельности предприятия.

Такая структура ориентирована лишь на реализацию текущих задач, для нее характерны отсутствие гибкости, склонность к бюрократизму, возможность искажения информации при передаче с одного уровня управления на другой.

3.2 Взаимодействия департамента управления делами Чебоксарского филиала ЗАО «АБС Русь» со структурными подразделениями предприятий АБС Холдингс.

3.2.1 Задачи департамента управления делами

Основными задачами ДУД являются:

1. Организация унифицированной системы делопроизводства и документооборота на предприятиях Холдинга.

2. Обеспечение единого порядка составления, согласования, регистрации, хранения и контроль исполнения организационно-распорядительных документов.

3. Централизованное хранение и сдача в архив всех типов документов.

4. Обеспечение доставки документации контрагентам посредством всех видов связи.

5. Выполнение переводов с/на английский язык.

6. Организация представительских, тематических, протокольных мероприятий.

7. Предоставление услуг по организации командировок сотрудникам предприятия: заказ билетов, бронирование гостиниц.

8. Сопровождение работы аутсорсинговых компаний по погрузочно-разгрузочным и плотницким работам.

3.2.2 Организация делопроизводства и документооборота

Организация  документооборота  предприятия  осуществляется  в  соответствии  со стандартом предприятия, нормативными документами и организационно-распорядительными документами, имеющими нормативный характер.

Организация документооборота ДУД включает: управление организационно распорядительными документами; регистрация, учет и распределение внешней корреспонденции (входящей и исходящей) консультации и контроль документооборота внутренней корреспонденции (служебные записки, заявки и т.д.).

Организация делопроизводства ДУД включает: контроль оформления номенклатуры дел подразделений, формирование сводной номенклатуры дел предприятия, консультирования по правильности оформления дел и номенклатуры дел в подразделения, передача законченных в делопроизводстве дел в архив.

3.2.3 Организация услуг протоколирования совещаний.

Протоколирование внутренних совещаний осуществляет ответственный сотрудник структурного подразделения – инициатор совещания. При проведении совещаний с участием руководства Холдинга, директора, генеральных директоров предприятий Холдинга,  административного директора Филиала протоколирование совещаний осуществляет сотрудник ДУД.

В течение одного рабочего дня сотрудник, ответственный за протоколирование, должен подготовить проект протокола, если специально не был оговорен срок предоставления проекта протокола, и согласовать с председателем совещания.

После согласования протокола совещания с председателем, сотрудник, ответственный за протоколирование, должен подписать протокол у всех участников, предоставить копию протокола с согласующими подписями всех участников совещания всем участникам совещания и заинтересованным ответственным лицам.

Контроль выполнения решений совещания с участием нескольких структурных подразделений осуществляет сотрудник структурного подразделения-инициатора, назначенный председателем совещания.

Контроль выполнения решений совещания с участием руководства Холдинга, генеральных директоров предприятий Холдинга, директора, административного директора Филиала осуществляет сотрудник ДУД, отвечающий за протоколирование совещания.

3.2.4 Организация услуг по заказу билетов и бронированию гостиничных номеров.

Для заказа билетов командируемому сотруднику необходимо предоставить Заявку на приобретение проездных ж/д или авиабилетов не позднее, чем за 1 рабочий день до выезда, и не позднее, чем за 1 рабочий день на субботу и воскресенье, бронирование гостиничных номеров не позднее, чем за 2 рабочих дня до заселения.

При необходимости заказа авиабилетов или билетов более высокого класса сотрудникам, которые не оговорены вышеуказанными приказами, командируемый сотрудник согласовывает Заявку с руководителем предприятия, в котором работает.

3аявка обрабатывается в течение одного рабочего дня после передачи заявки менеджеру по командировкам в ДУД.

3.2.5 Предоставление услуг по отправке документов почтой и экспресс-почтой.

Все документы, поступившие в ДУД для отправки, должны содержать следующую информацию в самом документе (данная информация должна быть выделена), либо должна быть приложена отдельная записка:

-полная информация по адресату (почтовый индекс, город, полный адрес, наименование предприятия, получатель, номер факса, телефон);

- исходящий номер на письме и через дробь код подразделения;

- дата документа;

- способ отправки.

Ответственность за достоверность информации, представленной в документах на отправку, и наличие всех документов, необходимых для отправки, несет подразделение-отправитель.

Документы отправляются по почте в течение одного рабочего дня.

При отправке документов заказным письмом с уведомлением или ценным письмом с описью, уведомление и опись можно запросить в ДУД через один рабочий день после отправки.

При отсутствии возможности в ДУД отправить срочное письмо в течение двух рабочих часов, об этом сообщается подразделению-отправителю и согласовывается время отправки.

Документы отправляются экспресс-почтой только при наличии Заявки, в которой должна быть указана следующая информация:

- почтовый адрес, индекс;

- название предприятия-адресата;

- контактное лицо-адресат;

- контактный телефон адресата.

3.2.6 Передача документов между предприятиями АБС Холдингc.

При передаче документов отправитель запечатывает документы в конверт и заполняет бланк заявки на доставку, прикрепляемый к конверту, и передает в руки сотруднику ДУД под роспись в реестре приема-передачи документов.

За документы без заявок на доставку ДУД ответственности не несет.

ДУД осуществляет передачу документов между предприятиями АБС Холдингс не реже одного раза в течение одного рабочего дня.

При необходимости срочной передачи документов между предприятиями АБС Холдингс, отправитель должен поставить в заявке на доставку пометку «Срочно».

При передаче конфиденциальной или личной информации отправитель должен поставить в заявке на доставку пометку «Конфиденциально» или «Лично».

3.2.7 Перечень нормативных документов по Услугам ДУД.

- Регламент подготовки и проведения совещаний;

- Регламент заказа, предоставления и выполнения переводов с/на английский язык;

- Регламент по оказанию погрузо-разгрузочных услуг;

- Регламент по оказанию плотницких работ.

3.3 Система документационного обеспечения деятельности предприятия

Переписка:

Внутренняя переписка – документы, создаваемые и используемые внутри организации между подразделениями.

Внешняя переписка – входящие и исходящие документы, либо поступившие в организацию от внешних корреспондентов, либо отправляемые из организации.

Переписка между предприятиями холдинга является внешней (Рис. 3.).

Рис. 3. Внешняя корреспонденция (письма, факсы, e-mail, телефонограммы)

Обязательные реквизиты для письма:

              - Адресат, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату документа-запроса (если письмо является ответом), заголовок к тексту, текст, возможна отметка о наличии приложения, подпись, исполнитель.

              - Нельзя вносить изменения в колонтитулы (эмблему, реквизиты и т.д.)

- В реквизите адресат слово «копия» не указывать (если письмо адресовано нескольким получателям). Инициалы (во всех случаях) ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом. При отправке по факсу указывается № факса, при отправке по почте – почтовый адрес.

- Дата оформляется арабскими числами в формате ЧЧ. ММ. ГГГГ (при этом буква «г.» после цифр не ставится).

- Регистрационный номер присваивается письму после подписания руководителем организации в департаменте управления делами

              - Реквизит ссылка на № и дату письма-запроса использовать обязательно, если письмо является ответом на запрос.

              - Заголовок к тексту (краткое содержание документа) должен отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?». В заголовке не должно быть слов  «касательно», «тема» и т.п. Заголовок должен занимать 1-3 строки, распо-ложен от границы левого поля без отступов, с прописной буквы, без кавычек, точка не ставится.

              - Отметка о приложении располагается сразу после текста через 2-4 межстрочных интервала без отступа с указанием количества листов и экземпляров.

              - В реквизите подпись должность руководителя указывать без названия компании (поскольку письмо составлено на бланке организации).

              - Реквизит «исполнитель» располагается в левом нижнем углу. Выполняется на 2-3 кегля меньше, чем письмо, включает в себя ФИО и телефон исполнителя, возможно электронный адрес (слово «исполнитель» писать не нужно). Вносить этот реквизит в колонтитул не рекомендуется.

              - Электронные адреса в колонтитулах должны быть без подчеркивания.

Внутренняя переписка. Обязательные реквизиты для служебной записки:

-         Адресат, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату документа-запроса (если письмо является ответом), заголовок к тексту, текст, возможна отметка о наличии приложения, подпись, исполнитель.

-         Нельзя вносить изменения в колонтитулы (эмблему, реквизиты и т.д.)

-      В реквизите адресат слово «копия» не указывать (если письмо адресовано нескольким получателям). Инициалы (во всех случаях) ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом. При отправке по факсу указывается № факса, при отправке по почте – почтовый адрес.

-      Дата оформляется арабскими числами в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ (при этом буква «г.» после цифр не ставится).

-      Регистрационный номер присваивается служебной записке после подписания руководителем подразделения.

Обязательные реквизиты организационно-распорядительных документов

-                     Оформление на специальном бланке организации для приказов или распоряжений (включает в себя наименование и эмблему организации, название вида документа,  место издания)

-                     Констатирующая часть (отражает цели, задачи предписываемых распорядительных действий), причины издания приказа, ссылка на документ (например, во изменение какого документа)

-                     Дата, регистрационный номер

-                     Текст приказа, ответственные, сроки

-                     Согласующие визы всех ответственных по приказу (как минимум визы руководителей ответственных)

-                     Подпись руководителя организации

Расшифровка подписи (должность, Ф.И.О.) обязательно должна соответствовать подписи.

Заключение

ЧФ ЗАО «АБС Русь» является крупнейшим предприятием по производству электрических исполнительных механизмов МЭО, МЭОФ, приводов и комплекса средств автоматизации.

Подводя итоги деятельности предприятия в целом можно сказать, что ЧФ ЗАО «АБС Русь» является прибыльным предприятием с мощной материально-технической базой и большим экономическим потенциалом, у предприятия большие планы на будущее.

Эффективное функционирование организации предполагает построение определенной структуры управления. Главной целью формирования структуры управления организацией является установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними задач, прав и ответственности. Если все взаимосвязи, описываемые организационной структурой управления, применены правильно, то они ведут к гармоничному сотрудничеству и общему стремлению выполнить поставленные перед предприятием задачи.

Таким образом, пройденная нами производственная практика, помогла больше узнать о функциональных обязанностях менеджера.

Список литературы

1.      Годовой отчет о результатах работы Чебоксарского филиала ЗАО «АБС Русь» в 2009 году;

2.      Регламент взаимодействия департамента управления делами Чебоксарского филиала ЗАО «АБС Русь» со структурными подразделениями предприятий АБС Холдингс Чебоксарский филиал ЗАО «АБС Русь»

3.      Устав ОАО "АБС Автоматизация";

4.      Устав ЧФ ЗАО «АБС Русь»;

5.      Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Москва: Издательство "Дело", 2004. - 704 с.

6.      Мишин В. М. Исследование систем управления. Москва: ЗАО Финстатинформ , 1998. - 72 с.

7.      Практика: учебная, производственная, преддипломная. Учебно-методические указания по специальности 080507.65 «Менеджмент организации» / Авторы-составители: Н. А. Лазарева, О. П. Сыромятникова. – Чебоксары: Филиал ВВАГС. – 37 с.

8.      Управление персоналом организации: Учебник для вузов / под ред. Кибанова А.Я. – М., 2004.

9.      Внутренняя локальная сеть организации Intranet;

10. http://www.zeim.ru/ Официальный сайт ОАО «АБС Автоматизации»;

11. http://abs-holdings.ru Официальный сайт «АБС Холдингс».

12