Отчет по практики менеджмента в компании интернет провайдера

     Существуют основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много. В то же время, основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

     • Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних источников. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

     • Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

     • Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия.

     Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут  быть письма, распоряжения, указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.).

     Прежде  всего, все документы, проходящие через  общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером. Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. 

     3.2 Атрибуты документов.

     Атрибуты  документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически везде. Причем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов канцелярских документов.

     Основным  атрибутами документа являются:

     1.Регистрационный  номер документа. Данный номер  однозначно позволяет сослаться  на документ. Структура регистрационного  номера различна для исходящих,  входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера  определяется в организации самостоятельно.

     2.Источник  документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства.

     3.Ответственный  исполнитель документа. Указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

     Далее в документах атрибуты, специфические  для данного типа документа.

       Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

     • Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.

     • Контролирующее лицо. Это одно из первых лиц, которое назначает конкретного исполнителя документа. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

     Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:

     •  Список подразделений предприятия для ознакомления.

     •  Контрольный срок ознакомления или исполнения.

     •  Список исполнителей документа.

       Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

     • Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

     •  Список рассылки.

     • Контрольный срок ответа. Но данный атрибут встречается редко.

     Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы, входящий документ практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

     Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

     В данном разделе приступаем к рассмотрению процессов обработки документов. Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных  документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа.

     При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

           1.Непосредственно исполнителю.

           2.На принятие решения в управление.

     Причем  второй маршрут означает то, что  наверняка этот документ будет поставлен  на контроль. В то же время не следует  путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в управленческий аппарат предприятия. Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является начальник (или его заместитель).

     В основном в нашей организации  это происходит по второму пути.

     Значительная  часть проблем канцелярии возникает  из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.

     Основным результатом работы являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов.

     Отчеты  условно можно разделить на две  большие группы:

          • Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

          • Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

     Заключение.

     За  время прохождение практики  ознакомлен со структурой и режимом работы управления компании. Основную часть времени прохождения экономической практики был приставлен за менеджером по работе с физическими лицами, поэтому поставленные цели и задачи были гарантированы на достижение получения всех необходимых навыков, способностей и умений.

     На  основе изучения стратегического планирования можно сделать следующий вывод. Несмотря на устойчивое финансовое состояние ООО «ГТС», для этой организации, как и для любой другой неприемлемо останавливаться на достигнутом. Важно максимально улучшить существующие финансовые результаты, улучшить имидж предприятия и как следствие привлечь новых потребителей, осуществить техническое перевооружение на принципиально новое оборудование, что позволит со временем ввести новые пакеты услуг, выйти на новый уровень качества.

     На  сегодняшний день ООО «ГТС» является в списке популярных интернет провайдеров города, что при высоком нынешнем спросе на услуги этой компании очень важно.

     Список  используемой литературы:

1. Алексеев А. А. Определение удовлетворенности потребителей свойствами товара при выведении новых товаров на рынок или модернизации старых // Маркетинг и маркетинговые исследования в России - 1997. - №7.
2. Веснин В.Р. Основы менеджмента: учебник / ин-т международного права и экономики. - М.: Триада ЛТД, 1996г
3. Волков О.И. «Экономика предприятия»: Учебник. – М.: ИНФРА М, 1998.
4. Котлер.Ф. Маркетинг. Менеджмент.:  Анализ, Планирование, Внедрение, Контроль / Под. ред. О.Третьяк, Л. Волковой, Ю. Контуревского.-2-е изд. Исп. – С.-ПБ: Питер Ком, 1999г
5. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под. Ред. Румянцевой Н.А.-М: ИНФРА-М, 1995г.
6. Чернышев В.А. Особенности развития телекоммуникаций России // Информ Курьер Связь - 2000 - №11