Основные требования написания пресс-релиза

     В данной работе за основополагающее определение  пресс-релиза взято толкование понятия  Г.Н. Татариновой: «Пресс-релиз – информация, содержащая новость о деятельности базисного ПР-субъекта, подготовленная для рассылки в СМИ или раздачи журналистам».

     Популярность  пресс-релиза – по мнению и самих  специалистов по связям с общественностью  и представителей СМИ – объясняется  его высокой эффективностью, базирующейся на нескольких очевидных достоинствах. К ним относятся:

• информативность, поскольку содержание (основной текст) пресс-релиза представляет собой изложение фактов без какого-либо комментария;
• актуальность, обусловленную новизной содержащейся в нем информации;
• достоверность (точность), основанную на официальном характере источника информации;
• конкретность, вытекающую из «привязки» содержания пресс-релиза к строго определенному информационному поводу (событию, факту);
• краткость, ибо пресс-релиз – это, прежде всего, оперативно-новостной ПР-документ;
• простоту и скорость подготовки – так как пресс-релиз характеризуют строго ограниченный объем текста и однотемность содержания;
• универсальность, означающую на практике пригодность пресс-релиза для создания широкого спектра вторичных (журналистских) материалов;
• технологичность, которой способствует, наряду с перечисленными преимуществами, все более распространенная практика общения с электронной версией (файла) пресс-релиза, переданной в редакцию СМИ на автономном носителе (дискете, компакт-диске) или по E-mail;
• адресность, предопределенная предназначенностью пресс-релиза и содержащейся в нем информации конкретному СМИ, редакции или их сотруднику (редактору, журналисту и т.п.);
• гибкость, достигаемая благодаря тому, что содержащаяся в пресс-релизе информация может дополняться путем использования приложенных к нему материалов и общения с так называемыми контактными лицами (располагающими дополнительными сведениями и уполномоченными сообщить их по просьбе сотрудников СМИ).

     II. Основные требования написания пресс-релиза

1. Внешние содержательные характеристики пресс-релиза и его конструкция

     В работе Г.Н. Татариновой «Управление  общественными отношениями» автор предлагает следующую конструкцию построения текста пресс-релиза:

     Первый  необходимый элемент структуры - указание на жанровую принадлежность: «пресс-релиз» и дату составления документа.

     Кроме того, пресс-релиз должен иметь заголовок, и его цель – отражение сути новостного события, резюмирование наиболее важной информации.

     Текст пресс-релиза строится по известному принципу «перевернутой пирамиды»: каждый следующий абзац содержит менее важную информацию и может, в принципе, состоять из одного предложения. Текстовая структура пресс-релиза открытая; пресс-релиз построенный по выше указанному принципу при подготовке к печати может быть механически «укорочен» на практически любое количество абзацев – в зависимости от формата издания, характера новостного события.

     «Пирамида»  должна состоять из четырех блоков или по образному выражению Г.Н. Татариновой «кирпичиков»¹.

     Лид-абзац  содержит основную (актуальную) информацию, новостной повод: это ответы на вопросы «кто?», «что?», «когда?», «где?» и, возможно, «почему?», «для кого?», однако он не должен быть перенасыщен цифрами, вспомогательным справочным материалом. Лид должен содержать одну основную мысль, «определяющую» данное новостное событие, и его можно считать своего рода расширенным вариантом заголовка.

     Во  втором абзаце излагаются некие детали и подробности, которые могут быть интересны.

     Третий  «кирпичик» - место для комментариев и оценок события экспертами или  известными авторитетными личностями.

     Последний абзац – выводы и обобщения. Причем комментарии экспертов и выводы могут дополнять друг друга, подчеркивая в целом значимость проведенного мероприятия и роль организаторов.

     В конце пресс-релиза обозначаются имя  и координаты контактного лица (телефон, факс, электронная почта). В качестве контактных могут указываться одно-два лица: это не обязательно авторы данного конкретного пресс-релиза (хотя такое тоже может быть), а лица, наделенные полномочиями дать дополнительную, расширенную информацию о новостном событии, предметом которого становится данный пресс-релиз.

     Еще несколько требований к тексту пресс-релиза, которые предлагает Г.Н. Татаринова:

• все имена собственные должны даваться в полном виде, то есть фамилия, имя и отчество не должны сокращаться;
• желательно приводить цифры, но не очень много;
• лучше использовать простые предложения, минимум причастных и деепричастных оборотов;
• желательно избегать эпитетов превосходной степени, использовать с осторожностью образные выражения.

Собственно, именно таким и должен выглядеть пресс-релиз  в идеале. Будет он опубликован  или нет – дело редакции, но все  же успех во многом зависит от профессионализма специалиста по связям с общественностью  и его взаимоотношений со СМИ. 

    2.2. Рекомендации по совершенствованию написания пресс-релизов

    Итак, как было установлено в данной работы, информационный повод ─ важнейший элемент для написаний пресс-релиза. Следовательно, если нет информационного повода ─ нет повода писать пресс-релиз.

    Необходимо безусловно учитывать такую важную особенность как краткость, ведь пресс-релиз ─ это, прежде всего, оперативно-новостной документ.

   Пресс-релиз — краткое информационное сообщение, адресованное представителям средств массовой информации. Пресс-релиз содержит новость об организации или частном лице имеет строгую структуру: заголовок, лид, основная часть сообщения, прямая речь спикера, контактные данные. Для того чтобы информационный повод не остался без внимания и оказался на столе редактора, а не в корзине почтового ящика, пресс-релиз должен соответствовать следующим требованиям:

1. Содержать интересный информационный повод;
2. Иметь привлекающий внимание заголовок, краткий и четко отражающий текст релиза;
3. Формулировать информативный завлекающий к дальнейшему чтению лид;
4. Информация должна раскрываться по принципу «перевернутой пирамиды»;
5. Обладать одной или несколькими цитатами/прямой речи спикера на анонсируемую тему или поднимаемую проблему;
6. Содержать краткую информацию о компании и данные контактного лица;

   Пресс-релиз  должен быть написан понятным и живым  языком от третьего лица, исключающего использование личных местоимений. Остерегайтесь сложных фраз и  оборотов. Объем пресс-релиза не должен превышать одну страницу печатного  текста, и в нем должны быть изложены основные факты без излишней детализации.

   1) Интересный информационный повод и его актуальность. Информация — продукт скоропортящийся. Главная особенность пресс-релиза – его оперативность. Поэтому информация, предоставляемая в СМИ посредством пресс-релиза, должна быть подана своевременно. В ином случае она уже не является новостью, а значит, точно не найдет отголосок в СМИ. Пресс-релиз должен быть основан на интересном информационном поводе. Любую новость можно подать по-разному.

   2) Подача информации по принципу «перевернутой пирамиды». Так как целевая аудитория пресс-релиза – журналисты, информация здесь должна располагаться по принципу «перевернутой пирамиды», то есть от самого главного к менее значимому. Расположив самую интересную информацию вначале, можно рассчитывать на то, что именно такая подача привлечет взор редактора СМИ.

   3) Привлекающий внимание заголовок. Заголовок — самая важная часть пресс-релиза. Он должен быть кратким, но в то же время отражающим суть пресс-релиза и привлекающим внимание. Максимальный размер заголовка – 100 знаков. Здесь содержатся ответы на вопросы «Кто/С кем произошло?» и «Красная нить новости/Что произошло?».

   Пример: 
«Компания Xenum: производители автомобилей Toyota и Lexus предложили спецификацию нового моторного масла».

   4) Информативный лид. Это первый абзац пресс-релиза. Его основная цель – привлечь читателя, поэтому он должен быть максимально информативен и интересен. Лид содержит в себе краткое изложение сути события. Здесь присутствуют ответы на главные вопросы: Кто? Что? Где? Когда? и Как? Начинается лид с указания места и даты его написания.

   Пример: 
«18 февраля, Санкт-Петербург. Компания Xenum представила на рынке новое синтетическое энергосберегающее моторное масло. Продукт создан в соответствие с последними спецификациям и техническими требованиям производителей автомобилей Toyota/Lexus».

   5) Наличие в тексте цитаты на заданную тему. Пресс-релиз, содержащий в себе цитату, имеет больше шансов быть опубликованным на информационном сайте и замеченным редактором газеты или журнала. При этом цитата может быть перепечатана журналистами без изменений и искажений, что часто происходит с другими частями текста. Цитата в пресс-релизе используется как вспомогательный элемент и может располагаться сразу после лида, в основной части пресс-релиза. Цитата будет служить как прямое подтверждение или конкретизация всего информационного повода пресс-релиза.

6) Наличие в тексте информации о компании и контактных данных. 
В конце пресс-релиза обязательно располагается  краткая справочная информация о компании. Кроме того, сообщаются контактные данные: лицо, должность, телефон, электронный адрес, адрес веб-сайта — для возможных справок и уточнений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Как было установлено в ходе работы, специалист по связям с общественностью должен обладать умением красиво излагать свои мысли. Это касается как устных коммуникаций, так и письменных.

     Письменная  коммуникация (пресс-релиз в частности) ─ это одно из важнейших коммуникативных  средств работы специалиста по связям с общественностью.

     В ходе работы было установлено, что при написании идеального пресс-релиза необходимо соблюсти основные требования написания пресс-релиза, его внешние и содержательные характеристики и конструкцию.

     Правильное написание пресс-релиза ─ залог публикации в средствах массовой информации.

     Цель  работы выполнена: определили значимость правильного написания пресс-релиза и его основных требований в системе работы специалиста по связям с общественностью со средствами массовой информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Татаринова  Г.Н. Управление общественными отношениями: Учебник для вузов. – СПб.: Питер, 2004. – Гл. 6, стр. 127-144
2. Кривоносов А.Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций. – 2-е изд. – СПб.: «Петербургское Востокодение», 2002.
3. Сэм Блэк «Паблик Рилейшнз»: Пер. с англ.- М.: Сирин. 2003г. стр. 47-52
4. Горкина М., Мамонтов А., Манн И. PR на 100%: как стать хорошим менеджером по PR. – М.: Альпина Паблишер, 2003. – стр. 114-120, 167, 174-177, 187-190
5. Иванова К. Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов. 2-е изд. Раздел 1
6. Конецкая В. П. Социология коммуникаций. М., 1997. стр. 242–243
7. Джефкинс Ф. Паблик рилейшнз. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 400с.
8. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика: Уч. Пособие, М.: Дело, 2003. – 495с.
9. Журнал «PR в России». – 2005. – № 1. – с. 8.
10. Журнал «PR в России». – 2005. – № 3. – с. 29-31.
11. Журнал «PR в России». – 2005. – № 4. – с. 23-25.
12. Журнал «PR в России». – 2005. – № 8. – с. 2,3.
13. Журнал «PR в России». – 2005. – № 12. – с. 25-27.
14. Журнал «PR в России». – 2006. – № 1. – с. 26,27.