Основные направления совершенствования систем управления

- планирование – управленческая деятельность, нашедшая отражение в текущих и перспективных планах и фиксирующая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени;

- организация – управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования (разрабатывается система мер, регламентирующая деятельность аппарата управления с целью обеспечения достижения поставленных целей функционирования);

- регулирование (координация) – управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние. Посредством регулирования осуществляется, например, оперативное управление ходом производственного процесса, перераспределяются материально-технические и финансовые ресурсы и т.д.

- мотивация – это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации.

- контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Так обеспечивается контроль выполнения производственной программы, контроль расходов материальных и финансовых ресурсов и времени и т.д.

- учёт – управленческая деятельность по фиксированию состояния объекта управления с заданного (начального) до данного (конкретного) моментов времени. Это учет выполнения производственной программы, наличия материальных и финансовых ресурсов и т.д., а также анализ деятельности организации[11, c.88].

5. Требования, предъявленные к системе управления

 

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

•  детерминированность  элементов системы;

•  динамичность системы;

•  наличие в системе  управляющего параметра;

•  наличие в системе  контролирующего параметра;

•  наличие в системе  каналов (по крайней мере, одного) обратной связи[2, c.9].

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений  оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее.  В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремится разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних  и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие  в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией   деятельности аппарата управления по приему и передаче   информации  при подготовке  управленческих решений.

Итак, были рассмотрены требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
2.   Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.                      
4.   Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.                              
5.   Исследование  и проектирование должно  быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений[2, c.11].

6. Основные направления совершенствования  систем управления

 

В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии  непрерывного развития, которое сегодня  невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Система управления предприятиями  должна отвечать современным рыночным условиям:

1) обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий — больше;

2) быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

3) учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;

4) учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

5) учитывать изменение структуры издержек производства;

6) принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды[10, c.140].

Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость  в исследованиях, анализе существующего положения.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в  форме организационного совершенствования  системы управления, что требует  уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных  способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

 

1. Организационная структура коммерческого банка определяется уставом, в котором содержатся положения об органах управления банком, их полномочиях, ответственности и взаимосвязи при осуществлении банковских операций.

Главным органом управления коммерческим банком является собрание акционеров, при этом коммерческий банк должен иметь не менее трех учредителей, которое выполняет функции утверждения или изменения устава, выбора Совета директоров, утверждение годового отчета и принятия решений о создании новых филиалов, фондов и их ликвидации.

Совет директоров коммерческого  банка включает, как правило, несколько  крупных акционеров и часто – крупных общественных деятелей, выполняет функцию определения стратегических целей коммерческого банка, формирования политики по ссудным, валютным, инвестиционным и расчетным и другим операциям, укрепления конкурентной позиции коммерческого банка на рынке, установления деловых связей с другими организациями и подбора кадров высшего менеджмента коммерческого банка.

Правление коммерческого  банка включает ведущих менеджеров и осуществляет оперативное руководство  его производственной деятельностью.

Ревизионная комиссия контролирует деятельность правления коммерческого банка, выбирается Собранием акционеров из независимых сторонних людей.

Рис. 4. Схема управления коммерческим банком

Бухгалтерия учитывает  движение денежных средств коммерческого банка; особенностью банковского бухгалтерского учета является ежедневное составление баланса.

Финансово-экономический  отдел на основании балансов оценивает  финансовое состояние коммерческого  банка, предоставляет способы и  разрабатывает оперативные решения по выходу из затруднительных ситуаций.

Технический отдел обеспечивает техническое оснащение и функционирования электронных систем платежей и управления функционированием коммерческого  банка.

Отдел сберегательных операций ведет обслуживание только физических лиц и обеспечивает ведение накопительных или сберегательных счетов по вкладам населения.

Отдел депозитных и кассовых операций обслуживает юридические  лица, работает с ними по накопительным  и расчетным счетам.

Отдел учетно-ссудных операций обеспечивает клиентов коммерческого банка кредитными ресурсами; в зависимости от кредитной политики в отношении принятия решения о выдаче ссуд, либо самостоятельно, либо выполняя решения правления.

Отдел иностранных операций ведет работу с иностранными клиентами и операции по обмену валюты.

Отдел инвестиций обеспечивает обращение ценных бумаг клиентов либо самого банка.

Отдел рекламы осуществляет комплекс банковского маркетинга, обеспечивая  позиционирование и продвижение  коммерческого банка на финансовом рынке, привлекая новых клиентов.

Отдел доверительных (трастовых) операций обеспечивает доходное управление имуществом клиентов, переданного на определенных условиях коммерческому  банку.

2. Создание  и  развитие  широкого   спектра  услуг  банков,  оказываемых клиентам (физическим  и  юридическим  лицам)  базируется  на  ряде  основных предпосылок:  формирование  стратегии  банка,  определение    эффективности, концепция, продажа услуг, исследования рынка, кадровая политика и др.