Основные характеристики и подходы в изучении феномена бюрократии

Для осуществления указанных задач на УЭСиС возлагаются следующие функции:

1. Организация производственной деятельности в соответствии с утвержденными «Газпром добыча Оренбург» планами, в пределах установленных лимитов, бюджетов, смет.
2. Организация эксплуатации зданий и сооружений административно  -хозяйственного и другого назначения, находящихся на балансе и закреплённых организационно-распорядительным документом ООО«Газпром добыча Оренбург» за УЭЗиС.
3. Осуществление:

• текущего ремонта объектов административно - хозяйственного назначения, находящихся на балансе «Газпром добыча Оренбург» и переданных на обслуживание УЭЗ и С, в соответствии с требованиями нормативных документов;

• эксплуатации объектов газового, энергетического, водопроводного и канализационного хозяйства;
• технического надзора за зданиями и сооружениями, находящимися на балансе «Газпром добыча Оренбург»и переданными на обслуживание УЭЗ и С;
• производственного контроля за эксплуатацией сторонними организациями объектов энергообеспечения, закреплённых за УЭЗ и С, в соответствии с требованиями нормативных документов и условиями договоров;             
• контроля исполнения нанимателями договора найма жилых помещении в части целевого использования, обеспечения сохранности, содержания в соответствии с правилами и нормами, действующими в Российской Федерации, соблюдения сроков действия договоров, перезаключения договоров на новый срок или освобождения по окончании действия договоров.

4. Благоустройство, озеленение территорий объектов административно-хозяйственного назначения и структурных подразделений «Газпром добыча Оренбург» согласно утверждённым проектам и правилам.

5. Коммунальное обслуживание объектов сторонних организаций и индивидуальных жилых домов согласно договорам с их владельцами.
6. Организация и проведение комплекса клининговых услуг в соответствии с требованиями нормативных документов.
7. Участие в приёме законченных строительством зданий и сооружений в эксплуатацию.
8. Обеспечение составления проектно-сметной документации на все объекты капитального и текущего ремонта, оказание платных услуг населению по проектированию объектов, инженерных сетей и благоустройству.
9. Организация и проведение работ по удалению нежелательной растительности на объектах «Газпром добыча Оренбург» в соответствии с выделенными лимитами.
10. Организация и обеспечение соблюдения санитарно-технических правил на территории зданий и сооружений, переданных в эксплуатацию.          
11. Выполнение работ и оказание услуг для сторонних организаций по договорам, заключенным «Газпром добыча Оренбург». В установленном порядке осуществление контроля за исполнением договоров (по направлению деятельности УЭСиС), заключенных со сторонними организациями.
12. Создание здоровых и безопасных условий труда; обеспечение работников УЭЗиС приспособлениями по безопасному ведению работ, спецодеждой, спецобувью и средствами индивидуальной защиты, противопожарным инвентарём и оборудованием в соответствии с действующими нормами.
13. Обеспечение работников УЭЗиС, занятых на работах с вредными условиями труда, бесплатным молоком или другими равноценными пищевыми продуктами согласно действующим нормам.
14. Организация и проведение работы по комплексной аттестации рабочих мест (далее КАРМ) в соответствии с требованиями нормативных документов.

Разработка по результатам КАРМ мероприятий, обеспечение их выполнения [22].

УЭЗиС ООО «Газпром добыча Оренбург» - градообразующее предприятие. В Оренбурге предприятие построило треть жилого фонда. В 1983 году в центре Оренбурга газовики построили крупнейший в области Дворец культуры и спорта «Газовик». В дальнейшем вступили в строй санаторий-профилакторий «Озон» и оздоровительный лагерь «Самородово». В последние годы построены спорткомплекс «Юбилейный», стадионы «Газовик» и «Факел», Ледовый дворец. В 2007 году начато строительство 2 спортивных комплексов в поселках газовиков. Заложен первый камень федерального центра настольного тенниса Южного Урала. Введены в строй 10 спортивных дворовых площадок.

Основные экономические показатели деятельности предприятия представлены в таблице 2  (Приложение 4).

Из таблицы видно, что все экономические показатели имеют положительную динамику, это свидетельствует о том, что предприятие развивается, создаёт новые рабочие места, увеличивает объёмы выполненной работы, всё это способствует увеличению прибыли, то есть реализации главной цели любого предприятия.

2.2. Совершенствование модели управления на предприятии УЭЗ и С ООО «Газпром добыча Оренбург»

Стремление преодолеть различные проявления бюрократизма также вечно, как стремление усовершенствовать систему управления в целом, сделать ее более эффективной, свободной от недостатков и отвечающей потребностям общества.

Во времена расцвета российской бюрократии XIX в. издавались специальные постановления о необходимости преодоления бюрократический проявлений. Современные исследователи отвечают на этот вопрос с различной степенью оптимизма. Российские специалисты в области теории управления, понимая всю сложность этой проблемы, тем не менее предлагают основные направления, по которым можно выйти из этого тупика. Сложность преодоления заключается прежде всего в том, что у бюрократии очень прочны традиции, которые отложили свойотпечаток на каждого человека. Родившись, человек начинает сложный путь социализации, которая пронизана сложнейшими иерархическими системами. В этих системах и подсистемах человек приучается играть множество социальных ролей[18], не все из которых исполняются искренне. Растущий конформизм, попадая в питательную почву, способен развиться в закоренелый бюрократизм. Поэтому различные проявления бюрократизма свойственны нам всем, “это - глубинная часть нашего “Я” и начинать сложный путь выхода из этого лабиринта следует прежде всего с самоанализа и само преодоления. Многие исследователи сходятся во мнении, что существенным противодействием бюрократическим тенденциям может стать демократизация общественной жизни, совершенствование системы управления и создание правового государства.

Термины упрощенный и бюрократический имеют противоположный смысл. Термин упрощенный ассоциируется с эффективным процессом, который протекает легко. Термин бюрократический — синоним процесса медленного и громоздкого. Бюрократия часто препятствует применению процессного подхода и переходу от управления функциями к управлению процессами. Естественно, первый шаг по упрощению рабочего процесса — исключение бюрократии.

Типичный пример бюрократии в УЭЗ и С ООО «Оренбург газпром добыча» — необязательное бумаготворчество. Работники часто тратят 40–50% своего времени на чтение или написание документов. В основном примерно 60% работы офиса идет на проверку других работ, а также на архивирование и поиск информации, иногда нужной, но чаще всего — бесполезной. Негативных результатов у такой работы много, их часто невозможно измерить. Поэтому важно провести критический анализ существующего стиля работы для минимизации всех задержек, исключения ненужных бумаг и операций, которые не добавляют ценность и не поддерживают другие процессы.

Избавиться от бюрократии можно следующим образом.

1. Сначала бюрократию надо выследить. Первый признак, по которому можно определить бюрократа:
• проводится ли инспекция этого действия и кто утвердил эту работу?
• не нужны ли еще подписи?
• сделано ли несколько экземпляров этого документа?
• есть ли копии оформленных документов в архиве на всякий случай?
• всем ли направлены копии документа?
• вовлечены ли люди или отделы, которые мешают повышению эффективности и качества работы?

Другой важный признак бюрократии — бесконечное использование копировально-множительной техники и наличие огромных помещений для хранения документов. В УЭЗ и Соколо 30% документов, хранящихся в архивах организаций, никогда не используются повторно.

2. Попробуем теперь формально соединить блок-схему процесса и ответы на вопросы, данные выше. Действия, которые представляют собой проявления бюрократии, выделяем синим цветом. Они связаны с проверками, утверждениями, подписями и визами.
3. У сотрудника, отвечающего за «синие» действия, следует потребовать отчета о затратах времени и средств на их выполнение, а также о необходимости этих действий. Обычно это встречает некоторое сопротивление, так как все виды бюрократической работы представляются ее исполнителями весьма существенными для предприятия в самой ближней и дальней перспективе. Однако рассмотрение такого отчета может помочь исключить лишнее бюрократическое звено[24].

Устранение излишков:

Если процесс имеет административный характер, то идентичные операции могут выполняться на двух или более его этапах. Это имеет место, когда различные отделы предприятия выполняют свои задачи совершенно не имея представления о том, чем занимаются другие. Такое дублирование увеличивает затраты на процесс, повышает вероятность возникновения противоречивых данных. Например, отдел бухгалтерии запрашивает одни данные на работника, а отдел ГО — другие. В результате использования этих данных возникают неточности и ошибки. Из-за отсутствия доверия в организации каждый человек и каждый отдел хранит свои собственные отчеты, например, о невыходах на работу и о сверхурочных часах. Эта же документация хранится и централизованно. Часто оказывается, что эти сведения не совпадают.

Затраты, связанные с дублированием и искажением информации, надо устранить. Для этого, на самом деле, нет простых приемов. Приходится идти сквозь каждое действие и результат, связанный с процессом, чтобы выявить и устранить лишние операции и документы.

Системы управления УЭЗ И С ООО «Газпром добыча Оренбург»:

1. Иерархическая командная лестница.

Организация имеет структуру пирамиды с высшим руководителем в верхней точке, который распределяет весь объем работы организации и делегирует ответственность за каждую часть общей задачи своим заместителям. Последние в свою очередь, делегируют ответственность на более низкие уровни управления по цепочке команд, которая доходит до каждого работника. Насчитывается4уровня управления между управляющим высшего ранга и рабочим.

Внедрение цепочки команд является мощным фактором наведения порядка в организации. Цепочка команд разрешала потенциальные конфликты, четко распределяя обязанности, полномочия и ответственность за возможное решение. Каждому руководителю и его заместителям в цепочке команд были предоставлены все полномочия для решения задач или осуществления отдельной функции, а также ответственность за ее исполнение. Это значительно упрощает задачу руководителя и дает уверенность в выполнении команды.

2. Делегирование и предоставление полномочий

Руководитель внедрил структуру, работающую по принципу командной цепочки. Полномочия делегируются подчиненным, и тем самым усиливается интеллектуальный потенциал организации. Деятельность может расширяться, когда среднему звену руководителей даны ограниченные, но достаточные полномочия принимать необходимые решения и регулировать производственный процесс.

3. Специализация должностных обязанностей

Бюрократия стала эффективной благодаря специализации труда. На самом деле организационная структура бюрократии создана на основе деления всех задач, на серии четко определенных должностных обязанностей и функций. Каждой функции придается ответственность за выполнение определенной задачи и предоставляется необходимый инструментарий управления. Руководитель издает и распределяет задания таким образом, что все его составляющие являются частями общей задачи организации: специализированный инженерный персонал изучает причины падения эффективности на всех этапах производственного процесса, конструирует оборудование и моделирует процессы, которые обеспечивали бы рост производительности труда; определяются обязанности финансистов, специалистов по труду и др. Специализация ведет к более эффективным путям выполнения каждой части общей задачи организации.

4. Единые нормы и правила

Организация управляется с помощью единых зафиксированных норм и правил, которые устанавливаются руководством организации. Эти нормы предусматривают права и обязанности работников и руководителей. Самые основные нормативы относятся к вопросу об определении прав, полномочий и ответственности. В организации руководитель отвечает за деятельность всех подчиненных и имеет право отдавать им распоряжения, которым они должны беспрекословно подчиняться. Основная обязанность работника заключается не в том, чтобы делать то, что правильно и необходимо сделать, а в том, чтобы точно следовать указаниям непосредственного руководителя. Установленные нормативы бюрократии гарантируют оплату труда работникам до тех пор, пока они заняты на работе, и получение пенсии за выслугу лет. 
Фиксированные права и обязанности устанавливают определенные рамки процессов управления и в известной мере ограничивают возможное своеволие руководителя.

5. Стандартизованность процедур, определяющих каждый вид работы

Единые нормы и процессы являются основой стандартизации действий, их последовательности и этапов. Они предварительно изучаются исполнителями, являются обязательными и предопределяют строгий порядок и подотчетность в организации.

6. Профессиональная карьера

УЭЗ и С создает условия для профессионального роста работников, продвижения на более высокие уровни командной цепочки. 
Повышение в должности дает одновременно и власть, и полномочия, и более высокий статус в организации. Повышение достигается путем совершенствования навыков, в какой то области деятельности и способности выполнять предусмотренный объем работы. Профессиональная карьера основывается на своеобразном контракте между работником и организацией: работник посвящает свою деятельность организации в обмен на гарантированную работу, нередко пожизненную, стабильную или повышенную оплату труда, пенсию и возможность повышения по служебной лестнице.