Организация трудового коллектива

                              3.1 Организация рабочего места 

    Прежде  чем перейти к рассмотрению организации  рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того какой это будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

    При рассмотрении вопроса «организация рабочего места», необходимо учитывать следующие моменты:

1. внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет равна от 20 до 50 м квадратных, а высота кабинета – минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, т.к. рабочий кабинет руководителя не просто место, где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинете с соотношением 1:2;
2. мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

    - антропометрические показатели. Имеется  в виду рост, длину корпуса,  длину рук и другое;

    - обеспечение удобного положения  тела человека, что создает условия  для меньшей утомляемости, хорошего  зрительного восприятия, свободы  движения и другого;

    - рациональная планировка и компоновка  мебели;

    - мебель должна выглядеть эстетично.

       3. оборудование. Для нормальной работы  руководителя необходимо иметь:

    - канцелярские принадлежности;

    - два телефона. Один телефон должен  быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации) а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а, если необходимо, переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя;

    - компьютер. В настоящее время  без компьютера нельзя представить  нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать  работу практически безбумажной.  Во-вторых, с помощью компьютера  можно быстро получать информацию о положении дел на рынке. В-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и, что самое главное, наличие компьютерной сети внутри организации;

    - ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю не  забывать встречи или другую  полезную информацию;

       4. цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый). Светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. 
 

                3.2    Работа с документами и корреспонденцией 

    Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

    Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

    Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия  растет количество корреспонденции  и самому руководителю просто немыслимо  просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь  или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

• регистрация поступающей корреспонденции;
• сортировка в зависимости от предназначения;
• отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

    Сортировка  корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым являются сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

    Руководитель, просматривая корреспонденцию в  порядке важности, должен поставить  резолюцию.

    Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой необходимости, и  поэтому в обязанности секретаря  или специального отдела входит ведение  архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит и место, и время на их поиск. 
 

       3.3  Ведение телефонных переговоров 

       Телефон – важное средство эффективности  управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

       Искусство в пользовании телефоном состоит  в максимальной экономии времени  на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном  возможностей.

       Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно  организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и добавляться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонент целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

       Длительность  деловых телефонных переговоров  должна быть предельно минимальной  при максимальной информативности.

    Для того, чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

    Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся выполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их 5-6 минут. 
 

       3.4  Проведение совещаний, конференций 

    Каждый  день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

    Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно они проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:

• четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• предугадать, можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
• тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• как можно раньше послать приглашение участникам;
• выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
• участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам;

    Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

    Последовательность  вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что  в ходе совещания, в зависимости  от его продолжительности, снижается  работоспособность участников. Так, пик работоспособности, наблюдаются через 15-20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

    Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно  нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражаются исполнители, их действия и другая информация. 
 

                                   3.5  Составление графика работы 

    Руководитель  располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее, строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

    Прежде  всего нужно отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так, пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

    Руководитель  должен тщательным образом планировать  свой рабочий день. Для этого лучше  всего подходят графики работы. В  таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9 часов продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13 до 14 часов и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления – воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить – это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

    Прежде  всего важно ответить на вопросы:

1. какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;
2. в соответствием с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием;
3. спросите себя: что вы уже знаете о предмете изложения? Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть, что сказать;
4. четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;
5. соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;
6. продумайте сложнейшие моменты аргументации;
7. попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части;
8. составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений;
9. если нет опыта публичных выступлений, необходимо потренироваться;
10. концентрировать внимание на основных вопросах содержания речи.