Операционные информационные системы

Операционные информационные системы

Рассматривая данную тему для более глубокого понимания смысла операционных информационных систем необходимо понять, что такое информация и какую роль она играет в менеджменте.

Информационные ресурсы являются одним из важнейших элементов ресурсного потенциала предприятия, а информация выступает ключевым элементом управления предприятием, конкретизирует потребности управления эффективностью бизнеса. Управление предприятием - это управление четырьмя противоположностями: клиенты, персонал, финансы и бизнес-процессы, которые являются движущей силой любого развития, в том числе и развития бизнеса.

По результатам исследований мирового рынка информационных технологий современные интегрированные системы управления персоналом содержат шесть основных функциональных блоков: информационного самообслуживания, управления процессом обучения, управления процессом найма, учета труда, учета кадровых операций, управления эффективностью и талантами.

Важнейшей качественной тенденцией российского рынка информационных систем управления персоналом является изменение парадигмы автоматизации управления персоналом: все больше российских предприятий испытывают потребность в автоматизации функций этих систем за пределами расчетных и учетных задач, то есть непосредственно инструментов управления персоналом.

После того, как мы разобрали понятия информация, и какую роль она играет в системе менеджмента, проанализируем, как необходимо правильно обрабатывать информацию и управлять «информационными потоками».

 Размышляя о перспективах применения информационных систем управления персоналом, необходимо отметить, что они достаточно велики, поскольку предприятие как система по своему определению требует взаимосвязи между частями для образования сложного интегрированного целого. Поэтому современный менеджер по персоналу должен знать и уметь использовать в повседневной работе новейшие информационные технологии.

Информационная система может быть реализована с использованием автоматизированной и традиционной (бумажной) технологий. Современные условия ведения бизнеса предусматривают разработку обоснованных решений с использованием больших объемов информации, что приводит к необходимости и экономической рациональности внедрения автоматизированных информационных технологий. Автоматизированная информационная технология состоит из технических устройств, средств коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, соединенных в технологическую цепочку.

Важно так же отметить, что с целью обеспечения автоматизации информационных систем целесообразно выполнять следующие процессы: выявление информационных потребностей; отбор источников информации; сбор информации; обработка информации, оценка ее полноты и значимости, представление ее в удобном виде; вывода информации для представления потребителям или передачи в другую систему; организация использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегий; организация обратной связи по результатам обработки данных, осуществление коррекции взаимодействия с внешней средой. Выбор поставщика программного обеспечения должен определяться адекватностью его характеристик (решаемых задач, функций, инструментов реализации) задачам предприятия с учетом внутрифирменных финансовых ограничений.

 Можно выделить следующие  варианты программного обеспечения: программное обеспечение, создаваемое  на заказ, тиражированное (коробочное) стандартное, тиражированное (коробочное), которое настраивается, программы-конструкторы, программное обеспечение, создаваемое внутренними IT-специалистами. В программах, которые написано на заказ специально для предприятия, адекватно отражаются те бизнес-процессы, которые описаны в техническом задании, предоставляемой разработчику. Это дорогое программное обеспечение, которое используется в основном крупными предприятиями. Как правило, такое программное обеспечение отвечает всем информационным потребностям менеджмента конкретного предприятия.

Заметим так же, что вместе с компанией растут и меняются информационные потребности. В результате, если компания достаточно динамично и гибко, реагирует на изменения внешней среды и на внутренние возможности, то достаточно быстро информационная система прекращает удовлетворять эти информационные потребности. Возникает необходимость в дополнительных модификациях и доработках.

 В этом случае разработчики  вновь привлекаются для устранения  противоречий между информационными  потребностями стратегического  менеджмента и информационными  возможностями программного обеспечения. Поэтому для крупных компаний  целесообразным считается создание системы партнерских отношений с компанией-разработчиком программного обеспечения, которое позволяет последним быть постоянно информированными об изменениях, происходящих в компании, и своевременно осуществлять соответствующую корректировку информационной системы. Возможно также обучение внутреннего персонала компании с целью выполнения подобных работ силами компании.

В программах, которые тиражируются, основные бизнес-процессы запрограммированы и не меняются. Это может привести к тому, что предприятие вынуждено будет изменить свои бизнес-процессы, подстраиваясь под возможности программного обеспечения, что может негативно сказаться на бизнесе в целом. Однако такие программы являются самыми дешевыми, поскольку себестоимость программного продукта состоит из затрат на разработку одной версии программного обеспечения, расходов на его тиражирование, средства защиты (электронные ключи), продвижение. Кроме того, поставщики такого программного обеспечения, как правило, постоянно выполняют разработку релизов существующей версии согласно тенденциям изменяющихся в менеджменте. Такие релизы, если они разработаны в рамках версии, что есть на предприятии-потребителе, поставляются бесплатно или за небольшую плату.

Таким образом, при выборе тиражированного программного обеспечения необходимо провести тщательный анализ соответствии предлагаемого программного обеспечения потребностям и возможностям внедрения конкретного предприятия. Компромиссным решением может быть приобретение тиражированного программного обеспечения с последующим его настройкой разработчиком.

Среди программ, которые тиражируются, можно выделить программы-конструкторы, в которых есть возможность настраивать создаваемую информационную систему именно так, как это необходимо предприятию-потребителю. Некоторые из них потребуют привлечения IT-специалистов предприятия.

Однако есть и такие, которые позволяют выполнять все функции создания информационных структур на уровне пользователя. Вариант создания программного продукта силами внутренних IT-специалистов, то есть организация собственного отдела по разработке программного обеспечения, с одной стороны, позволит полностью удовлетворить информационные потребности стратегического менеджмента компании за сравнительно небольшую цену. С другой стороны, существует опасность ухода специалистов со временем из компании. Найти нового специалиста, способного освоить всю специфику созданной другим разработчиком информационной системы, - процесс сложный и длительный.

Таким образом, все варианты приобретения программного обеспечения имеют свои преимущества и недостатки. Критериями выбора поставщика программного продукта является его стоимость, адекватность информационным потребностям компании и бизнес-процессам, протекающим в ней, время, которое предприятие согласен потратить на внедрение автоматизированной информационной технологии.

В результате проведенного исследования можно прийти  к следующим выводам.  Качество управления и принятия решений в экономике тесно связана с использованием современных средств компьютерной техники и информационных технологий. Основным подходом к их использованию является создание и применение информационных систем (ИС) в менеджменте. Внедрение современных информационных технологий позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможности появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает коммерческой компании прямой экономический эффект. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования. Из вышеприведенного ясно видно, какое важное место на сегодняшний день начинают занимать информационные компьютерные системы в менеджменте. Начиная от оборудования рабочего места менеджера, отдельного предприятия, завершая выходом во всемирную сеть Интернет, поддержанием внешних связей с рыночными и управленческими явлениями и процессами. Сегодня не возможен качественный менеджмент без компьютерных знаний, без использования новейшего программного обеспечения и моря полезной информации, которую предлагает виртуальное пространство для дела менеджмента.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: Юнити-Дана, 2009. – 412 с.
2. Мескон, М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури; Пер. с англ. О.И. Медведь. - М.: Вильямс, 2012. - 672 c.
3. Одинцов А.А. Менеджмент организации: введение в специальность. – М.: Экзамен, 2009. – 320 с.
4. Якобсон А.Я. Инновационный менеджмент. – М.: Омега-Л, 2012.– 176.