Общая характеристика официально-делового стиля

• К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что... К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены
• Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию на...
• Качество партии товара, полученного от Вас ... числа, оказалось ниже качества, оговоренного в контракте № ... При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:...

    Коммерческое  послание, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться также определенной воздействующей силой, в связи с чем при составлении текста письма должны учитываться психологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, не только создающие определенные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

    Согласно  нашей договоренности просим сделать нам  предложение на поставку...

    Мы  будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить... 

7. Унификация языка деловых бумаг 

    Унификация  – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

    Стандартизация  официальных бумаг заключается  в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

    Особенность унификация языка служебных документов

    состоит в формировании системы стандартных  языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций» [1, 7].

    Наиболее  значимым с точки зрения типизации  ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа.

    Решение тех или иных задач делового общения  реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

    Языковая  модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации действия и собственно речевого действия. Например:

           В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое  действие) Вас ...

           Согласно  Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...

    Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

    Таким образом, все смысловые аспекты  документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности

    стандартных языковых моделей. Например, подтверждение  получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

    Подтверждаем  получение Вашего заказа.

    С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

    С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и

    приступаем  к его выполнению.

    Приведение  языковых и текстовых средств служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

    Наименее  трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

    Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

    Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

    Пример  текста-трафарета 

СПРАВКА

    Тов. ______________________ работает __________________________

^{(фамилия,  инициалы)                          (название учреждения)}

    в должности ______________. Оклад______________

    Справка выдана для предоставления___________________________

    Начальник отдела кадров______________ 

    Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

    Языковые  формулы официальных документов. Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

    Начало  документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста.

    Существуют  языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

    В подтверждение нашей  договоренности ...

    В соответствии с ранее  достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...

    В соответствии с письмом  заказчика ...

    В порядке оказания помощи прошу Вас ...

    В ответ на Ваш запрос сообщаем ...

    Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.

    Помимо  языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в дополнение к вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д. 

8. Требования к языку и стилю документов 

    Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

• однозначность используемых слов и терминов;
• нейтральный тон изложения;
• соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
• смысловая достаточность и лаконичность текста.

    Невыполнение  этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

    Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:

    Невнимание  к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.